Pravo-76.ru

Юридический журнал
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Требования к помещению архива Основные правила работы архивов организаций

Пожарная безопасность в помещениях архивов

Обеспечение мероприятий схоже с комплексом требований и правил, направленных на соблюдение пожарной безопасности в библиотеках и книгохранилищах, но имеет свои особенности как на уровне нормативной документации, так и на практике.

У зданий, помещений архивного хранения документов, согласно таблице 1 СП 12.13130.2009 и статьи 32 ФЗ 123, категория по взрывопожарной опасности – В, класс пожарной опасности по функциональному назначению – Ф 5.2; а библиотеки, книгохранилища относятся к Ф 2.1.

В свою очередь, СП 5.13130.2009 в приложении Б относит архивы и библиотеки с книгохранилищами к одной – 1 группе помещений по опасности развития возгорания, учитывая их функциональное назначение, высокую пожарную нагрузку сгораемых материалов.

В каких помещениях не допускается хранить документацию?

Не допускается хранить документацию в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых предприятиями общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

Какие помещения могут являться помещениями основного назначения архива

  • помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
  • помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
  • рабочие комнаты сотрудников архива.

Какие документы сдаются в архив

Перед тем как говорить об основных правилах, нужно разобраться, какие документы хранятся в архиве организации. Согласно приказу Росархива от 20.12.2019 №236, который утверждает перечень обязательных к архивации бумаг с соответствующими сроками хранения, условно всю документацию можно разделить на три основные группы и одну дополнительную:

Временные — это документы со сроком архивации, не превышающим 10 лет. К ним относятся:

  • все, что связано с приказами и поручениями: документы по выполнению, справки, отчеты, проекты, сами оригиналы приказов;
  • переписки, связанные с реализацией решений, принятых в результате переговоров и конференций;
  • документы, связанные с разработкой и введением регламентов;
  • переписки, связанные с реорганизацией компании.

Долговременные — эти документы согласно правилам архивации должны храниться организацией дольше 10 лет. Они включают:

  • приказы, связанные с кадровым составом предприятия: информация о приемах на работу, прохождении работниками специализированных курсов по повышению квалификации, результаты аттестаций, штатно-списочные составы сотрудников и т.д.;
  • документы о начале или прекращении деятельности юридического лица, его сертификации;
  • бумаги, связанные с защитой информации компании, резервным копированием;
  • технико-экономический паспорт организации.

Постоянные — такие бумаги находятся в архиве все время существования юридического лица. Среди них:

  • номенклатуры должностей и дел; опись дел;
  • годовые отчеты, планы, бухгалтерские балансы и налоговые выписки;
  • уставная документация;
  • журналы регистрации приказов по основной деятельности; оригиналы этих приказов;
  • сертификаты ключей проверки электронных подписей;
  • паспорта сделок;
  • каталоги продукции, товаров и услуг, предоставляемых компанией, с ценами; прайс-листы;
  • акты об утрате и уничтожении дел.
Читать еще:  Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами nalognalogru

Бумаги с пометкой “до минования надобности”. Их хранят до тех пор, пока они несут практическое значение, а по прошествии этого периода уничтожают сразу или спустя какое-то не очень длительное время, обычно до 1 года.

Более подробно все сроки, установленные законодательством, рассмотрены в уже упоминавшемся приказе Росархива от 20.12.2019 №236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”. Начать ведение архива документов в организации стоит с изучения этого законодательного акта.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

  1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
  2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
  3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
  4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Читать еще:  Сколько платят на бирже труда детям сиротам 2021

Организация работы ведомственного архива

Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля, если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.

Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива

Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.

В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.

Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.

Учетные документы архива организации

Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.

Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.

Состав документов архива организации

В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:

  • постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
  • по личному составу,
  • временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
  • временного хранения ( 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку). Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.

Составьте график приема дел в архив организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.

Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).

Организация использования документов ведомственного архива

Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней. Существует специальная форма – книга выдачи дел из хранилища, где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела. При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться карта-заместитель, в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.

Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.

И последнее

Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:

  • проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
  • оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
  • участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.

В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.

Я надеюсь, что данная статья была вам полезна. Удачи в работе!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector