Работа с первичными документами Таксировка и контировка документов

Обработка первичной документации: требования, пример. Первичная бухгалтерская документация

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое — первичная документация в бухгалтерии — и как осуществляется ее обработка.

Откуда берется первичка

Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.

Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.

• Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
• Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.

Три этапа прохождения документации:

1. Заведение первичной документации.
2. Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
3. Подготовка отчетности по данным учетных регистров.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг);
• счет-фактура.

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Вывод: договор нужен для сделок, по которым не выдается кассовый чек. Проследите за всеми условиями: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки, права и обязанности сторон, НДС, если есть.

Счет на оплату

Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Вывод: счет — это фиксация цены и иногда срока оплаты. У него нет строгой формы, можно вводить свою. Подпись и печать на счете не обязательны, но помогают избежать лишних вопросов.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Вывод: платежные документы нужны для подтверждения факта оплаты, их важно сохранять.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре. Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, ставит в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Вывод: товарная накладная оформляется в двух экземплярах, закрепляется подписью ответственного лица и печатью обеих сторон. Товарный чек выдают покупателю в единственном экземпляре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Вывод: акт аналогичен накладной, но касается работ или услуг, его оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны и заверяют подписями и печатями сторон.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Вывод: счет-фактура нужен для контроля за движением НДС, его оформляют в пару к накладной или акту. Иногда такая пара заменяется универсальным передаточным документом — УПД.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Что такое таксировка?

Под таксировкой понимается определение стоимости проведенных операций, если в документах (например, актах, накладных) указано только количество товаров или услуг. Она предполагает следующий алгоритм действий:

• натуральные значения вносятся в учетную программу (например, 1С);
• она автоматически находит их стоимость;
• программа проводит простые вычисления: умножает количество на цену и показывает бухгалтеру итог.

Таксировка применяется для документов, где указаны исключительно натуральные показатели. Например, это путевые листы, где указывается время отправки и возвращения, перечень объектов, куда заезжал автомобиль. На основании указанных данных бухгалтер определяет расход бензина, начисляет заработную плату водителю.

Другой пример документов, подлежащих таксировке, – акты на ликвидацию оборудования организации, акты о поступлении продукции от собственного производства. Они содержат только натуральные значения, задача бухгалтера – проставить стоимость исходя из цен, указанных в учетной программе.

Приемка проверка и бухгалтерская обработка документов – это важный этап работы предприятия, спасающий его от ошибок и проблем с контролирующими органами. Эта функция может быть поручена имеющимся специалистам или новой штатной единице, принятой специально для контроля «первички» – бухгалтеру или оператору.

Основы документооборота

Соглашение об использовании материалов сайта

Просим использовать работы, опубликованные на сайте, исключительно в личных целях. Публикация материалов на других сайтах запрещена.
Данная работа (и все другие) доступна для скачивания совершенно бесплатно. Мысленно можете поблагодарить ее автора и коллектив сайта.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.

презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015

Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016

Первичные учетные документы и их назначение. Классификация первичных документов. Осуществление контроля и упорядочение обработки данных о хозяйственных операциях, графики документооборота. Сохранность первичных учетных документов на предприятии.

контрольная работа [64,3 K], добавлен 14.01.2014

Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012

Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.

курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014

Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.

курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015

Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО «Райживсоюз». Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.

курсовая работа [52,0 K], добавлен 23.11.2014

Признаки фальсификации документа

Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:

• Очевидные орфографические и математические ошибки;
• Заметное механическое воздействие. Например, стирание текста ластиком или умышленное «состаривание» бумаги;
• Дописывание части текста другими чернилами или почерком;
• Отличия между листами документа (их цвет, состояние, качество бумаги);
• Наличие записей, сделанных карандашом или чернилами другого цвета.

Наличие этих признаков не говорит о том, что документ подделан или в него внесены недостоверные сведения. Однако они вызывают повышенный интерес при проверках налоговых служб и других контролирующих органов. Поэтому подобных ситуаций рекомендуется избегать. Особенно в том случае, если они касаются налога на добавленную стоимость.

Оформление первичных документов в 1С бухгалтерия 8.3

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Оформление первичных документов в 1С бухгалтерия 8.3

Процедура формирования первичного учётного документа в программе 1С бухгалтерия не представляет трудности. Для того, чтобы это сделать требуется, перейдя по иконке Печать, открыть документы, предусмотренные программой. Формат некоторых документов предполагает возможность использования нескольких конфигураций для печати на бумажном носителе. Выбрать, необходимый на данный момент документ, можно из выпадающего списка.

К примеру, при необходимости, конфигурация документа – Товарная накладная (ТОРГ-12), выбирается из списка в подразделе Реализация товаров.

Программой 1С бухгалтерия 8.3, предусматривается указание обязательных реквизитов, заполняющихся в автоматическом режиме из встроенных справочников.

Сведения из регистров и справочников, попадающие в форму первичного документа, берутся в следующих источниках:

• информация о юридическом лице, формирующем документ, находится в справочнике Организации;

• сведения о контрагентах извлекаются из справочника с соответствующим наименованием;

• информация о должностных и уполномоченных подписывать документы лицах, передаётся из регистра сведений, с помощью раздела Подписи либо Реквизиты продавца и покупателя. Все требующиеся данные, программа 1С бухгалтерия, выставляет автоматически после перехода по ссылкам или выпадающим окнам.

В документации, содержащей операции по реализации товаров, в случае надобности можно указывать сведения об отправителе и получателе груза, а также адрес, по которому должна быть осуществлена поставка.

Кроме того, перейдя в данном разделе в подраздел Подписи, можно указать конкретное должностное лицо, которое удостоверит документ.

Подробности по процедуре заполнения списка оснований, дающих право на подписание документов в программе 1С бухгалтерия, ранее указаны в блоге бухгалтера на нашем сайте.

Документация по реализации услуг

Список лиц уполномоченных подписывать данный документ, находится в разделе – Реквизиты продавца и покупателя.