Шаблон соглашения об электронном документообороте скачать образец

Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010
ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом…

Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован…

Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Постановление арбитражного суда Московского округа от 13 марта 2015 г. по делу № А40-102584/14

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Постановление девятого арбитражного апелляционного суда г. Москва от 7 июля 2015 г. по делу № А40-26656/2015

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

Нормативная база

Юридически значимый электронный документооборот между организациями подразумевает использование цифровой подписи. Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной цифровой подписью (КЦП), признается равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью. Таким образом, при подписании КЦП документ признается юридически значимым без заключения отдельного соглашения и выполнения каких-либо дополнительных условий. Достаточно направить контрагенту письмо-уведомление.

Примерный образец письма-уведомления:

О том, нужно ли соглашение об электронном документообороте при обмене первичными документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной цифровой подписью, прописано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ и в письмах ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372 и Минфина от 24.11.2011 ЕД-4-3/ [email protected] . Они будут иметь юридическую силу только после заключения соглашения.

В то же время во избежание разногласий его рекомендуется заключить в любом случае. Если его нет, то пункт о порядке использования ЭДО необходимо прописывать в каждом договоре между контрагентами или заключать к ним дополнительные соглашения, регламентирующие весь документооборот в рамках этого конкретного договора (передача уведомлений, формат актов и т. п.).

Где получить бланк соглашения с пфр на электронный документооборот?

Чтобы получить бланк соглашения об электронном документообороте, вам нужно просто зайти в пфр, которое курирует область или город, где вы проживаете. Если нет возможности сходить в пенсионный фонд, то скачайте бланк соглашения с пфр об электронном документообороте с официального сайта этого учреждения. Соглашения создаются в количестве двух штук, ибо один экземпляр остается у сотрудников Пенсионного фонда Российской Федерации, а другой — у написавшего заявление. Кстати, оба написанных экземпляра соглашения должны быть заверены и подписаны сотрудниками пфр.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

• подача отчетов по установленным формам;
• оформление пенсии сотрудникам;
• отправка писем в ПФР;
• сверка данных с ПФР.

Шаблон соглашения об электронном документообороте скачать образец

Поскольку мы плотно занимаемся электронными форматами документов, мы решили разместить для вас на сайте XML-файлы — подготовленные с помощью наших решений примеры конкретных документов для ЭДО (Счета-фактуры, УПД-Универсальные передаточные документы, Товарные накладные ТОРГ-12, Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1, Акты о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3, Акты о приёмке выполненных работ КС-2, Справки о стоимости выполненных работ и затрат КС-3) в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, действующим с 2019 года. Возможно, эта информация будет вам полезна.

Немного теории и пояснений.

Применение одного электронного формата для различных форм документов объясняется тем, что указанный электронный формат является универсальным, достаточно масштабным, объединяющим в себе всю логику электронного взаимодействия контрагентов и необходимые для этого данные. Однако это порождает некоторые сложности при конвертации конкретной, привычной нам, формы печатного документа для контрагента в такой электронный формат — в печатном документе полей на порядок меньше, чем в описании электронного формата. В зависимости от вашей ситуации и рода деятельности далеко не все «ветки структуры» электронного документа используются. Верно и обратное — не вся информация из соответствующих печатных форм документов может быть передана в указанный электронный формат «по умолчанию».

Формат документов по Приказу ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ является расширяемым за счет включения новых дополнительных данных, передача и приём которых отдельно согласовываются между контрагентами. В этих случаях передача необходимой информации может быть реализована включением дополнительных блоков, которые предусмотрены в электронном формате как на уровне «шапки» документа, так и на уровне детальных строк или «подвала» документа с данными о приеме-передаче и транспортировке.

Наши примеры документов мы постарались сделать заточенными под определенные ситуации — есть примеры и для маркировки, и для услуг, и для импортированных товаров. Но, обращаем ваше внимание на то, что предложенные примеры (особенно если это не электронные счета-фактуры и электронные УПД, которые уже имеют широкое распространение) — только лишь возможные варианты передачи необходимых данных в соответствии с данным электронным форматом, не обязательно полностью применимые для вашей ситуации. Где-то предложенная нами, передаваемая в электронном документе, информация может оказаться излишней, а где-то у покупателей/заказчиков или у продавцов/исполнителей существуют дополнительные требования и предполагается «расширение» формата для передачи других необходимых данных (коды товаров, коды для внутренней системы и т.п.).

Нормативная база

Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов Счетов-фактур для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Счетов-фактур через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

Примеры XML-файлов УПД (Универсальных передаточных документов) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки УПД через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

Примеры XML-файлов Товарных накладных (ТОРГ-12) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Товарных накладных через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

Примеры XML-файлов Актов выполненных работ (оказанных услуг) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов выполненных работ (оказанных услуг) через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

Примеры XML-файлов Актов о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

Примеры XML-файлов Актов о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

Примеры XML-файлов Актов о приёмке выполненных работ КС-2 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о приёмке выполненных работ КС-2 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

Примеры XML-файлов Справок о стоимости выполненных работ и затрат КС-3 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Справок о стоимости выполненных работ и затрат КС-3 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):

XSD-схемы данных для Счета-фактуры, УПД, Накладной, Акта в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Далее вы можете скачать в zip-архивах файлы схем данных XSD для электронной отправки и приёма документов через оператора ЭДО:

Проверяйте ваши XML-файлы в нашем

Это проверка всех актуальных XML-форматов для налоговой и ЭДО с автоопределением типа документа

Это быстро, наглядно и конфиденциально

Если вам нужна помощь с настройкой передачи ваших данных в форматы XML/чтения данных из форматов XML — обращайтесь, всегда сможем помочь.

Мы имеем опыт преобразования различных данных в форматы XML с 2014 года, в том числе средствами Excel. У нас есть собственная разработка — Excel-плагин (библиотека функций) для работы с форматами XML, который позволяет быстро настраивать форматы XML, а также обеспечивать актуализацию настроенных XML-форматов.

Что такое приказ о документообороте?

Экономическая деятельность предприятия всегда сопровождается циркуляцией различных рабочих документов: от момента оформления, до их архивации. Отсутствие правильно организованного документооборота создает хаос и негативно сказывается на реализуемых задачах компании.

Весь персонал, так или иначе, вынужден взаимодействовать с документами. А именно, составлять, получать, отправлять, выполнять, передавать на хранение кадровую, бухгалтерскую и прочую документацию, которая в свою очередь подразделяется на несколько видов:

1. Входящая — представляет собой прибывающую в компанию корреспонденцию, например, жалобы, претензии от клиентов, инструкции, рекомендации и распоряжения от органов власти, информационные предложения, соглашения, письма от бизнес-партнеров.
2. Исходящая — это корреспонденция, направляемая из организации, таковой являются письменные ответы на претензии и жалобы клиентов предприятия, рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, презентации, бизнес-предложения и прочее.
3. Внутренняя — это вид документации, движение которой осуществляется в рамках одной организации, например, когда руководство издает приказы, постановления, инструкции и прочие подобные документы для того или иного структурного подразделения или конкретного работника. При этом для руководителя такая корреспонденция будет считаться исходящей, а для ее получателя — входящей.

Пример схемы исходящего документооборота может выглядеть следующим образом:

• юрисконсульт готовит ответ на претензию, поступившую от потребителя, и передает непосредственному начальнику для согласования;
• руководитель подразделения, в свою очередь, направляет согласованный ответ гендиректору организации;
• гендиректор, завизированный документ, передает секретарю, который регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции и отдает экспедиционной службе для доставки адресату.

Создание собственного процесса движения локальных актов и корреспонденции, в соответствии с потребностями компании, позволяет свести к минимуму возможность потери ключевых документов: счетов, квитанций, договоров, сертификатов, отчетов. А также в значительной степени экономит время на их поиск, обеспечивает принятие управленческих решений.

Поскольку работа должна исполняться вовремя, в приказе, сообразно наименованию, оговаривается график движения тех или иных бумаг, например, сроки сдачи заявлений и табеля рабочего времени в бухгалтерию для начисления заработной платы. Данный документ позволяет осуществлять обработку большого количества деловых бумаг, сопровождающих коммерческую деятельность предприятия.

Заключение

Благодаря системе ЭДО с ПФР юридические лица получают возможность экономии сил и времени сотрудников. Сокращаются издержки, касающиеся работы с бумагами – организация экономит на обслуживании принтеров, покупке расходных деталей и почтовой доставке. Для сдачи свидетельств в электронном формате представителям предприятия не придется посещать подразделение фонда. Все документы адресуются удаленно, с задействованием современной информационной платформы.

Если вы нашли ошибку
Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter