Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Шпаргалка делопроизводителя Нормативные документы по делопроизводству Часть 1

В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты [1].

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

  • законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
  • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
  • технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Структура нормативно-правовой базы делопроизводства

Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. » [2]. Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [3]. Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

Читать еще:  Облагается ли ндфл доход в виде процентов по займам между физическими лицами?

Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

  • Указ «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»;
  • Указ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

  • «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;
  • «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»;
  • «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации».

Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации».

Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

  • состав реквизитов документов и бланков;
  • правила их оформления реквизитов документов и бланков;
  • виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
  • правила создания документов.

Особенности ГОСТ 7.0.97-2016 [3]

Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016

Новшества ГОСТ 7.0.97-2016

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют

Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа

Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним

Абзацный отступ текста документа – 1,25 см

Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см

Может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Для чего нужна инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству в РФ является одним из важнейших инструментов управления и выполняет следующие функции:

  • определяет порядок работы с документами в организации;
  • определяет порядок хранения и уничтожения документации;
  • обеспечивает стабильность и непрерывность делопроизводства;
  • определяет перечень лиц, которые будут нести ответственность за ведение «бумажной» работы;
  • обеспечивает оперативный документооборот внутри организации и за ее пределами;
  • устанавливает требования к указанию реквизитов и оформлению документов внутри организации.

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Образец типовой инструкции по делопроизводству

Типовая инструкция по делопроизводству 2020 года утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Она поможет усовершенствовать организацию делопроизводства в учреждении и повысить эффективность деятельности в целом через единообразные подходы к формированию (в том числе с применением бланков учреждения) бумаг и контролю их выполнения.

Положения инструкции действуют в отношении распорядительных документов, издаваемых организациями любых форм. Подробно разъяснены применяемые реквизиты. Отдельный раздел в документе посвящен изданию локальных актов организации. В инструкции можно найти образец положения о документообороте в организации 2020. Образец оформления приказа по ГОСТу 2020 года с учетом требований инструкции можно скачать здесь.

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления.

По форме и работе учреждение бывает:

  • Централизованным – секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту.
  • Децентрализованным – сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
  • Смешанным.

Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ КАЖДОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРОЦЕССА

В таблице 1 соотнесем документы, о которых пойдет речь в статье, с соответствующими делопроизводственными процессами, без которых не обходится деятельность ни одной организации.

Обязательно ли соблюдать положения всех этих документов?

Оптимизация делопроизводства

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.

Это связано с двумя факторами:

  • сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
  • нехватка финансов.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector