Приказ о внесении изменений в график отпусков образец скачать

Основания и правила для оформления приказа об изменении графика отпусков + образец для скачивания

Все организации, кроме микропредприятий, обязаны составлять расписание очередности ухода в ежегодный отпуск. Даты прописываются в специальном документе – графике по форме Т-7.

Составляется документ заранее – в декабре предшествующего года. Если в течение следующего года возникает необходимость изменить документ, то сделать это можно только на основании приказа руководителя.

1. Порядок внесения изменений
2. Как оформить распоряжения по заявлению работника?
3. Особенности оформления по инициативе работодателя
4. Скачать образец
5. Полезное видео
6. Выводы

Причины внесения изменений в график отпусков

Изменения в график отпусков вносятся в связи с переносом отпуска на другую дату. Перенос отпуска возможен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):

• По желанию работника.

Основание переноса — заявление сотрудника, составленное в письменном виде на имя руководителя. В нем работник указывает причину переноса и дату, на которую отпуск сдвигается. Если работодатель не возражает против переноса, он подписывает заявление и издает соответствующий приказ.

• В связи с болезнью сотрудника накануне отпуска или вовремя него.

Основание — больничный лист. Сотрудник может попросить продлить текущий отпуск на время болезни или перенести его на другую дату, но не позднее 12 месяцев после окончания года.

• В связи с отзывом сотрудника из отпуска по производственной необходимости.

Основание — приказ об отзыве сотрудника из отпуска. Отозвать работника можно только с его письменного согласия. Неиспользованные дни отпуска сотрудник может взять в любое время в течение текущего или следующего года.

Не допускается отзыв из отпуска несовершеннолетнего сотрудника, беременной женщины, работников вредных и опасных производств. Если работник отказывается выйти из отпуска — заставить его нельзя.

• Из-за нарушения срока выплаты отпускных или уведомления сотрудника о начале отпуска.

Основание — заявление сотрудника в письменном виде. Если вы вовремя не выплатили отпускные или не предупредили об отпуске за 2 недели, работник имеет право перенести отпуск, и вы не вправе отказать ему.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

• Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.
• Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

• Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
• Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
• Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
• Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

1. Если график отпусков не соблюдается и это не ухудшает положение работников, то никакой ответственности для работодателя нет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает.
2. Если график отпусков не соблюдается и это ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Кого включать в график отпусков

В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми на момент утверждения графика действуют трудовые договоры. Даже те, кто написал заявление об увольнении, ведь они имеют право отозвать такое заявление (ч. 4 ст. 80 ТК). Не нужно добавлять в график лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

Составляя график отпусков учитывайте право работника на:

• желание разделить отпуск на части;
• использовать все неиспользованные дни ежегодного отпуска за предыдущие рабочие годы;
• взять все неиспользованные дни дополнительного оплачиваемого отпуска.

График отпусков составляют на всех работников предприятия, в том числе и внешних совместителей (ст. 123 ТК РФ). Таких сотрудников нужно включать в график отпусков в общем порядке (это касается как внешних, так и внутренних совместителей). Поскольку отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, работодателю внешнего совместителя нужна информация о планируемом отпуске в основной организации (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Для этого работодатель обращается к сотруднику с просьбой предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы. Также можно направить официальный запрос о получении таких документов к основному работодателю. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас способ получения этой информации.

К сведению: если вам не удалось получить сведения об отпуске с основного места работы, то укажите в графике примерные даты отпуска сотрудника. А в графу «Примечание» графика напишите комментарий, например, «Даты примерные, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе».

Обращаю ваше внимание, что если продолжительность отпуска совместителя по основной работе больше, чем в вашей компании, то по письменному заявлению совместителя вы должны предоставить ему отпуск за свой счёт соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

Для этого сотруднику-совместителю нужно подтвердить длительность отпуска по основному месту работы:

• соответствующей справкой;
• выпиской из графика отпусков, заверенной работодателем.

В утверждённом графике отпусков сотрудникам необходимо расписаться (абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК). Можно дополнить форму № Т-7 графой «Ознакомлен (дата, подпись)».

Перенос отпуска на следующий год

Ведущий юрист-консультант «Что делать Консалт»

Консультация эксперта

Заканчивается период отпусков. Многих работников волнует вопрос, возможен ли перенос отпуска на следующий рабочий год. Работодателей беспокоит не менее важный вопрос, что делать с работниками, которые по тем или иным причинам не смогли отгулять отпуск вовремя. Наш эксперт Татьяна Алмазова разъяснила наиболее актуальные аспекты указанных выше проблем.

Основания переноса отпуска

В зависимости от обстоятельств отпуск может быть перенесён как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника. Следует отметить тот факт, что трудовым законодательством не предусмотрено правомочие работодателя в одностороннем порядке лишать сотрудника отпуска в текущем году, тем самым увеличивая период между законными отпусками. В любом случае, от какой бы из сторон ни исходила инициатива, должно учитываться мнение другой стороны трудовых отношений.

Итак, отойти от графика отпусков возможно в случае , если:

• заболевание сотрудника пришлось на период отпуска;
• работник не мог воспользоваться отпуском из-за выполнения своего гражданского долга, например выступал присяжным заседателем;
• иные случаи предусмотрены локальными актами работодателя или такую обязанность устанавливает Трудовой кодекс.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Право работодателя переносить отпуск хоть и предусмотрено законодательством, но, как уже отмечалось выше, небезгранично. Как правило, перенос происходит при возникновении крайней необходимости, когда из-за отсутствия определённого сотрудника на рабочем месте может встать всё производство. Это может быть авария или иная чрезвычайная ситуация в рамках одного предприятия.

Однако даже в таком случае обязательно необходимо заручиться согласием работника, сразу переходить к оформлению переноса нельзя. Кроме того, если работник не достиг 18-летнего возраста или условия труда не являются нормальными, перенос отпуска остаётся под запретом и при наличии согласия. Особо необходимо отметить риск привлечения к ответственности в связи с непредоставлением отпуска более двух лет подряд. Такая ситуация недопустима и грозит работодателю штрафом до пятидесяти тысяч рублей.

Перенос отпуска по инициативе работника

На наш взгляд, наиболее распространённым случаем отказа от ежегодного отпуска по желанию самого трудящегося является его заболевание . Сразу стоит сказать, что заболевание ребёнка или иного члена семьи не может стать основанием изменения графика отпусков.

В случае оформления листка нетрудоспособности отпуск можно перенести либо на период сразу после окончания временной нетрудоспособности, либо на любой другой период по соглашению сторон.

Следующим основанием, указанным в ТК РФ, является исполнение государственных обязанностей . К такого рода случаям относятся, в частности, участие в суде в качестве свидетеля или присяжного заседателя, работа в избирательной комиссии.

К иным случаям, по нашему мнению, можно отнести, например, совпадение промежуточной аттестации в учебном заведении с периодом отпуска, прохождение медицинского осмотра, если такие основания предусмотрены локальным актом.

Перенос отпуска по соглашению сторон

Случаются ситуации, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году не отвечает интересам ни одной из сторон трудовых отношений. Например, у работника через определённое время намечается событие, при котором продление отпуска было бы как нельзя кстати. В этом случае перенесение периода отдыха прямо не предусмотрено Трудовым кодексом, однако и запрета на перенос нет. Полагаем, что основанием переноса в текущей ситуации будет заявление, в котором следует указать дату начала отпуска. Работодателю следует оценить возможность переноса и принять решение, исходя из обстоятельств.

Перенос части отпуска

В большинстве случаев возникает необходимость переноса не всего ежегодного отпуска, а лишь его части. Такая ситуация должным образом законодательством не освещена, но тем не менее она тоже имеет место. В подобных случаях следует применять общие основания переноса отпуска, предусмотренные трудовым законодательством.

При этом необходимо учитывать, что одна из частей разделённого отпуска должна составлять не менее четырнадцати дней подряд, а общее количество частей законом не регламентировано. Однако, по мнению Минтруда , деление на большое количество частей может привести к тому, что работник не сможет отдохнуть.

Перенос льготного отпуска

Нередко остаётся неотгулянным и дополнительный отпуск. Такие отпуска предоставляются за вредные условия труда, несовершеннолетним сотрудникам, работникам с особыми условиями работы и некоторым другим категориям. Из перечисленных категорий запрещается переносить дополнительный отпуск только работникам с вредными условиями труда. Здесь прослеживается чёткая связь между выполняемой работой и необходимостью своевременного отдыха, поскольку в противном случае может пострадать здоровье работника.

Оформление переноса отпуска

Для придания легитимности переносу отпуска необходимо, прежде всего, сообщить сотруднику о такой необходимости и получить его согласие. Далее издаётся соответствующий приказ и вносятся данные в личную карточку.

Внесение изменений в график отпусков

В случае переноса отпуска необходимо внести изменение в график отпусков. Для этого в графу 8 «Основание» необходимо внести реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» указать желаемую дату начала отпуска. Поскольку отпуск переносится на следующий год, то в новом графике отпусков необходимо отразить дни, перенесённые с текущего года.

Перенос отпуска несколько лет подряд

Ежегодно лишать сотрудника отпуска, пусть даже и по его инициативе, нельзя. Однако эту ситуацию можно избежать, если предоставлять в текущем году неотгулянный период отпуска за прошлый год, а отпуск за текущий год переносить на следующий, тем самым предотвращая возможность привлечения к ответственности за непредоставление отпуска более двух лет подряд.

Предоставление отпусков за предыдущий и текущий годы последовательно

В случае накопления отпусков за несколько лет подряд сотрудник вправе включить их в график отпусков последовательно, то есть один за другим или распределить их по всему году. И в первом, и во втором случае работодатель при утверждении графика отпусков вправе согласовать указанные периоды или скорректировать их. После утверждения график становится обязательным для обеих сторон трудового договора.

Компенсация перенесённой части отпуска

Рассчитывать на компенсацию работник вправе только, если перенесённая часть отпуска превышает 28 дней за каждый рабочий год. Например, сотрудник в 2020 году перенёс 10 календарных дней на 2021 год. В результате получилось, что в 2021 году сотрудник будет находиться в отпуске 28 календарных дней за текущий год + 10 дней за прошлый год. Казалось бы, что можно получить компенсацию. Однако это не так, поскольку дни отпуска (10 и 28 дней) приходятся на разные рабочие года, соответственно, компенсация будет противоречить законодательству. В случае переноса дополнительного отпуска компенсация может быть выплачена, поскольку основные 28 дней уже предоставлены.

В заключение отметим, что за нарушение правил переноса отпуска работодатель может понести ответственность КоАП РФ . Кроме того, сотрудник вправе обратиться в суд с требованиями о возмещении морального вреда. Обращаем внимание, что административная ответственность наступает за каждый факт нарушения.

Кстати, здесь мы рассказывали об учёте рабочего времени и оплате труда при сменном графике.

Вопрос

Какие основания для переноса отпуска на следующий год?

Ответ

Отойти от графика отпусков возможно в случае, если заболевание сотрудника пришлось на период отпуска; работник не мог воспользоваться отпуском из-за выполнения своего гражданского долга, например выступал присяжным заседателем. Иные случаи предусмотрены локальными актами работодателя или такую обязанность устанавливает Трудовой кодекс РФ. Это следует из статьи 124 ТК РФ.

В КонсультантПлюс можно найти пошаговые инструкции по данной процедуре, образцы заполнения кадровых документов.

Смотрите по этой теме видео на нашем YouTube-канале.

Татьяна Алмазова, ведущий юрист-консультант ООО «Что делать Консалт»

Как правильно внести исправления?

Перенос по заявлению сотрудника

Когда работник соизволил перенести свой отпуск по причинам, имеющим личностный характер, от него необходима подача соответствующего заявления, где потребуется изложить свое прошение о переносе. На основании заявления работника составляется приказ об изменении.

Заявление инициирует возможность для корректировки форму Т-7 — изменяются графы №8 и №9, что закрепляется посредством подготовки работодателем конкретного приказа.

Необходимость производства

Если вызов работника из отпуска или перенос последнего осуществляются на основании возникшей производственной необходимости, то работодателю в качестве предварительной меры следует заручиться согласием такого работника. Если возражения отсутствуют, то руководитель составляет служебную записку с указанием в ней причин для отзыва, далее уведомляет сотрудника о таком действии и, получив от него письменное согласие в форме заявления, приступает к изданию одноименного приказа.

Если приняты новые сотрудники

Здесь у работодателя появляются два направления для деятельности:

• оформление приложения к графику;
• внесение данных об отпуске в личное дело вновь поступившего без их фиксации в указанном графике (все кадровые документы сотрудника, связанные с отпуском, подлежат стандартной процедуре в плане оформления).

Как оформить распоряжения?

Вне зависимости от обстоятельств и причин, побудивших перенос отпускных дней конкретному сотруднику или группе лиц, работодателю необходимо издание приказа, которым будет регламентирован процесс внесения изменений в график. Нормативной базой не предусмотрена единая форма структуры документа, поэтому его издание осуществляется на основании внутренних нормативов, регулирующих локальные правила документооборота.

Кроме традиционных данных, касающихся наименования организации, даты и места заключения, в положениях приказа присутствуют:

• сведения, характеризующие должность (или таковые для нескольких сотрудников) лица, чей отпуск подлежит переносу;
• конкретизация инициалов;
• название структурного подразделения, в котором задействован работник;
• ссылка в сторону документа, являющегося основанием для выполнения изменения отпускного периода, например, на основании заявления работника;
• заверение подписью руководителя.

После издания приказ представляется заинтересованному работнику, обозначенному в бланке, которому следует ознакомиться с его содержанием под роспись.

Скачать образец

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков — скачать.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа о внесении изменений в график отпусков не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которые можно использовать в работе.

Приказ издается на фирменном бланке организации, если она его использует, или на обычном листе формата А4. В последнем случае в «шапке» приказа следует указать данные об организации:

• наименование;
• юридический адрес;
• ИНН/КПП.

В бланк при его заполнении потребуется внести следующие данные:

• сведения об основаниях для внесения изменений (реквизиты заявлений, приказов и т.п.);
• указание на дату, с которой вводится в действие новый график или перечисление сути изменений;
• сведения о лице, на которое возлагается внесение изменений в график, и лице, ответственном за ознакомление упомянутых в приказе работников с графиком;
• должность, подпись, расшифровку подписи руководителя — автора приказа.

После подписания приказ регистрируется. Хранится приказ об утверждении графика отпусков в деле приказов по личному составу 3 года.