Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Факсимильная подпись на документах — где можно ставить печать

Факсимиле

Юлия Меркулова
Автор статьи
Практикующий юрист с 2012 года

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Штамп – носитель информации, важный для компании в работе. Используется для штамповки однотипных записей в документах, но не наделяет бумагу юридической силой.

Печать – округлый, треугольный, прямоугольный атрибут с размещением информации по организации компании (ИИН, логотип, ОГРН). Заверенные ею документы становятся юридически значимыми.

Сходство факсимиле с печатью – наделение бумаги юридической силой. Отличие – сфере использования. Печать ставится на финансовой документации при подписании. Факсимиле же на них не используется.

Можно ли ставить факсимиле на первичных документах

Правила оформления первичной документации регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. К такому типу формуляров предъявляются особые требования, так как они служат оправданием сделки, подтверждают экономическую обоснованность расходов. На какие документы можно ставить факсимиле директора, указано выше, форм первичного учета в этом перечне нет.

В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:

в письме Минфина от 13.04.2015 г. № 03-03-06/20808 говорится, что на документах, связанных с проведением денежных операций, должны стоять собственноручные подписи директора и главного бухгалтера, а факсимиле и электронные копии не будут обладать юридической силой;

в письме Минфина от 08.12.2017 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.

Как применять факсимиле, на каких документах можно ставить в 2019 году? Пока законодательство в этом плане не менялось – на документах, относящихся к сфере регулирования ГК РФ. То есть договор, заверенный таким способом, будет считаться действительным, оспорить его можно будет в суде только при условии, что между участниками сделки нет письменного соглашения о применении факсимильных средств удостоверения бланков или такое соглашение не завизировано собственноручными подписями сторон.

Подписание первичных документов факсимиле запрещено. Эта норма распространяется не только на накладные, акты выполненных работ, но и на счета-фактуры. Если субъект хозяйствования примет к вычету суммы из счета-фактуры, заверенного факсимильным оттиском, налоговая при проверке сочтет это действие неправомерным.

В п. 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем (или ИП) и главным бухгалтером, если бланк оформляется в электронном формате, допускается его визирование при помощи ЭЦП, но нет указаний на возможное использование факсимильной подписи, что делает этот вариант недопустимым. Такая позиция фискальных структур совпадает с мнением Минфина, судебная практика имеет примеры как положительных решений в пользу факсимиле на счетах-фактурах (они основываются на отсутствии прямых законодательных запретов для применения факсимильных штампов), так и отрицательные вердикты.

Договор, подписанный факсимиле, считается действительным, а платежные бланки должны содержать собственноручные подписи. Так, банковские организации не будут проводить платежные поручения, завизированные факсимильным штампом, так как доступ к оттиску может быть получен сторонним лицами без разрешения, а для проведения перевода денежных средств банку необходимо удостовериться в наличии собственного волеизъявления руководителя, что подтверждается подписью.

Штампы подписей не допускаются на налоговых декларациях, счетах-фактурах, других налоговых и финансовых документах. Эта позиция, например, была озвучена не только Минфином, но и рядом судов. Так, Арбитражный суд Поволжского округа в своем постановлении от 20.06.2012 г. № А12-13422/2011 указал не неприемлемость отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных, которые взяты из документов, заверенных факсимиле – факсимильная подпись на документах, по мнению суда, может быть только в сфере гражданских правоотношений. Факсимильная подпись на оправдательных документах служит препятствием для признания расхода по сделке в целях налогообложения.

Читать еще:  Какие льготы положены инвалидам с детства?

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Договоры и акты с факсимильной подписью как доказательство в суде

Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?

Руководитель юридического бюро

Закрывающие документы, которые направляются по электронной почте следует считать электронным образом (сканом), чем документом, подписанным факсимильной подписью, так как вы не всегда можете определить способ его подписания.

Однако, такой документ может являться доказательством принятием работ заказчиком, только в том случае, если электронная почта отправителя указана в вашем договоре или соглашении. В противном случае, идентифицировать отправителя невозможно и документ не будет иметь юридическую силу

Кроме того, договором должно быть предусмотрено условие о электронном документообороте. В некоторых случаях, суд может не принять такой документ в качестве допустимого доказательства

Выдержка из решения суда

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 16.07.2019 по делу №А40-185484/2018

Переписка с ответчиком и фотографии, на которые ссылается истец не подтверждают факта согласования дополнительных работ и их стоимости и не имеют юридической силы в качестве доказательств, так как договором не предусмотрен электронный документооборот между сторонами, возможность согласования дополнительных условий посредством электронной почты, как и предание электронной переписке юридически значимого документа.

Результаты моих судебных дел

перспективы и риски

юрист на заседаниях

ежедневно с 08:00 до 23:00

Правительство Российской Федерации внесло проект изменений в закон “О защите прав потребителей”, которые увеличивают штрафы для предпринимателей и вводят новые обязанности для исполнителей при выполнении работ или оказания услуг, устанавливают минимальный гарантийный срок и многое другое

Факсимильную подпись можно использовать в документообороте компании, но не везде и не всегда. Если же у вас акт подписан только таким способом, то рекомендовано получить документ с настоящей подписью, в противном случае, могут возникнуть проблемы.

Руководитель юридического бюро

Если мы берем отношения двух коммерческих компаний, то использование факсимиле (механического оттиска имитирующего собственноручную подпись) допустимо, если такая возможность предусмотрена в законе или соглашении сторон.

При отсутствии такого условия, документ, подписанный факсимильной подписью, не имеет юридической силы.

Также стоит учитывать последствия отсутствия документа подписанного «живой» подписью. Для некоторых категорий организаций это повлечет налоговые риски

Юрист по налоговому праву

Важно еще понимать, что даже при условии наличия соглашения об использовании факсимиле, необходимо получить оригинал подписанного документа.

Если ваши первичные документы имеют факсимильную подпись, то вы не сможете подтвердить право на вычет по НДС.

Законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.

При этом ранее, судебная практика имела обратную формулировку. Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 года по делу №А48-3632/2010 суд указал, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа – факсимиле.

Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011.

Выдержка из решения суда

Постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.2012 по делу №А12-13422/2011

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с
денежными средствами, подписываются руководителем организации и
главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Читать еще:  Статья 9 ТК РФ и комментарии к ней

Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и
законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности
использования электрофотографического воспроизведения подписи
руководителя с помощью средств механического или иного копирования
при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных
документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что
влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от
установленных правил.

Что такое факсимильная связь (факс)

Действующее законодательство разрешает заключать договор посредством обмена документами по факсимильной связи.

Что это значит? Во многих частных организациях и госучреждениях есть факс – это телефон с функцией отправки документов. Технологии не стоят на месте. Уже появились аппараты, которые передают копию не только на другой факс, но и в память ПК.

Факсимильная связь – это обмен графической информацией через телефонную линию.

Процесс делится на следующие этапы.

  1. Оригинал (любой плоский объект с графикой) загружается в аппарат.
  2. Факс считывает информацию, делит на блоки, сканирует, кодирует и отправляет.
  3. Сигнал поступает на принимающий аппарат, который расшифровывает код и распечатывает копию.

По факсу возможна передача печатных текстов, рукописей, чертежей, рисунков. Дорогостоящие аппараты с высоким разрешением отлично воспроизводят фотографии.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

  • отсутствие руководства либо высокая загруженность;
  • большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Гражданско-правовые сделки

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.

Спорные позиции

Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем.

Законность

Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

Читать еще:  Жалоба на отказ в возбуждении уголовного дела. образец и бланк 2021 года

Юридическая сила

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

На счетах-фактурах и первичной документации

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна. Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса. Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

Решение Высшего суда

Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

Возможные риски

Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

Факсимиле – экономия времени или риск?

Как известно, время – деньги. В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле.

Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector