Pravo-76.ru

Юридический журнал
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 — 2021 годы — образец

  • Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы
  • Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
  • Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы
  • Структура номенклатуры отдела кадров
  • Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
  • Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2020 — 2021 годы
  • Итоги

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

к содержанию ↑

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

Читать еще:  Ответственность за нарушение правил маневрирования

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы — часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Кто составляет

Реестр дел в организации имеет несколько уровней:

  • общий реестр всего юридического лица, в котором перечислены все дела всех подразделений. Если в компании нет сформированных отдельных подразделений, реестр формируется по направлениям деятельности;
  • реестры отдельных подразделений, в том числе кадровой службы.

Непосредственным ведением сводного реестра занимается специально назначенный сотрудник, в каждом отделе, службе, управлении организации назначаются ответственные за номенклатуру внутри этого подразделения.

Особенности номенклатуры дел кадровой службы

Важно! Каждое предприятие ведет учет кадровых бумаг исходя из своей личной практики.

Однако среди работников кадровой службы сложилось несколько правил, которые помогут значительно упростить работу, а также заполнение номенклатуры:

  1. Трудовые соглашения допустимо хранить как отдельно, так и в составе личных дел. В 1-м случае информация вносится отдельной строкой в номенклатуру под наименованием «Трудовые договоры», во 2-м сведения вносятся под названием «Личные дела».
  2. Учет дополнительных соглашений отдельно не ведется, так как они являются неотъемлемой частью договора.
  3. На предприятиях с большой численностью работников допустимо систематизировать трудовые договоры по фамилиям согласно алфавиту.
  4. Договоры уволенных лиц подлежат изъятию из дела. Из них формируется новый альбом с недействующими договорами.
  5. Личные карточки являются основным учетным документом, поэтому подлежат хранению отдельно. Соответственно, и в номенклатуру их следует вносить в виде отдельного массива.
  6. Личные карточки уволенных лиц также подлежат перемещению в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
  7. Распоряжения по личному составу должны распределяться строго в зависимости от срока их хранения: 75/50 или 5 лет.
  8. Штатное расписание, а также все его изменения удобнее всего выделять в отдельный комплекс, но при этом стоит понимать, что в этом комплексе будет учитываться его копия (штатное расписание является приложением к приказу по основной деятельности, а значит, его оригинал должен храниться, учитываться в этом массиве номенклатуры).
Читать еще:  Коробка от Минпромторга сколько денег выделили на подарки новорожденным

Много подробных разъяснений об утверждении номеклатуры дел в организации вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Порядок формирования номенклатуры дел

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • КоАП РФ (ст. 13.25)
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
  • приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
  • примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.

Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».

Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.

Читать еще:  Можно ли установить водителю режим гибкого рабочего времени?

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

Как надписать дело

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа. Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1». Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

  1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
  2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
  3. распорядительная документация по предприятию;
  4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
  5. переписка со сторонними организациями;
  6. переписка внутри организации;
  7. журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector