Pravo-76.ru

Юридический журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создавать HRотчеты которые будут полезны руководству компании?

Как делать красивые и понятные клиентам отчеты

Валентина Евтюхина, специалист по digital-коммуникациям City Life и автор Телеграм-канала Digital Eva, написала для блога Нетологии колонку о том, как правильно оформить отчет, чтобы тот был без проблем понятен клиенту.

С регулярными отчетами для клиентов знакомы специалисты на фрилансе и в агентствах — если вы работаете над проектом клиента или занимаетесь маркетингом внутри компании, отчеты — неотъемлемая часть операционных дел.

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Читайте в статье:

  • Отчет менеджера продаж: план оплат на неделю
  • Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня
  • Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра
  • Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу
  • Отчет менеджера продаж: пайплайн
  • Отчет менеджера продаж: собрания и совещания

Отчет менеджера продаж: план оплат на неделю

Первый отчет, который необходимо заполнять – «план оплат на неделю». Так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок, необходимо сразу научиться контролировать работу именно в этом разрезе.

► 1. Сформируйте в CRM такую форму

► 2. Обеспечьте регулярность процесса, при котором менеджеры еженедельно заполняют данный отчет в CRM. Лучше всего, если они будут делать это в конце недельного цикла, когда уже есть определенные наработки и «обещания» со стороны клиентов.

► 3. Выгружайте изображенную выше форму из системы и обсуждайте ее на еженедельном совещании, например, утром в понедельник. Так вы «прилюдно» подтвердите планы каждого менеджера, чем многократно повысить шансы на их выполнение.

Самый главный пункт в приведенной таблице «Когда оплатит» является ключевым в форме. Его заполнение стимулирует продавцов быть ответственными и делать все для того, чтобы успеть в срок.

Важно понимать, одна «плохая» неделя работы – и вот уже бизнес сталкивается с недополученной прибылью, кассовыми разрывами и проблемами с кредиторами. «План оплат на неделю», в том числе, косвенно влияет на предотвращение подобных ситуаций.

Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня

Отчет «факт оплат за прошедший день» по большей части выполняет информационную функцию. Благодаря ему руководитель отслеживает ситуацию на ежедневной основе.

Обратите внимание, что в столбце «Статус оплаты» можно указывать следующее:

  • оплачено;
  • частично оплачено;
  • счет на оплате.

Главная особенность данного отчета менеджера состоит в том, что он заполняется несколько раз в день. Руководитель назначает реперные точки для внутридневного контроля исполнения плана. Отслеживать оплаты на основе заполнения «факта оплат на сегодня» вы можете 2-3 раза в день. Например, в 12:00, 16:00 и 18:00. Такой почасовой мониторинг не только дает понимание ситуации, но и стимулирует продавцов.

Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра

Отчет менеджера «план оплат на завтра» представляет собой детализацию прогноза на неделю, но только с возможностью ежедневного контроля.

Эта форма заполняется один раз в конце рабочего дня, который предшествует плановому. В конце истекшего дня он исследуется с руководителем и соотносится с «планом оплат на неделю».

Такой анализ позволяет достичь необходимой оперативности в действиях начальника отдела, который на его основании может вовремя скорректировать стратегию продавца.

Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу

Существует еще одна базовая форма отчета — сводный отчет по типу «доска», на которой динамическим образом изменяются и отображаются показатели выполнения плана по каждому сотруднику отдела. Ее основное назначение – информационно-демонстрационное.

В таком виде она может быть представлена на большом мониторе, либо расчерчена вручную на обычной доске. «Доска» должна автоматически заполняться в CRM, в которой отражены все необходимые показатели по каждому продавцу.

Обратите особое внимание на второй столбец слева «% выполнения плана на текущий день». Он требует дополнительных разъяснений. Это не фактический процент, отражающий насколько выполнен месячный план. На самом деле данный показатель свидетельствует о «скорости» его выполнения. То есть насколько бы был выполнен план каждым из сотрудников, если он продолжит прилагать те же усилия, что и на текущий момент.

Рассчитывается «% выполнения плана на текущий день» по формуле:

Факт на текущий момент : (План на месяц : общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100

Таким образом, если результат по данному отчету менеджера продаж меньше 100%, то это означает, что он не успевает выполнить план при имеющемся количестве совершаемых усилий и используемых им стратегий.

«Доска» в основном направлена на то, чтобы оказывать психологическое воздействие на продавцов с целью подтолкнуть их к более активным, но в то же время разумным шагам по исправлению ситуации.

Отчет менеджера продаж: пайплайн

Пайплайн – термин, пришедший к нам из западной практики продаж. Он характеризует и детализирует состояние всех сделок, которые находятся на разных стадиях в «портфеле» сотрудника. Работа с пайплайн — это постоянный процесс взаимодействия руководителя с каждым из сотрудников по поводу решений, которые в итоге приведут к оплате.

Читать еще:  Идеальный сотрудник коллцентра кто он и как его искать

Для эффективного взаимодействия такого рода необходимы 2 условия:

  1. Все работа и отчеты менеджеров по продажам осуществляются через CRM
  2. Руководитель ранжирует сделки в CRM с помощью фильтров и выгружает следующую форму.

Ключевые показатели для закрытия сделки в этой таблице – «этап сделки» и «вероятность». Причем они коррелируют друг с другом.

Изначально шкала вероятности настраивается в зависимости от этапа, на котором в данный момент находится сделка. Степени этой вероятности подбираются на основании сформировавшейся индивидуальной практики бизнеса. Они также зависят от отрасли и уровня лица, с которым взаимодействует продавец: менеджер среднего звена, начальник отдела или директор. Приведем реальный пример такой шкалы.

  • Отправлено коммерческое предложение — вероятность оплаты до 50%
  • Отправили договор — 50−70%
  • Договор подписан — 70−90%
  • Выставлен счет — 90−100%

Пайплайн и результаты в отчетах каждого менеджера – вещи вполне управляемые. Нужно всего лишь руководствоваться 4 принципами.

► 1. Общее состояние портфеля каждого продавца отслеживается на регулярной, иногда ежедневной основе. Особенно важно это делать с новичками и сотрудниками, пребывающими в профессиональной «депрессии». Для того, чтобы изменить состояние пайплайн того или иного продавца, контролируйте его по упомянутым реперным точкам внутри дня.

► 2. Нельзя допускать, чтобы пайплайн «засорялся» или наоборот был слишком «пустым». Контролируйте по отчетам менеджеров процесс закрытия сделок в срок. И вовремя пополняйте персональную воронку сотрудника задачами по новым сделкам. В идеале «наполнение» должно происходить автоматически по мере отработки старых заданий с учетом показателя средней длины сделки. Таким образом, можно достичь необходимого баланса.

► 3. Работа с пайплайн должна быть настроена с возможностью контроля среднего чека. Если этот показатель не достигает нужного уровня, который установлен в регламентах по бизнес процессам, то необходимо назначать дополнительные встречи с персоналом и проводить тренинги по проблемным этапам.

► 4. Не следует забывать, что объем выручки зависит не только от усилий продавцов, но и маркетинговой поддержки. Каждый этап сделки должен включать в себя элемент, который будет буквально подталкивать покупателя к оплате. Так, вместе с коммерческим предложением может быть отправлен подарок в виде обучающей электронной книги с полезной информацией. Чтобы оплата произошла быстрее, можно предоставить ограниченную во времени возможность дополнительных бонусов по договору.

Отчет менеджера продаж: собрания и совещания

Кроме системы отчетности, контролировать менеджеров необходимо с помощью собраний и совещаний. Обязательно внедрите эту систему, чтобы улучшить результат.

Проводите 1 раз в неделю большое совещание. В начале рабочей недели утром обсуждайте результаты минувшей недели, ставьте планы на текущую, а также коротко разбирайте сложные ситуации, которые произошли.

Ежедневное утреннее совещание конкретизирует план на текущий день, фиксирует результаты за вчера. В еженедельных и ежедневных собраниях участвует весь отдел продаж.

Кроме того, в течение дня по реперным точкам необходимо проводить летучки. Здесь можно использовать выборочный подход, чтобы разбирать текущую ситуацию конкретного менеджера.

В систему отчетности можно подключить мессенджеры. Через этот канал связи можно получать быструю связь, контролировать рабочую дисциплину.

Мы рассмотрели 5 составляющих эффективной работы с отчетами менеджеров. Она включает в себя настройку целой системы, которая будет вовремя сигнализировать о состоянии каждой сделки в отдельности.

Форма отчетности для отдела продаж

Простейшая форма отчетности, которую используют компании — менеджеры заполняют таблицы Excel. Файл обычно хранится в папке в «облаке», чтобы руководитель мог в любой момент получить доступ к актуальной информации.

Есть аналог программы от Google — онлайн-таблицы. Достаточно один раз создать таблицу и открыть доступ к ней по уникальной ссылке — и информацию можно посмотреть с любого устройства.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

В таблицах сотрудники вручную записывают все данные по своей работе: количество клиентов, суммы, количество звонков и других действий. На отдельных листах с помощью формул и графиков формируется отчетность с нужными руководителю метриками.

Чтобы упростить процессы, можно использовать Pipeline. Это особая методология отчетов, основанная на воронке продаж. Обычно ее делают на внедренной в отдел продаж CRM, но можно использовать и Excel. Это чуть сложнее, чем просто список с цифрами, но зато в нем больше данных, эффективнее аналитика и можно отследить продуктивность как сотрудника, так и отдела в целом.

Чтобы отчет заработал, всю систему работы менеджера раскладывают на этапы. Получается условная дорожная карта, через которую проходят клиент и продавцы. Например, первый созвон, подготовка коммерческого предложения, второй созвон, встреча, подготовка договора и его подписание.

Пайплайн продаж показывает, сколько у менеджера сделок, на каких этапах каждая из них, совокупное количество сделок на каждом этапе, конверсию прохождения клиентов по этапам. Отчет может подсказать, что менеджер на прошлой неделе закрыл 100 сделок, созвонился с 500 покупателями, подготовил 10 коммерческих предложений. Сразу появляется повод насторожиться — почему так мало предложений.

Читать еще:  Статья 48 ТК РФ Трудового кодекса РФ Действие соглашения

Выбирайте форму отчетности для отдела в зависимости от специфики бизнеса. Например, если у вас небольшая компания с парой сотрудников и несколько продаж в неделю, можно просто забивать данные в Excel и с помощью формул вычислять нужные показатели.

Когда бизнес растет и таблички становятся неудобными и большими, стоит внедрить CRM. Так руководитель не упустит важных данных, сможет отслеживать эффективность процессов и сотрудников и вовремя замечать проблемы. Кроме того, CRM освободит менеджеров от работы по формированию отчетов — система все делает сама, все данные доступны в режиме онлайн в любой момент.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Какие бывают ошибки?

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

  • отсутствие перечня задач, которые ставились на исполнение;
  • нет планов на следующий отчётный период;
  • отсутствие конкретики;
  • нет никакого анализа;
  • безынициативность сотрудника подчеркивается отсутствием предложений в своей области работы.

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

  • Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
  • Количество продукции в перспективной поставке
  • Модели (номенклатура)
  • Условия поставки
  • Условия оплаты
  • Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

  • Сроки поставки
  • Сроки изготовления
  • Согласованность модельного ряда с возможностями производства
  • Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
  • Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
  • Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

  • Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
  • Наличие заявки (письменный запрос)
  • Протокола намерений
  • Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

  • Полученного в процессе переговоров при личной встрече
  • Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

Форма кадровых отчетов. Что и когда сдавать сдавать

Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:

Разово или по мере необходимости

  • Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
  • МВД – прием или увольнение иностранного работника,
  • Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
  • ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
  • Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
  • Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
  • Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
  • Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
  • Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
  • ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).

Отчет по обучению персонала (сделано в Tableau)

Часто задаваемые вопросы об отчетности по проектам (FAQs)

Самое лучшее планирование проекта бесполезно без адекватного контроля проекта. Сюда же относится и отчетность по проекту, которой часто преступно пренебрегают. Если все делать правильно, то усилия сводятся к минимуму. Ниже приведены несколько вопросов, включая ответы, которые постоянно возникают в процессе создания структур отчетности и формирования проектных отчетов.

Действительно ли необходим письменный отчет о проекте?

ДА. Проекты — это уникальные проекты, которые редко выполняются на сто процентов в соответствии с планом. В ходе каждого проекта приходится снова и снова принимать решения и вносить мелкие или крупные коррективы в курс дела. Для того чтобы быстро и эффективно найти оптимальное решение для дальнейшей процедуры в проекте, необходимо уметь использовать в качестве основы текущую информацию из проекта:

  • Где мы сейчас находимся?
  • Чего мы достигли?
  • Сколько наших ресурсов мы использовали?
  • Какие существуют проблемы?
  • Какие альтернативы у нас есть на данный момент?
Читать еще:  Расчет при увольнении после испытательного срока по инициативе работодателя

Только если вы знаете, на каком этапе находитесь, вы можете определить, как лучше достичь цели. Отчет по проекту обеспечивает прослеживаемость решений.

Пока все идет гладко, это может быть не так важно, но в крайнем случае в кризисных ситуациях хорошо знать, по каким причинам были выбраны определенные пути и приняты определенные меры. Без письменной понятности часто возникают раздражающие дискуссии. Как менеджеру проекта приятно знать, что ход проекта понятно документирован.

Что должен содержать отчет о проекте?

Принцип здесь таков: Будьте немногословны и просты. Длинные отчеты не любят ни писать, ни читать. Отчет должен быть простым и понятным. Минимальное содержание отчета о состоянии проекта следующее:

  • Что было сделано со времени последнего отчета?
  • Насколько мы укладываемся в график? Идем ли мы по графику?
  • Где возникали проблемы и приходилось принимать решения?

Графические изображения часто помогают прояснить написанное. Распространенным графическим элементом для отчетности является система светофоров:

  • «ЗЕЛЕНЫЙ»: все в порядке; проблем нет
  • «ЖЕЛТЫЙ»: у нас есть проблема, но мы можем ее решить и уже делаем это
  • «КРАСНЫЙ»: у нас есть серьезное отклонение от плана, и оно требует быстрого и серьезного вмешательства, чтобы вернуть проект в нужное русло.

В принципе, обо всем, что планируется, также следует регулярно отчитываться, т.е. о затратах, ресурсах, бюджете, этапах, рисках и т.д. Глубина отчетности и интервал должны быть определены в соответствии с проектом.

Можно ли установить отчетность по проекту позже, в середине фазы реализации проекта?

В идеале основа для проектной отчетности закладывается уже на начальной стадии проекта. Обычно это одна из последних задач в процессе планирования проекта. Но начать никогда не поздно. Необходимо выполнить следующие требования:

  • Заказ проекта, согласованный между заказчиком проекта и менеджером проекта, существует
  • Создана структура разбивки работ и определены все пакеты работ.
  • Менеджеры рабочих пакетов определяются следующим образом
  • Для временного графика в проекте установлены крайние сроки и вехи.
  • Ресурсы проекта (люди, средства, оборудование, материалы и т.д.) планируются на основе описания пакета работ.
  • Создается организация проекта; описываются роли и задачи.
  • Поток информации в проекте регулируется коммуникационным планом; определены пути принятия решений, отчетности, информирования и эскалации.

Кто должен получать отчеты по проекту?

Отчеты по проекту должны быть доступны всем участникам проекта, например, для скачивания на сервере проекта, чтобы каждый мог информировать себя о текущем состоянии проекта. В любом случае, определенные лица в проекте должны получать отчет напрямую. Эти активные пути отчетности должны хотя бы приблизительно вытекать из организации проекта.

Отчетность ведется «снизу вверх», как это принято в организации компании. Лицо, ответственное за пакет работ, отчитывается перед менеджером подпроекта/руководителем группы, который отчитывается перед менеджером проекта, менеджер проекта — перед заказчиком проекта или руководящим комитетом.

Чем крупнее и важнее проект для компании, тем больше уровней отчета прогоняется. Также возможно привлечение заинтересованных сторон из окружения проекта (клиенты, СМИ и т.д.).

Насколько подробным должен быть отчет о проекте?

В зависимости от получателя отчета необходимо тщательно выбирать содержание и уровень детализации проектного отчета. Как правило, чем глубже в иерархии проекта, тем более подробными должны быть отчеты. Клиент проекта может захотеть быть проинформированным о каждой проблеме. Руководство обычно не интересуется подробностями производственных трудностей и хочет знать только, удастся ли уложиться в срок при запланированном бюджете.

Отчет о проекте для клиента или руководящего комитета лучше всего представляет только актуальную информацию по проекту в краткой и сжатой форме.

В случае сомнений: Сделайте предложение по отчету и уточните непосредственно у получателей, какая информация желательна и в каких деталях она должна быть представлена. Это сэкономит время и энергию, которые лучше потратить на другие виды деятельности в проекте.

Совет: Даже если сообщать не о чем, об этом следует сообщить. Если в разделе открытых пунктов стоит «Нет», это несет больше информации, чем если бы раздел открытых пунктов был просто опущен.

Через какие промежутки времени должен создаваться отчет по проекту?

Чем дольше длится проект, тем больше могут быть интервалы между отчетами по проекту. Проект, который длится всего полгода, может требовать 14-дневных отчетов о состоянии, в то время как двухлетний проект может требовать ежемесячного отчета о проекте. На практике ход проекта и особенно скорость проекта показывают, как часто требуется отчетность.

Если об одном и том же сообщается три раза подряд, то либо проект заснул (в любом случае здесь необходимы срочные действия), либо период отчетности слишком короткий. И наоборот, месячная периодичность в горячей фазе двухлетнего проекта также может быть слишком длинной. Тогда, в крайнем случае, следует подумать о сокращении интервалов отчетности и определить, как срочные проблемы могут быть эскалированы за пределы структур отчетности.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector