Образец акта об отсутствии документов вложений в 2021 году

Пересылка почтой различных документов – это общепринятая практика. С целью подтверждения факта наличия в отправлении тех или иных бумаг составляется опись вложения.

С момента составления описи предполагается, что в конверте реально находятся именно те документы, которые фигурируют в описи. То есть если предположить, что конверт, в котором, согласно описи, находится, к примеру, решение суда окажется на самом деле пустым, адресату будет крайне сложно доказать, что он не получал копию решения.

То же самое применимо и к любому другому документу, отсутствующему в почтовом отправлении, будь то распоряжение ИФНС или протокол об административном правонарушении.

Для подтверждения факта неполучения того, что было вложено в конверт или бандероль, составляется акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении полностью или в их части.

Физические лица составляют акт самостоятельно или через своих представителей в присутствии любых свидетелей. Корреспонденцию юридических лиц, как правило, получает и вскрывает конкретный работник с последующей регистрацией письма в журнале входящей корреспонденции.

Соответственно, и акт об отсутствии вложения должен составляться этим работником в присутствии свидетелей-работников организации.

Порядок действий при обнаружении отсутствия вложений в письме

При обнаружении такого факта в почтовом отделении необходимо составить акт в присутствии работников учреждения. Свидетели должны будут расписаться в документе. Один из экземпляров нужно будет оставить в почтовом отделении. Если письмо было доставлено в компанию курьером и конверт был вскрыт при нем, то один экземпляр нужно будет вручить ему.

Чаще всего вскрытие письма происходит уже в организации. В этом случае свидетелями выступят сотрудники компании, присутствовавшие при открытии конверта.

Внимание! Один из экземпляров акта отправляют компании-отправителю.

Как правильно оформить

Унифицированной формы не предусмотрено. Протокол об отсутствии документов в письме готовят на фирменном бланке организации. Вот что указывают в акте:

• составителя (наименование организации, основные реквизиты);
• дату и место составления;
• название документа;
• подробное содержание и отсылки на вложения;
• инициалы и подпись составителя (ответственного сотрудника).

Вот шаблон акта об отсутствии документов в почтовом отправлении.

Акт об утрате документов

_________________________ «___»________ ____ г.

(Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)

в присутствии ____________________________ и _____________________________.

составлен настоящий акт об утрате следующих документов:

(название и реквизиты документа)

(название и реквизиты документа)

(название и реквизиты документа)

Утрата документов обнаружена при следующих обстоятельствах: _______________

Объяснение лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов:

Подписи: _____________________ _____________________

Лицо, ответственное за учет и хранение утраченных документов:

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Отказ в оформлении акта о завершенной перепланировке

Официальных поводов для отказа представителем жилищной инспекции в подписании акта может быть множество:

• неточности в ведении журнала производства;
• несоответствие проведенных работ строительным нормам;
• отсутствие сопроводительных документов (разрешение на перепланировку и проект перепланировки);
• отсутствие актов на скрытые работы или нарушения при их оформлении;
• несоответствия разработанному проекту и т.д.

Все выявленные нарушения указываются в предписании, а также отражаются рекомендации относительно исправления данных нарушений.

Очевидно, что акт при этом НЕ ПОДПИСЫВАЕСЯ, а отправляется в жилищную инспекцию, которая на основании этого документа предъявляет владельцу квартиры предписание на устранение нарушений.

После устранения нарушений собственник может подать еще одну заявку на оформление акта о завершении перепланировки жилого или нежилого помещения.

Документальное оформление результатов проверки

Естественно, факт проверки должен быть зафиксирован документально. В этих целях оформляют приказы, акты, учетные журналы, описи, сличительные документы. Все документы, оформляемые в процессе инвентаризации, должны иметь минимум две копии.

Существует множество унифицированных бланков, используемых для конкретных ситуаций. В них должна указываться такая информация:

• название компании;
• наименование документа;
• описание объектов, подлежащих инвентаризации;
• указание измерительных единиц, стоимости и количества;
• проверяющие, их должности и подписи с расшифровками.

Законодательство не запрещает добавлять в унифицированную форму какие-либо новые пункты, или изменять уже имеющиеся. Однако при этом нужно помнить, перечисленные пункты необходимо оставить без изменения.

Контроль

Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.

Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.

Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.

Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Официальные документы в суд и документы, которые впоследствии могут быть использованы в суде отправляются письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Почта России предлагает отправить множество видов писем: письма первого класса, заказные, с объявленной ценностью…

Для судебных документов используется письмо с объявленной ценностью, уведомлением и описью вложения.

Перед тем как встать в живую очередь для отправки, нужно предварительно заполнить все бланки.

Мы подготовили пример заполнения бланков для отправки письма с апелляционной жалобой в Арбитражный суд от Иванова И. И..

Как заполнить конверт

Если вам повезло и конверты есть в продаже в почтовом отделении, обратите внимание, что нужно купить конверт без марки.

1. Левый верхний угол
   Данные отправителя. В поля вписываются ФИО отправителя или название компании, а также адрес. При желании можно вписать номер мобильного телефона.
2. Правый нижний угол
   Данные получателя. В поля вписываются ФИО получателя и почтовый адрес.
3. Правый верхний угол
   Ценность письма. Цифрами и прописью вписывается ценность письма. Обычно это 1 (один) рубль.

Как заполнить уведомление

На лицевой стороне указываются данные отправителя. Данные человека или организации, которая отправляет письмо.

Как заполнить опись вложения (2 одинаковых экземпляра)

• №
  Номер документа, причем документы разрешается группировать, как на скане
• Наименование предметов
  Название документов с указанием номеров и дат
• Количество предметов
  Количество листов в документе
• Объявленная ценность
  Чаще всего вписывается 1 рубль
• Ощий итог предметов и объявленной ценности
  Общее количество отправляемых листов документов, то есть сумма количества листов, указанных выше. Общая ценность 1 рубль.
• Отправитель
  ФИО или название организации отправителя.
• Подпись
  Подпись отправителя

На 1 конверт заполняется 2 описи. Одна вкладывается в письмо и уходит получателю. Вторая опись сразу возвращается отправителю после заполнения почтовым работником.

Номер почтового идентификатора вписывает работник почты. Именно по нему вы впоследствии сможете отслеживать движение письма.

Объявленная ценность Чаще всего вписывается 1 рубль.