Pravo-76.ru

Юридический журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Проверенный бизнес Какие сроки хранения документов по охране труда?

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Где хранить документы по охране труда

Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.

Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.

Помещения предстоит обеспечить:

  • средствами пожаротушения;
  • охранной и противопожарной сигнализацией;
  • специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.

Тонкости архивного хранения документов по охране труда

В статье расскажем, сколько хранятся документы по охране труда, кто отвечает за их сохранность, каковы условия хранения и каким образом документы готовят к длительному хранению.

Сколько хранятся документы по охране труда

К документам по охране труда относятся:

  • приказы и распоряжения по вопросам ОТ,
  • инструкции и программы обучения по ОТ,
  • протоколы проверки знаний,
  • предписания специалистов и проверяющих органов,
  • журналы проведения инструктажей,
  • документы о проведении СОУТ,
  • перечни профессий с вредными условиями труда и т.д.

Таблица. Сроки архивного хранения документов по охране труда (извлечение)

— Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ;

— Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций;

— Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда;

— Протоколы результатов обучения по охране труда;

— Журнал профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда;

— Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям;

— Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий;

— Журнал инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

— Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда;

— Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний;

— Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования);

— Документы (порядки, рекомендации) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников;

— Гигиенические требования к условиям труда инвалидов (по месту утверждения);

Читать еще:  Работа комплектовщик изделий и инструмента Должностная инструкция комплектовщика

Как вы видите, в Перечне нет точных названий документов. Сроки хранения определяются по содержанию документа: о чем он, какие вопросы решает или регламентирует. Конечно, в вашей организации могут быть далеко не все документы, упомянутые в Перечне.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранятся столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации или закрытия ИП. Если компания реорганизуется, то архив документов передается на хранение организации-преемнику. Но даже если организация ликвидируется, то документы не уничтожаются автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения.

Срок хранения начинаем отсчитывать со следующего календарного года после оформления последнего документа в деле или внесения последней записи в журнал.

Считаем вместе:

  • Последняя запись в журнале регистрации инструктажа сделана 11.10.2020. Срок хранения журнала (45 лет) начнется с января 2021 года, а закончится 31 декабря 2065 года.

Кто отвечает за сохранность документов

Все документы, которые подлежат хранению, в течение первых трех лет остаются в том структурном подразделении, где были созданы. Они составляют оперативный архив, к которому приходится обращаться в процессе деятельности. Оперативный архив находится по месту создания документов. Чаще всего документы распределяются между специалистом по ОТ и иными должностными лицами следующим образом:

В некоторых организациях документы по охране труда после исполнения (или полного заполнения) возвращаются специалисту по ОТ. Таким образом, за сохранность документов в период текущего хранения в этих организациях отвечает специалист по ОТ. После передачи дел в архив ответственность за сохранность документов переходит к работникам архива.

Отсутствие архивных документов по охране труда может дорого стоить компании. Например, при проведении проверки у работодателя были запрошены документы, подтверждающие проведение предварительного и периодических медицинских осмотров. Медзаключения нескольких работников не были найдены. Инспектор ГИТ посчитал, что осмотры не проводились. Компания была оштрафована на сумму 130 000 рублей (пункт 3 ст. 5.27.1 КоАП).

Чтобы документы не терялись, специалисту по ОТ важно выдавать документы другим должностным лицам под расписку и контролировать их возврат.

Условия хранения документов

Подробные требования к оснащению архивов перечислены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утв. приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526.

В этих Правилах подробно описаны и световой режим (хранить в темноте), и температурно-влажностный режим (хорошая вентиляция, низкая влажность, температура 12-16 градусов), и противопожарный режим (наличие огнетушителя, отсутствие пожароопасных приспособлений и приборов), и охранный режим (исключение появления пыли, плесени, насекомых, грызунов). Нельзя, чтобы архивные документы хранились в подвалах или чердаках, а также в помещениях, где осуществляется производство, и в лабораториях. Причем, условия хранения документов на бумажных и электронных носителях будут отличаться.

Конечно, не у всех компаний есть возможность выделить целую комнату для архива. Но закон этого и не требует. Достаточно поставить запирающийся несгораемый шкаф (или сейф), в котором будут храниться документы прошлых лет. При этом, помещение с архивом должно охраняться, чтобы документы не украли. Если в компании нет условий для полноценного архивного хранения документов по охране труда, руководитель компании может заключить договор хранения с коммерческим архивом.

Как оформить документы для хранения

Пункт 4.20 Правил устанавливает, что документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Рекомендаций по какому-либо иному разделению, в том числе тематическому, нормативные акты не содержат. Поэтому все документы по охране труда компании можно сгруппировать по своему усмотрению, как удобно, но с условием: в одно дело не должны помещаться документы с разным сроком хранения.

Дела (папки с документами) нужно озаглавить, пронумеровать, указать срок хранения. Поскольку дела располагаются на полках вертикально, то для удобства поиска на корешках папок можно продублировать информацию.

Временное хранение

Сначала нужно разделить все документы по охране труда, которые подлежат хранению, по папкам (делам) в зависимости от их тематики и сроков хранения. Временным считается хранение до 10 лет. Документы временного хранения остаются в подразделениях или у специалиста по ОТ, в архив организации не передаются. Документы временного срока хранения особенно не готовят: листы не нумеруют, опись документов внутри дела не делают, металлические крепления не снимают – оставляют дела как есть, в скоросшивателях или папках.

Читать еще:  Экологические профессии учеба и карьера в сфере устойчивого развития

Когда срок временного хранения истечет, составляют Акт выделения дел к уничтожению. После подписания Акта документы уничтожают тем способом, который указан в Акте (сжигание, разрезание в шредере).

Постоянное хранение

Для длительного хранения документы нужно специальным образом подготовить: провести экспертизу ценности и заново оформить дело, соблюдая некоторые правила.

Экспертиза ценности. За таким серьезным названием скрывается, на самом деле, очень простая процедура. Нужно взять папку с документами и внимательно просмотреть каждый документ. Проверяем наличие главных реквизитов документа, таких как: дата, место составления, регистрационный номер, подписи руководителя и работника. Если приказ утверждает или вводит в действие какие-либо документы, то эти документы в виде приложений должны храниться вместе с приказом.

Убираем лишние, черновые экземпляры и документы, попавшие в дело по ошибке (т.е. по своему содержанию не соответствуют заголовку дела). Вот, собственно и всё, что нужно сделать, проводя экспертизу ценности.

Архивное оформление дела. Оформление предусматривает следующие действия:

  1. Вынуть документы из папки-скоросшивателя, убрать все скрепки и скобы. В делах не должно быть никаких металлических частей.
  2. Переложить документы в прямом хронологическом порядке: сверху январь — внизу декабрь. Каждый лист (не документ!) нужно пронумеровать. Номер ставится в верхнем правом углу черным графическим карандашом на свободном от текста месте. Если Вы ошиблись, нумеруя листы, можно проставить литерные номера (например: 15, 15а, 15б, 16, 17 и т. д.) или пропустить номер листа в деле. Все эти особенности — наличие литерных и пропущенных номеров — указываются в листе – заверителе.
  3. Составить лист-заверитель и положить его снизу, под последний документ. Составить в двух экземплярах внутреннюю опись документов, листы которой тоже нумеруются, но отдельно от документов дела. Один экземпляр описи положите сверху, на первый документ. Второй останется у вас для учета. Формы листа-заверителя, описи документов и другие архивные формы утверждены Росархивом вместе с Правилами.
  4. Подшить или переплести всю получившуюся стопку. Переплетная машинка есть не у всех, поэтому на практике поступают следующим образом: сверху и снизу подкладывают картонные листы и сшивают всё вместе толстой иглой в четыре прокола. Если некоторые документы после прошивки выпадают (не захвачены переплетом, не прошиты), нужно всю подшивку распустить и подшить заново. Приклеивать или иным образом прикреплять документы к уже прошитому делу нельзя. Поскольку переплет получился непрочный, дело помещают в архивную коробку (бокс).
  5. Оформить обложку дела. Обложку полагается оформлять светостойкими чернилами, разборчивым почерком, исправлять нельзя. Но на практике часто обложку просто набирают на компьютере, распечатывают и приклеивают на картон.

Разделение на тома. Если дело содержит свыше 250 листов, или толщина его получается больше 4 см (что бывает редко), то дело нужно разделить на тома. Причем, в первый том подшивают 250 листов, а во второй – оставшиеся листы, даже если их осталось всего три. Если дело состоит из нескольких томов, на обложке дела нужно проставить и номер тома. Листы дел в каждом томе имеют свою собственную нумерацию. Для каждого тома оформляется внутренняя опись, лист-заверитель и обложка.

Документы по охране труда. Советы Эксперта.

И напоследок немного советов:

  1. Храните документы, даже через 75 лет они могут потребоваться.
  2. Документы можно хранить не зависимо от формы их существования — бумажной или электронной.
  3. Хранение в электронном виде должно осуществляться в соответствии с Федеральным законом «об электронной подписи» и обязательно с применением цифровой подписи.
  4. Документ должен быть в бумажном виде, только если не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе.

Сроку хранения журналов по вводному инструктажу по

Источник: otd-lab.ruПечатьОтправить на почту Каким документом определяется срок хранения журналов инструктажей, протоколы проверки знаний и т.д. и т.п. Форумы: leka416→Втр, 2011-11-15 11:12 #1 В соответствии с разделом 7.3. «Документы по охране труда» Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558″Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»:-журналы инструктажей — срок хранения 10 лет,-журналы проведения аттестации по ТБ — 5 лет,-протоколы аттестации по ТБ — 5 лети т.д. Воронов Владими…→Втр, 2015-04-28 13:29 #2 Я не нахожу в приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010г. № 558 сроки хранения приказов по охране труда.

Читать еще:  Установлена продолжительность отпусков педагогическим и руководящим работникам образовательных организаций

Журнал регистрации вводного инструмента – документ, благодаря которому подтверждается факт ознакомления сотрудника с функционирующими в организации правилами охраны и безопасного труда.

Если на производстве происходит несчастный случай в 2021 году, при проведении расследования первое, что сверяют – наличие подписи работника в журнале. Вот почему важно знать, сколько времени необходимо хранить документ.

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Какими документами оформляются результаты аттестации рабочих мест?

В соответствии с порядком, регулирующим проведение АРМ, Приказом Минздравсоцразвития РФ № 342н от 26 апреля 2011 года (Приказ, – ред.), результаты проведенных работ оформляются в виде пакета документов, который является фактическим подтверждением условий труда в организации.

В соответствии с пунктом 44 Приказа, результат утверждается отчетом об аттестации и содержит следующие документы:

  • приказ о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда на предприятии;
  • график проведения работ по аттестации;
  • перечень рабочих мест;
  • карты аттестации рабочих мест (Карта, – ред.);
  • сводная ведомость результатов АРМ;
  • сводная таблица классов условий труда;
  • план мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда;
  • сведения об аттестующей организации;
  • протокол заседания аттестационной комиссии по результатам АРМ по условиям труда;
  • заключение по итогам государственной экспертизы условий труда (при наличии);
  • предписания должностных лиц о выявленных нарушениях (при наличии), итоговый протокол заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации;
  • приказ о завершении аттестации и утверждение отчета.

Документы готовит аттестационная комиссия, после чего направляет их для ознакомления работодателю. Он же, в свою очередь, должен ознакомиться с ними в течение 10 рабочих дней, ознакомить, при согласии с отчетом, работников с картой АРМ, где содержится информация об условиях труда на их рабочих местах, о положенных компенсациях и льготах (если они установлены в ходе проверки). После этого, работодатель издает приказ о завершении аттестации в организации и направляет сводную ведомость результатов АРМ и сведения об аттестующей организации в государственную инспекцию по труду (ГИТ, – ред.) в течение 10 календарных дней с момента издания приказа.

В течение последующих пяти лет с момента завершения аттестации пакет документов может запрашиваться госорганами для проверки условий труда, при возникновении несчастных случаев, спорных ситуаций с работниками.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector