Pravo-76.ru

Юридический журнал
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Журнал учета трудовых книжек правила оформления и образец

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

  • Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
  • Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021
  • Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021
  • Итоги

Предыстория изменения трудовых книжек

Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) поставило работников перед выбором: перейти на электронную версию документа или сохранить бумажную. Свое решение сотрудники обязаны были сообщить руководству до конца 2020 года (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Проект данного приказа сопровождался пояснительной запиской, отражающей неготовность граждан расстаться с бумажной трудовой книжкой (ТК). По данным ПФР на 29.12.2020:

  • зарегистрировано застрахованных лиц по РФ — более 58 млн человек;
  • из них согласились перейти на ЭТК — лишь 5 млн человек;
  • пожелали сохранить бумажный вариант документа — 35 млн человек.

Об электронных трудовых книжках в 2021 году читайте статью.

Правила ведения и заполнения журнала

Журнал должен быть пронумерован постранично, прошнурован, удостоверен подписью руководителя, скреплен сургучной печатью или опломбирован.

При отсутствии возможности поставить сургучную пломбу, в организациях пломбировка происходит таким образом: с обратной стороны на концы шнура, которым она прошита, наклеивается листок с записью «Прошито и пронумеровано (количество) листов. Дата», поверх записи ставится печать.

Требования к оформлению

Во внутренних полях указывается: порядковый номер записи, серию и номер трудовой книжки или вкладыша, Ф. И. О. работника и наименование его должности согласно штатному расписанию, место работы с указанием структурного подразделения, дату и номер приказа.

Следующие графы страницы содержат данные ответственного за ведение журнала, который принял ТК от работника или завёл для него новую, сведения о сумме, полученные за заполнение (поле заполняется, когда используется новый бланк), дату выдачи на руки и подпись того, кому выдана.

Читать еще:  Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск образец и бланк nalognalogru

Даты указываются цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например, если оформление нового сотрудника и дата приёма трудовой 20.10.2018, то верное внесение — 20.10.2018, варианты «20 октября» или «20.10.18» будут ошибочными.

СОВЕТ! Если при ведении журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей допущены неточности, кадровому работнику следует произвести корректировку по тем же правилам, которые установлены для исправлений в ТК (письмо Министерства труда от 18.08.2017 № 14-2/В-761).

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Порядок заполнения

Все операции поступления и выбытия в Журнале оформляются непосредственно в день совершения данных операций и обязательно на основании первичных документов:

  1. подтверждением прихода трудовых книжек могут служить товарный чек, накладная, и иные документы;
  2. для подтверждения выбытия трудовых книжек могут использоваться только два документа: письменное заявление кадрового работника, который работает с трудовыми книжками, об их выдаче; и акт, который составляется на уничтожение испорченных бланков.

В Журнале учет ведется сразу по нескольким показателям в количественном и в стоимостном выражении, в рублевом эквиваленте, и обязательно отдельно по вкладышам и по трудовым книжкам:

  • по серии и номеру бланков;
  • по дате их поступления и выбытия;
  • по лицам, получившим бланки или от которых они поступили на предприятие.

При этом общая стоимость бланков в Журнал проставляется с НДС или без НДС в зависимости от налогового режима, который применяет предприятие – работодатель.

Что касается допущения ошибок в этом регистре и порядка их исправления, то не существует на эту тему нормативных предписаний. А есть лишь рекомендации специалистов.

Поэтому, если обнаружена ошибка в Журнале, следует:

  • внести дополнительную запись в обычной строке, указав в ней «Запись под №___ считать недействительной»; поставить рядом с ней подпись лица, вносящего корректировку, и ее дату;
  • а ниже – проставить правильную запись с указанием «Запись под №___ считать действительной», подпись исправляющего запись лица и дату исправления.
Читать еще:  Доплата за увеличение объема работ и надбавка за интенсивность

Кстати, исправления в Журнал могут вносить только ответственные за его ведение лица.

Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек

Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников. Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия. В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.

Прежде чем приступить к выполнению своих должностных обязанностей, ответственный за ведение журнала учета трудовых книжек должен:

  • принять по акту имеющиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников;
  • принять по акту бланки трудовых книжек и приложения к ним;
  • удостовериться в правильности ведения журнала учета.

Что представляет собой документ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это своеобразный регистр, основным предназначением которого является накопление сведений о передаче ТК от работников работодателю с последующим их возвращением законным владельцам.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

Для чего нужна книга

Документ требуется для фиксации фактов:

Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

Читать еще:  Как написать заявление на уход с работы раньше времени

Скачать для просмотра и печати:

Кто ведет книгу

Полномочиями на ведение журнала, как правило, наделяются:

  • сотрудники кадрового отдела;
  • бухгалтеры;
  • менеджеры по персоналу.

Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств.

Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.

Замена ответственного лица

При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов. В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

Уполномоченного сотрудника в обязательном порядке знакомят с ответственностью, которая наступает вследствие нарушения правил ведения документов строгой отчетности, в число которых входит книга учета.

Основные аспекты ответственности

Внесение сведений в журнал учёта не требует познаний в трудовом законодательстве. Однако ознакомиться с инструкцией заполнения журнала всё же стоит.

Самое главное – чётко следовать установленным правилам:

  • обязательная регистрация всех новых трудовых книжек;
  • чётко фиксировать дату становления;
  • указывать занимаемую должность в соответствии со штатными указаниями;
  • регистрация полной расшифровки инициалов работника, без сокращений.

Книга ведётся как руководителями крупных организаций, так и частными предпринимателями. Сведения о поступлении на работу и увольнении с места трудовой деятельности фиксируются единым документом по принятому образцу.

Журнал – обязательный документ, его отсутствие – нарушение, которое грозит штрафами и административной ответственностью. Организация может выплатить штраф до 50 000 рублей за отсутствие требуемой документации.

Учёт трудовой деятельности каждого гражданина предусмотрен трудовым законодательством страны. Ведение документации основывается на Трудовом кодексе, имеет общие характеристики, основные требования к оформлению.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector