Pravo-76.ru

Юридический журнал
15 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец протокола экспертной комиссии по архиву 2021 и 2021

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

  • проверить срок хранения бумаг;
  • провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
  • создать протокол ее заседания;
  • сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
  • уничтожить бумаги.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата составления;
  • место составления;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • повестка дня;
  • постановка задач;
  • вынесение решения;
  • подписи ответственных лиц.

Экспертная комиссия: чем занимается

Когда возникает потребность отправления в государственный архив партии документов, их предварительно систематизируют. Все важные бумаги, подлежащие архивированию, проходят экспертизу, задача которой — установить степень их значимости (ценности для производства).

Кроме того, члены комиссии должны определить грамотность (соответствие установленным образцам) оформления каждого документа, в иных случаях − осуществить выборку бумаг, в принципе имеющих практическое значение, на временное хранение.

Точно так же фиксируется факт комплектования серии важных бумаг, подлежащих уничтожению. Экспертная комиссия должна выяснить, какие документы больше не представляют практической ценности для организации, по каким из них истек срок обязательного хранения.

Кроме того, во время заседания комиссии определяется способ уничтожения «просроченных» документов.

В настоящее время используется два варианта:

  • сжигание в закрытой печи;
  • шредирование.

Также в круг задач входит определение или изменение сроков хранения документов, рассмотрение описей и перечней ценных дел.

По завершении работы комиссии формируется итоговый документ — протокол. В протоколе заседания экспертной комиссии должны найти отражение принятые решения и способы их реализации. Все итоги заседания экспертов фиксируются и заверяются подписями.

В составе комиссии должны быть:

  • Документоведы. Базовый уровень их подготовки предполагает знание основ делопроизводства, а также оформления локальных приказов и актов. Опытные документоведы должны владеть знаниями, касающимися правил хранения документов и обращения с ними. Профессиональный документовед должен быть в курсе актуальных нормативов, определяющих особенности работы в архиве.
  • Любой член из штата компании, который хорошо знаком с содержательной частью документа. Он должен уметь оценивать важность каждой деловой бумаги, имеющей отношение к работе компании.
  • Служащие архива.
  • Специалисты, которых приглашают исходя из конкретной задачи, поставленной работодателем.

Сформированная комиссия занимается подбором документов, которые подлежат архивированию. Если из уже готового архива какие-то документы требуются для текущей работы, их выборкой также занимаются члены экспертной комиссии.

Читать еще:  Жалоба в военную прокуратуру. образец и бланк для скачивания 2021 года

Ее обязанностью также является подготовка бумаг, находящихся в архиве, для которых истек срок актуальности и которые подлежат уничтожению. Все результаты работы данной группы оформляются как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

Если же рабочей группой рассматривался вопрос, связанный с передачей деловых бумаг на хранение, то итог ее работы должен быть оформлен аналогично — в форме протокола заседания.

Решения принимаются голосованием. Причем, детализация позиции каждого голосующего не требуется. Достаточно отразить ее кратко, а также отметить общее решение.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Читать еще:  Порядок расследования несчастных случаев на производстве оформление документов

Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

Протокол совещания. Образец заполнения 2021 года

На любом предприятии, будь-то фабрика по производству тканей или торговая фирма, периодически происходят коллективные сборы. На обычных «планерках» начальство может ограничиться незначительными указаниями для подчиненных, но иногда на подобных собраниях могут обсуждаться важные вопросы. В таких случаях применяется протоколирование всего (или почти всего), что происходило.

Значение протокола совещания

Компании, которые со всей серьезностью относятся к стратегии будущего развития, протоколируют все заседания. Наличие такого документа позволяет зафиксировать следующее:

— количество присутствующих

— количество выступавших

— вопросы и предложения, звучавшие в ходе собрания

— принятые решения относительно обсуждаемых проблем

Фактически, на бумаге должно отображаться все то, что происходило во время проведения сборов, особое внимание уделяется двум вышеупомянутым элементам. Тем не менее, такой метод применяется не всегда: назначение протоколиста – прерогатива высшего руководства.

Порядок проведения совещания

Редко подобные сборы проводятся спонтанно, обычно о месте и времени их проведения известно заранее. Для этого есть ответственный сотрудник, назначенный непосредственно начальником фирмы (зачастую это секретарь), который занимается организацией и сопутствующими вопросами:

— выбором места и удобного времени для проведения

— приглашением участников (заранее отмечая тех, кто по уважительной причине не сможет присутствовать)

— подготовкой необходимых документов

— подготовкой тем для обсуждения или конкретных вопросов, требуемых незамедлительного решения

Все вопросы рассматриваются поочередно, за этим следит председатель собрания. Обычно эту роль исполняется руководитель компании, хотя он вправе передать эту функцию любому подчиненному. Все его слова (а иногда и жесты) должны быть зафиксированы в образце протокола совещаний, как и выступления других участников. Часто процесс протоколирования включает в себя фото- или видеосъемку, если запрет на данные действия не был оговорен с начальством заранее.

Кто составляет протокол

Обычно занимается протоколированием тот же человек, на чьи плечи была возложена и организационная миссия – секретарь. Если же он по каким-то причинам отсутствовал, то директор выбирает из числа подчиненных того, кто хотя бы немного знаком с азами оформления примера протокола совещания.

Правила оформления протокола

Документ не имеет строгих требований касательно оформления, но обычно разбивается на две части – вводную и основную. Информация на бумаге может быть отображена в одной из трех форм:

  • краткой
  • полной
  • стенографической

В первом случае основное внимание уделяется вопросам на повестке дня и принятым в итоге решениям. В полной форме записи подлежат все события, происходившее во время сборов: поочередность выступлений, аннотация тезисов каждого выступающего, вопросы от других присутствующих. Важный момент – записи должны отображать хронологический ход событий.

Стенографическая форма применяется не очень часто, ведь являет собой трудоемкий процесс – дословную фиксацию происходящего, соответственно и объем документа значительно увеличивается. Но независимо от выбранной формы, в конечном итоге протокол должны подписать минимум двое – руководитель и секретарь. Зачастую же легитимность документа должны засвидетельствовать и все остальные присутствующие. Если необходимо – изготавливается несколько копий документа, но оригинал должен остаться в руководителя учреждения.

Читать еще:  Замена паспорта при смене фамилии после замужества документы стоимость

Какие данные должны быть в протоколе

Вводная часть включает в себя несколько элементов. Обычно в самом верху листа должно быть название фирмы , а под ним чаще всего указывают и название протокола. Дальше в произвольном порядке указывают дату и место составления, а также номер документа. Завершает вводную часть список присутствовавших:

— председатель

— секретарь

— остальные участники совещания (иногда подается отдельным списком как приложение)

Основная часть начинается з «озвучки» повестки дня. Это может быть единственная тема для обсуждения на собрании, или список из нескольких важных вопросов. По каждому вопросу в полной форме протокола должно быть три подпункта:

СЛУШАЛИ – идет запись слов выступающего

ВЫСТУПИЛИ – записывается информация, которая была озвучена кем-либо из присутствующих в ответ на выступление докладчика

РЕШИЛИ – фиксируется принятое коллегиальное решение

В краткой форме протокола сразу после «Повестки дня» следует абзац, начинающийся со слова «РЕШИЛИ» (как аналог так же используется слово «Постановили»). В самом конце документа должны быть подписи председателя и секретаря.

Хранения документа

Протоколы совещаний должны отображаться во внутреннем документообороте предприятия, поэтому хранятся как и остальные официальные бумаги. По истечению срока актуальности, документ может быть направлен в архив на неопределенное время, но его утилизация должна производиться по строго установленным законом правилам.

Образец составления протокола

На нашем сайте доступен для скачивания готовый пример оформленного документа:

Структура документа

Протокол аттестации на соответствие занимаемой должности составляется следующим образом:

  • В верхней части документа прописывают его название, номер и дату составления.
  • Затем следует указать ссылку на приказ, ставший основанием для проведения аттестации и полное наименование организации, проводившей тестирование рабочего персонала.
  • После этого прописывают вопросы, стоящие на повестке дня.
  • Далее необходимо указать Ф.И.О. и должность всех сотрудников с результатами аттестации по каждому из них. Здесь же следует привести оценку соответствия занимаемым должностям.

Составленный протокол заседания аттестационной комиссии должен подписать председатель, секретарь и все члены комиссии. Таким образом они удостоверяют правдивость всех сведений, внесенных в документ. После утверждения протокола недопустимо вносить в него изменения или исправления. Итоговые результаты аттестации копируются в личный аттестационный лист каждого сотрудника, который затем передается на хранение в отдел кадров.

Протокол заседания аттестационной комиссии педагогических работников можно составить по аналогичному образцу.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector