Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

О некоторых важных понятиях

На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Способов отправки корреспонденции 8:

Курьером.
Телефонограммой.
Факсом.
Электронной почтой.
Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Обязателен ли документ

Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ , работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Организация учета входящей и исходящей корреспонденции

Новости

Бесплатный вебинар: Автоматизация подбора в 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП. Широкий спектр возможностей

08.02.2021

Корпоративные опросы. Как измерить уровень вовлеченности, удовлетворенности и лояльности персонала.

04.11.2020

Картография в интерфейсе RG-Soft:Региональный оператор и аналитика в рабочем столе руководителя.

29.09.2020

09.Окт.2018

Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.

Читать еще: Ипотека для молодых специалистов бюджетных учреждений в 2021 году

В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.

1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.

Стандартная схема обработки входящего документа в программе:

Создание карточки документа
Регистрация
Рассмотрение
Исполнение/ознакомление

Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или ответственным сотрудником после того, как документ согласован и утвержден/подписан ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ. Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Рисунок 1 История переписки

Стандартная схема обработки исходящего документа:

Создание карточки документа
Согласование
Утверждение/Подписание
Регистрация

Основная информация необходимая для настройки блока «Учет входящей и исходящей корреспонденции» в системе 1С: Документооборот

1. Перечень видов документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

· состав реквизитов карточки документа;

нормативный срок исполнения;
маршруты обработки документов;
правила формирования регистрационного номера;
права доступа к документам данного вида.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.

Рисунок 2 Виды входящих документов

2. Состав реквизитов карточек документов

При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.

Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа

Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа

3. Перечень шаблонов исходящих документов

Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.

Читать еще: Исковое заявление о взыскании денежных средств образец и пример

Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой

4. Типы связей между документами

В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.

Рисунок 6 Типы связей

В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.

Рисунок 7 Нумератор входящего документа

6. Маршруты обработки документов

Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.

Рисунок 8 Обработка входящего документа

Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах, ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Читать еще: Как оформить сделку купли-продажи квартиры?

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале: