Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Плюсы кадрового аутсорсинга — материальные и не только

Аутсорсинг: что это такое простыми словами — понятие и виды аутсорса, что означает outsourcing персонала

Для современного бизнеса держать большой штат сотрудников – нерентабельное и неэффективное решение. Более рационально вынести часть задач на выполнение другой организации. Каждый предприниматель должен знать, что это есть такое — аутсорсинг или аутсорсинговая компания, что означает понятие простыми словами и изучив примеры подобного варианта формирования рабочего процесса, решить необходимо ли это для его деятельности.

Кадровый аутсорсинг персонала — когда это необходимо?

Преимуществ у кадрового аутсорсинга несколько, но среди них можно выделить те, которые делают услугу незаменимой.

Кадровый аутсорсинг персонала для эффективного функционирования компании необходим в следующих случаях:

  1. При заходе на российский рынок иностранного бизнеса. Кадровый аутсорсинг в этом случае поможет избежать:
    • неэффективных затрат при поиске и найме специалистов;
    • юридических ошибок при оформлении трудовых договоров;
    • возникновения конфликтных ситуаций с работниками в будущем.
  2. При необходимости сократить расходы на «обслуживающие» направления работы компании. Здесь можно сэкономить:
    • на обустройстве рабочего места для кадровых сотрудников;
    • на обновлении программного обеспечения кадрового делопроизводства;
    • оплате труда кадровиков.
  3. При стремительном развитии бизнеса, когда подбор сотрудников, их переобучение не успевает за основным процессом.
  4. Если руководство компании не имеет возможности (или не считает приоритетным) самостоятельно заниматься кадровой политикой и желает передать это в руки профессионалов.
  5. Когда фирма имеет несколько удаленных филиалов, сведения из которых должны быть собраны, обработаны и проконтролированы головным специалистом.
  6. Когда компания испытывает трудности с наймом штатного кадровика.

Содержать штатный отдел кадров невыгодно, если компания небольшая и ведет делопроизводство по стандартной схеме.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

  • нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
  • воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

  • ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
  • оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
  • ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
  • расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
  • расчет и уплата страховых взносов;
  • составление и отправка финансовой отчетности;
  • составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
  • предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
  • выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
  • иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Читать еще:  Приватизация частного дома и земельного участка документы стоимость порядок

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

  • Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
  • Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
  • Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
  • Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
  • Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
  • Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.
Читать еще:  Особенности продления срока действия патента на лекарственное средство

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

ИТ-аутсорсинг: мифы работы

При знакомстве мне покажут лучших разработчиков компании, а потом все задачи будут делать новички. Ответственная организация никогда на такое не пойдёт, так как для выстраивания репутации на рынке им нужны успешные кейсы. Если вы все-таки переживаете за такой исход, в договоре вы можете конкретно прописать состав команды. Форс-мажоры могут быть (например, член команды заболел), но это уже будет исключительный случай, и компания заменит его на такого же опытного сотрудника.

Сторонняя организация будет во всём мне потакать, из-за чего я могу упустить отличные возможности. Штатные сотрудники стремятся развивать компанию, в которой работают, так как от этого зависит и их заработок. И может показаться, что аутсорсеры, связанные договорными обязательствами, могут беспрекословно слушаться заказчика, даже если он неправ, чтобы скорее сдать проект. В реальности для компании-аутсорсера важно показать лучший результат своей работы, чтобы в будущем показывать кейс другим заказчикам. Поэтому поверьте: настоящий специалист будет всеми силами стараться показать вам правильный путь действий.

IT-проекты на аутсорсе стоят дорого, так как исполнители тянут время, чтобы меньше работать и получить больше денег. Безусловно, такие непутёвые ребята есть везде. Однако отслеживать этапы их работы можно так же, как и у обычных сотрудников. Главное ― не терять контакт с исполнителями.

Айтишники часто работают из дома, из-за чего непродуктивны. На самом деле, работа из дома не гарантирует низкую продуктивность. Есть множество людей, которые в офисе чувствуют себя некомфортно, отвлекаются. Для них работа из дома, наоборот, скачок продуктивности. Поэтому место работы абсолютно не связано с продуктивностью работника. Главное, чтобы ему было комфортно выполнять задачи.

Аутсорсинг-услуги ― это новый виток в ведении бизнеса. При правильном планировании средств и задач можно значительно сэкономить ресурсы передав задачи сторонним компаниям. Чтобы минимизировать все риски, уделите особое внимание подготовке технического задания и договора сотрудничества.

Читать еще:  Заполнение ходатайства на продление патента и его образец

Антон Зиновьев, основатель компании CarMoney

На старте бизнеса многие предприниматели ищут возможности по сокращению расходов.

Бухгалтерские услуги (на стадии, когда в компании еще нет большого объема оборотных средств) и юридические вопросы – это те сферы, которые вполне можно передавать на аутсорс.

На стадии запуска бизнеса часто приходится перестраивать коммуникацию с клиентом и бизнес-процессы внутри компании. Поэтому ключевые, «фронтовые» вещи надо настраивать самостоятельно.

А потом, при росте бизнеса и точном понимании, как должен быть организован рабочий процесс, часть задач вполне можно передавать на аутсорс. Главное, чтобы это не повлияло на качество услуг и репутацию компании.

Нередко можно наблюдать ситуацию, когда бизнес-процессы внутри одной компании декомпозируются и могут быть выделены в самостоятельные бизнесы, как, например, колл-центр. Например, раньше банк привлекал, оформлял и обслуживал клиентов самостоятельно, а сейчас многие процессы (такие, как работа с просрочками) приняли формы автономных бизнесов.

Это объясняется тем, что специалисты компании, целенаправленно занимающейся профильной услугой или продуктом, делают это более квалифицированно, полностью концентрируясь на своей деятельности.

Нельзя передавать на аутсорс ключевые компетенции своего бизнеса. Если предприниматель решается на такой шаг, значит, его ключевая компетенция – уметь «аутсорсить».

Одна из основных задач нашей компании – умение прогнозировать платежеспособность клиента, это напрямую связано с тем, как функционирует наш кредитный портфель и постоянно перестраивающаяся система принятия решений об одобрении выдачи заемных средств тому или иному клиенту.

В нашем случае, отдавать эту услугу на аутсорс – огромный риск. Мы не можем себе этого позволить по отношению к своим кредиторам и клиентам .

Кадровое администрирование

По мере роста, развития, расширения штатов возникает насущная необходимость в эффективном кадровом администрировании. Вариант поиска сотрудников «по знакомым» уже не работает, огрехи в оформлении кадровых событий уже не решаются в частном порядке, поскольку не со всеми сотрудниками имеется личный контакт. И угроза судебных исков, а равно и претензий ГИТ становится все более реальной, поскольку просто не хватает рук на оформление всей необходимой документации, ведения реестров, графиков и проч.

Передача на аутсорсинг кадрового администрирования позволяет, в частности, решать вопросы:

  • автоматизации кадрового учета;
  • минимизации расходов и рисков при поиске, адаптации, обучении, ротации сотрудников;
  • максимально корректного оформления всех ключевых событий по кадрам — от заключения трудового договора до расторжения такового;
  • аккуратного ведения регистрационных журналов, табеля учёта рабочего времени;
  • формирования и ведения документов организационно-распорядительного характера, по поводу которых чаще всего возникают претензии — например, графики отпусков и т.п.;
  • оформление изменений условий труда;
  • составление, согласование, оформление допсоглашений;
  • оформление иностранных работников,

и, конечно, подготовки отчётности, в том числе форм СЗВ-М, СЗВ-ТД и проч.

Функции, которые можно передать на аутсорсинг

Если организация сотрудничает с агентством по вопросам аутстаффинга персонала, то можно передать ему всю организацию работы с кадрами:

  • приём сотрудников на работу, их увольнение;
  • делопроизводство: оформление трудовых договоров, разработка, ведение, учёт документов;
  • архивная работа;
  • контроль учёта рабочего времени;
  • начисление зарплаты, премий, прочих выплат.

Помимо этого аутсорсер занимается формированием, развитием штата по заказу работодателя:

  • поиск кандидатов на должность;
  • проведение собеседований с соискателями;
  • оценка профессионального соответствия, уровня квалификации и эффективности работника;
  • организация обучения и повышения квалификации;
  • проведение обучающих семинаров и тренингов для персонала.

Стратегия работы с персоналом может быть обозначена заказчиком или может быть разработана аутсорсинговой компанией самостоятельно. Бывает, что организация-заказчик представляет своё видение обеспечения работниками, а компания, занимающаяся аутстаффингом, исполняет заказ в рамках представленного задания. То есть «творческая» часть работы остаётся у заказчика, а рутина передаётся исполнителю.

Как контролировать работу аутсорсера?

Для контроля достаточно:

  • Следить за тем, чтобы работа аутсорсера соответствовала заранее достигнутым договоренностям;
  • Периодически собирать обратную связь от менеджеров, контрагентов и сотрудников – всех, с кем контактируют представители аутсорсера.
  • При возникновении любых проблем свяжитесь с компанией-аутсорсером и обсудите сложившуюся ситуацию. Но, как показывает практика, проблем и сложностей не возникает.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector