Хранение документов в организации Сроки хранения документов организаций

Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.

При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.

Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.

Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:

• первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
• регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
• бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
• аудиторские заключения.

Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:

• учетная политика;
• стандарты экономического субъекта;
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Все вышеуказанные сроки являются минимальными. Конкретные сроки хранения по каждому документу содержатся в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. При этом необходимо учитывать, что по одному и тому же документу могут действовать разные сроки хранения.

Например, первичные документы, необходимые в целях уплаты налога должны храниться не менее 4 лет (ст. 23 НК РФ). Те же самые документы, используемые в целях бухгалтерского учета, хранятся уже не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Таким образом, если в НПА установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.

Нормативная база

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

• хранения;
• комплектования;
• учета;
• использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

• для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.

Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам арендовать боксы для хранения документов сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Разница между перечнем Росархива и законом о хранении документов

Как уже было упомянуто выше, обязательные сроки хранения бухгалтерских документов не только установлены законом «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года (402-й федеральный закон), но и регламентированы соответствующим Перечнем Федерального архивного агентства.

Если сравнить сроки хранения документов бухучета, указанные в таблице Росархива и Федеральном законе, то выясняется, что эти требования разные. В частности, перечнем Федерального архивного агентства предусмотрены различные сроки для бухгалтерских документов разного вида и значимости. Что же касается Федерального закона, то согласно этому законодательному акту предусмотрен пятилетний период хранения для всех бухгалтерских документов.

Невольно возникает вопрос — сколько хранить бухгалтерские документы? Чем руководствоваться? Но и тут все просто: в одном из пунктов ФЗ №402 прописано, что в основе уточнения продолжительности хранения бухгалтерской документации лежит перечень Росархива.

Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы

Перечень сведений, которые следует передавать в архив компании, определен законом 402-ФЗ от 06.12.11. Руководитель предприятия отвечает за наличие учетных регистров, деклараций, первичных форм и отчетов. При расчете сроков хранения нормативный акт предписывает руководствоваться типовыми инструкциями. Так, правовым базисом будет являться приложение к приказу Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10. Отсчитывать период следует с первых чисел января следующего за передачей года.

По длительности нахождения во внутреннем архиве документы делят на несколько групп:

На протяжении всего периода существования юридическое лицо обязано хранить расчеты и акты оценки основных средств. Не ограничены сроки в отношении документальных свидетельств отчуждения имущества, в том числе соглашений о дарении и лизинге. В папках постоянного хранения должны присутствовать локальные регламенты (например, учетная политика).

Не менее 5 лет в архиве организации остаются первичные учетные формы, а также приложения к ним. Хранить необходимо кассовые чеки, журналы, банковские выписки, платежные поручения, акты приемки товаров или нематериальных ценностей, накладные, авансовые отчеты, квитанции. В эту группу включают также хозяйственные договоры краткосрочного характера.

Налоговым законодательством установлена обязанность хранения документов учета на протяжении 4 лет. Норму предписано соблюдать юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом некоторые статьи НК РФ содержат исключения. Так, плательщики налога на прибыль должны иметь в наличии подтверждение убытков в течение всего периода их списания. Аналогичное требование предъявляют к лицам, избравшим УСН (15 %). Не менее 6 лет хранят отчеты по начислению страховых взносов. Условие содержится в статье 23 НК РФ и законе 250-ФЗ от 03.07.16.

Как обеспечить защиту документов от порчи

Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.

Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.

Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.

Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:

• запах плесени
• неоднородные цветные пятна на листах, их мраморность
• разложение бумаг
• «склеенные» листы
• «ветхая» бумага
• грибницы (споры, пушистость) и следы черной плесени и т.п.

Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.

Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.

Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:

• создать оптимальные условия хранения документов
• разместить документы в хранилище
• соблюдать порядок выдачи дел из архива
• учитывать документы, их проверку и состояние
• обеспечивать физико-химической сохранность документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:

• предоставление для архива помещения и проведение его планово-предупредительного ремонта
• оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией
• применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.)
• создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий