НДФЛ — авансом перечислять налог раньше удержания можно?
Стоит ли удерживать НДФЛ с выданных авансов?
Часто руководителям свойственно недооценивать роль бухгалтерской службы в работе предприятия. На самом деле услуга главного специалиста предприятия состоит не в чем ином, как в минимизации финансовых рисков. Если не вовремя или не в полном размере перечислить налоги, организация понесет незапланированные расходы.
По персонифицированным сборам ситуация понятна: выдали заработную плату — сразу же следует удержать и перечислить налог в бюджет. А вот что делать с начислениями по заплате, выданной впрок?
Аванс по НДФЛ за иностранцев
С 2015 г. действует новая редакция ст. 227.1 НК РФ, регламентирующая начисление и уплату НДФЛ иностранными гражданами.
Иностранный гражданин при получении или продлении патента уплачивает НДФЛ в виде фиксированных авансовых платежей. Сумма платежа рассчитывается по формуле (п. 2 ст. 227.1 НК РФ):
1 200 рублей × коэффициент дефлятор × региональный коэффициент, где:
- коэффициент-дефлятор, установленный на соответствующий календарный год — 1,864 в 2021 году.
- коэффициент, устанавливаемый на соответствующий календарный год законом субъекта РФ. Если региональный коэффициент не установлен субъектом РФ, то он приравнивается к 1. Например, в Москве коэффициент на 2021 год установлен в размере 2,3878.
Таким образом, минимальная цена патента для иностранных граждан в 2021 году составит 1 200 × 1,864 = 2 237 рублей в месяц. Тут следует помнить о правиле округления до целых рублей — суммы до 50 копеек отбрасываются, а суммы более 50 копеек округляются до рубля.
Если патент выдали в 2020 году, а закончится он уже в 2021 году, то НДФЛ не придется пересчитывать с учетом повышенного коэффициента дефлятора (письма ФНС от 27.01.2016 № БС-4-11/1052, Минфина от 19.03.2018 № 03-04-07/17158).
Организация или предприниматель может оплатить патент за иностранца, это не запрещено. При этом порядок зачета фиксированных авансовых платежей у налогового агента не изменяется. Однако такой платеж будет признан доходом иностранца с патентом, поэтому с него нужно будет удержать НДФЛ и перечислить в бюджет.
Примеры по исчислению НДФЛ
Пример 1. Исчисление НДФЛ с аванса
При расчете заработной платы за первую половину месяца (аванса) необходимо выплатить начисленные суммы в полном объеме, не уменьшая их на сумму НДФЛ. НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца удерживать не нужно.
В этом случае следует в документе Начисление за первую половину месяца (Зарплата – Начисления за первую половину месяца) установить флажок Отложить расчет налога до расчета зарплаты в конце месяца. Тогда на вкладке НДФЛ ничего рассчитано не будет:
Соответственно сумма к выплате не будет уменьшена на сумму НДФЛ.
Если такой алгоритм действует всегда в организации, то удобнее в Учетной политике – на вкладке НДФЛ указать, что НДФЛ для аванса никогда исчислять не требуется:
Тогда в документе Начисление за первую половину месяца не потребуется устанавливать флажок Отложить расчет налога до расчета зарплаты в конце месяца.
Пример 2. Исчисление НДФЛ с командировки выплачиваемой в межрасчетный период
Необходимо выплатить сумму по командировке в межрасчетный период.
Расчет НДФЛ зависимости от настроек в документе Командировка (Зарплата – Командировки).
Если в поле Выплата выбрано значение В межрасчетный период, то в документе Командировка НДФЛ будет рассчитан автоматически:
Соответственно автоматически сумма к выплате уменьшится на сумму исчисленного НДФЛ.
Если требуется выплату произвести в полной сумме, то следует установить флажок Отложить расчет налога до расчета зарплаты в конце месяца. В этом случае НДФЛ рассчитан не будет:
Выплата будет произведена в полном объеме. Далее в конце месяца при расчете заработной платы за месяц НДФЛ рассчитается с суммы командировки и удержание его пройдет при выплате зарплаты.
Перечисление НДФЛ раньше выплаты дохода
Аналитическая Записка для Руководителя
«РИСКИ СОВРЕМЕННОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА»
Назначение аналитической записки – информировать руководителя организации о существующих и возникающих рисках законодательства, осложняющих его жизнь и работу
Перечисление НДФЛ раньше выплаты дохода
Для кого (для каких случаев): Для случаев раннего перечисления НДФЛ
Сила документа: Постановление Арбитражного Суда Округа РФ
Цена вопроса: Около 900 тысяч рублей. Штрафы и пени по НДФЛ
Схема ситуации: НДФЛ начинает походить на НДС. Общие принципы просты и понятны, но такую кучу нюансов уже натаскали со всех сторон, что туши свет. Без «Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ» просто не разобраться. Но, наверное, не все внимательно читают «Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ». Вот и вырастают на стройном дереве НДФЛ кривые ветки «самостийных» измышлений. Налогоплательщикам приходится «выпрямлять» эти изогнутые перегибы в судах.
Организация подверглась проверке на предмет «как тут у вас с налогами». Много чего было написано в актах проверки. Кое-что суды потом исправили, но вот с НДФЛ приключилась нелепица. Проверка установила, что Организация регулярно и цинично переплачивала НДФЛ. Уплата НДФЛ у Организации очень часто шла впереди выплаты дохода и реального удержания НДФЛ с работников.
С точки зрения Организации всё было нормально: у нас переплата по НДФЛ, мы удерживаем НДФЛ с работника и не перечисляем его в бюджет – у нас ведь и так переплата!
С точки зрения проверки имело место нарушение: НДФЛ с работника удержали, а в бюджет его не перечислили – преступники! Мало ли что вы там, где-то, чего-то перечислили! Это было до того, как! Это другие деньги. А вот этот конкретный удержанный НДФЛ в бюджет не сдавали. Значит, обязанность налогового агента не исполнили. За такое крепко наказывать надо!
Организация не согласилась с точкой зрения проверяющих и пошла в суды. А суды Организацию не поняли. Два суда встали на сторону проверки. Манипуляции Организации с НДФЛ были «квалифицированы судами как налоговое правонарушение, предусмотренное ст. 123 НК РФ, которое выразилось в неперечислении в установленный срок сумм НДФЛ, а заблаговременно уплаченные суммы были квалифицированы как налог, уплаченный за счет собственных средств налогового агента». И только третий (кассационный) суд разобрался с предоплатой по НДФЛ.
Третий суд рассуждал ясно и логично. Налогоплательщик имеет право уплатить налог досрочно. Это правило распространяется и на налоговых агентов. Излишне уплаченный налог может быть зачтён в счёт уплаты предстоящих налогов. Этот зачёт распространяется и на налоги, уплачиваемые налоговыми агентами (НДФЛ, например). «Учитывая изложенное, досрочное перечисление заявителем НДФЛ состава правонарушения, установленного статьей 123 НК РФ, не образует».
Далее третий суд сослался на письмо ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19716@, в котором налоговое ведомство придерживалось точно такой же точки зрения: «действия по перечислению НДФЛ в бюджет ранее установленного срока не приводят к возникновению недоимки по НДФЛ, а соответствующие действия налогового агента не образуют событие и состав налогового правонарушения, установленного ст. 123 НК РФ».
После этого третий суд перешёл к выводам: «Поскольку суммы перечислялись раньше удержания у налогоплательщика, Инспекция посчитала, что налог уплачивался за счет собственных средств налогового агента, что недопустимо. Между тем, доказательств перечисления налога за счет собственных средств Инспекция не приводила». Организация вообще утверждала, что уплату НДФЛ за свой счёт не производила. Просто она заблаговременно перечисляла НДФЛ в бюджет. НО! «Как налоговый агент, в последующем при выплате дохода налогоплательщику всегда удерживала исчисленный НДФЛ из дохода налогоплательщика». Такой размен деньгами.
И опять же: «в платежных документах правильно был указан счет в Федеральном казначействе, код бюджетной классификации, присвоенный для направления платежей по конкретному налогу. Спорные суммы поступили в бюджет и зачтены налоговым органом как уплаченный налог».
Третий суд сделал вывод – нельзя толковать заблаговременное перечисление НДФЛ как «невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов». Иначе, что же получается: перечислил НДФЛ в срок, но слишком много – можешь зачесть переплату в счёт будущих налогов. Перечислил НДФЛ заранее – ничего и никуда не зачтёшь? Это несправедливо!
И самое важное. Третий суд разъяснил – что значит «налоговый агент платит НДФЛ за счёт собственных средств». «Уплата НДФЛ за счет налогового агента будет иметь место, когда НДФЛ уплачивается налоговым агентом не «за налогоплательщика», а «вместо налогоплательщика», то есть при выплате дохода НДФЛ исчисляется и перечислялся в бюджет, но не удерживается налоговым агентом из дохода налогоплательщика». А Организация доказала, что она «перечисляя в спорном периоде НДФЛ заблаговременно, …, как налоговый агент, в последующем при выплате дохода налогоплательщику всегда удерживала исчисленный НДФЛ из дохода налогоплательщика».
И вообще! Организация причинила вред бюджету? Бюджет остался без положенных ему денег? Нет! Всё было перечислено до копейки и даже раньше срока! Значит, вредных последствий не было. Значит, Организация, заранее перечисляя НДФЛ, действовала без умысла нанести какой-то ущерб бюджету. Значит, действия Организации не имеют виновного характера.
Итоговый вывод третьего суда: «отказ признавать НДФЛ, уплаченный налоговым агентом раньше срока налогом, создает искусственные основания для привлечения налогового агента к налоговой ответственности, а зачет этих сумм в качестве налога и фиксирование налоговым органом отсутствие недоимки является препятствием для привлечения к налоговой ответственности». Организация не виновата, если уплатила НДФЛ раньше.
Выводы и возможные проблемы: Хорошее решение суда. Но вот принято оно по ситуациям 2010 и 2011 года. А с 2016 года НДФЛ у нас считается и платится несколько иначе. До 2016 года отчитываться по НДФЛ приходилось по итогам года и за год можно было свести вместе и переплаты и удержанный НДФЛ. Было время для манёвра. Сейчас каждый квартал приходится сдавать форму 6-НДФЛ. И фокусы с переплатой НДФЛ можно не успеть удержать в рамках приличий. И есть опасение, что даже при наличии этого судебного решения, похожую ситуацию придётся «разруливать» в суде.
Строка для поиска похожих ситуаций в КонсультантПлюс: «Перечисление НДФЛ раньше выплаты дохода».
Если у Вас пока нет КонсультантПлюс, закажите бесплатную демонстрацию системы
или самостоятельно подберите комплект системы,
учитывая особенности Вашей организации
Как вернуть переплаченный налог
Порядок возврата налога зависит от того, по какой причине возникла переплата.
Ситуация 1. Переплата НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов сотрудника.
Правила возврата НДФЛ в этой ситуации установлены статьей 231 НК РФ. Алгоритм действий – следующий.
Обнаружив излишне удержанный налог, организация обязана сообщить об этом сотруднику в течение 10 дней (п.1 ст. 231 НК РФ). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ законодательством не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112.
Выявить излишне удержанный налог работник может и самостоятельно.
Независимо от того, кто обнаружил переплату (бухгалтер или сотрудник), работник пишет на имя руководителя организации заявление на возврат НДФЛ. Именно этот документ и будет являться основанием для возврата налога. Составить его можно в произвольной форме. Например, так:
Переплату по НДФЛ организация должна перечислить сотруднику в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Основание – пункт 1 статьи 231 НК РФ. Здесь нужно обратить внимание на два важных момента.
Во-первых, излишне удержанную сумму НДФЛ можно только перечислить на банковский счет работника – возвращать налог наличными нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ). Причем это правило действует независимо от того, какой порядок выплаты зарплаты установлен в организации – наличными из кассы или «безналом» на карты сотрудников.
Во-вторых, нужно строго соблюдать сроки возврата излишне удержанного налога работнику. Если в течение положенного срока (трех месяцев) организация не вернет сотруднику переплату, то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 НК РФ.
Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. А именно – это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:
- из доходов того же работника, у которого излишне удержали налог;
- из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.
Бухгалтер по ошибке излишне удержал НДФЛ с выплат менеджеру Степанову за август 2019 года. Сумма излишне удержанного налога составила 1300 руб. Ошибка была обнаружена в сентябре 2019 года. Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников организации за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Степановым в заявлении на возврат излишне удержанного НДФЛ.
И только если указанных платежей недостаточно для того, чтобы вернуть НДФЛ налогоплательщику в положенный срок, организация обращается в налоговую инспекцию за возвратом налога из бюджета (п.1 ст. 231 НК РФ). Для этого в ИФНС нужно подать заявление о возврате налога, форма которого утверждена Приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение № 8). Представить документ в инспекцию необходимо в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.
К заявлению нужно приложить:
- выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
- копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
- копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
- данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога.
В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).
Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 231 НК РФ.
Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в общем порядке, который установлен статьей 78 НК РФ.
Так, решение о возврате переплаты (или отказе в этом) инспекция должна принять в течение 10 дней:
- со дня получения заявления от организации, если сверка расчетов с бюджетом не проводилась;
- со дня подписания акта сверки, если сверка была.
Такой порядок предусмотрен пунктом 8 статьи 78 НК РФ.
Известить организацию о своем решении (согласии на возврат или отказе) инспекция обязана в течение 5 дней со дня принятия решения (п. 9 ст. 78 НК РФ). Форма решения о возврате и форма решения об отказе в возврате излишне уплаченного налога утверждены приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@.
Вернуть переплату налоговая инспекция обязана в течение одного месяца с того дня, как получила заявление от организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).
Ожидая поступления средств из бюджета на свой расчетный счет, организация – налоговый агент вправе вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п.1 ст. 231 НК РФ).
Ситуация 2. Переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что организация перечислила в бюджет налог в большей сумме, чем положено. При этом налог с доходов сотрудников был рассчитан и удержан верно.
В данном случае переплаченные в бюджет деньги можно вернуть на банковский счет организации.
Для этого нужно подать в налоговую инспекцию заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение 8). К нему нужно приложить платежное поручение на уплату налога и выписку из регистра по НДФЛ. Эти документы подтвердят, что лишние суммы были уплачены в бюджет.
Такой вывод следует из статьи 78 НК РФ и письма Минфина России от 23.11.2017 № 03-04-05/77502.
Получив комплект документов, ИФНС будет возвращать переплату по общей процедуре, которая прописана в статье 78 НК РФ.
Правда, здесь может возникнуть одна сложность.
Она связана с тем, что НДФЛ работодатель платит не за себя, а за своих сотрудников. Именно они являются налогоплательщиками, а организация выступает как налоговый агент.
Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет появляется у налогового агента только после того, как налог был удержан из доходов налогоплательщика. И только в пределах той суммы, которая была фактически удержана. А удержать сумму налога можно лишь при фактической выдаче зарплаты из кассы или при переводе на банковский счет сотрудника (письма Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 01.02.2016 № 03-04-06/4321, от 10.07.2014 № 03-04-06/33737, ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).
Перечислять налог в бюджет за счет собственных средств налоговые агенты не вправе. Делать это прямо запрещает пункт 9 статьи 226 НК РФ.
Вот и получается, что раньше, чем организация выплатила доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Поэтому, если налоговый агент заплатил налог в бюджет больше, чем удержал, или перечислил НДФЛ раньше срока, налоговые инспекторы не считают такие суммы ни авансовым платежом, ни излишне уплаченным налогом. Они рассматривают их как ошибочный платеж.
Такой вывод следует, в частности, из Письма ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.
По этим причинам, как показывает практика, некоторые инспекции не принимают утвержденную форму заявления на возврат налога. В этом случае, чтобы вернуть переплату по НДФЛ, можно заполнить заявление в произвольной форме. Например, так:
«Аванс» в последний день
Когда «аванс» выплачивается в последний день месяца, дата фактического получения дохода и дата его выплаты совпадают. В этот день у организации — налогового агента одновременно возникают обязанности исчислить НДФЛ и удержать его из дохода, выплачиваемого физлицу в денежной форме (п. 3 и 4 ст. 226 НК РФ; письмо Минфина России от 23.11.2016 № 03-04-06/69181; Определение ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).
Причем налог в данной ситуации нужно исчислить со всей зарплаты за этот месяц, а не только с суммы «аванса», а вот удержать — только в части, пропорциональной выплачиваемому «авансу» (письмо Минфина России от 13.03.1997 № 04-04-06). Сумма налога при этом определяется с учетом правил округления, установленных п. 6 ст. 52 НК РФ.
Приведем пример. Компания начислила заработную плату в сумме 32 389 ₽ за первую половину сентября и выплатила ее 30.09.2017. Зарплата за вторую половину сентября была начислена в сумме 20 611 ₽ и выплачена 14.10.2017. Права на вычеты у сотрудника нет. Организации по состоянию на 30.09.2017 нужно исчислить НДФЛ со всей зарплаты за сентябрь: (32 389 ₽ + 20 611 ₽) × 13 % = 6 890 ₽. Удерживать эту сумму нужно пропорционально выплатам с округлением по общим правилам (до 50 копеек отбрасывается, 50 и более округляется до полного рубля). Поэтому при выплате 30.09.2017 будет удержано 4 211 ₽ (со сроком перечисления 02.10.2017), а при выплате 14.10.2017 — 2 679 ₽ со сроком перечисления 16.10.2017.
Удерживать ли НДФЛ с аванса по ГПД?
Гражданско-правовые отношения имеют иную природу, чем трудовые, поэтому ответ на вопрос: удерживать или нет НДФЛ с аванса по ГПД — содержит иную аргументацию. По договорам ГПХ выплачивается не зарплата, а вознаграждение. Поэтому датой фактического получения дохода будет считаться день выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аванс по ГПД выплачивается до подписания акта выполненных работ (оказанных услуг), поэтому закономерен вопрос, является ли аванс доходом? Есть мнение, что с экономической точки зрения до окончания работ по ГПД выплаты по нему не могут считаться доходом и не подлежат обложению НДФЛ.
Постановления ФАС УО от 14.11.2011 № Ф09-7355/11 и ФАС МО от 23.12.2009 № КА-А40/13467-09 придерживаются именно таких трактовок.
Однако наиболее популярна и подтверждена судебной практикой противоположная позиция. Доходом считается любая выплата в рамках договора ГПХ, поэтому исчислить и удержать НДФЛ необходимо при каждой выплате.
Письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46733 и постановление ФАС СЗО от 14.10.2013 № Ф07-4913/13 озвучивают такую позицию.
Подведем итоги в таблице:
Выплата зарплатного аванса не требует одновременной уплаты НДФЛ. Однако если выплата аванса приходится на завершающий день месяца, то база по НДФЛ уже может быть сформирована и налог должен быть уплачен. В отношении договоров ГПХ ситуация противоположная: уплачивать НДФЛ необходимо с каждой выплаты в рамках такого договора.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».
