Pravo-76.ru

Юридический журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как составить отчёт о проделанной работе в первый раз

Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида:

  1. Продуктивные, которые движутся к целям и придерживаются дедлайнов.
  2. Те, кто только физически присутствует на работе.
  3. Люди, которые сознательно делают то, что противоречит компании и её репутации.

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности.

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности:

  • Журнал или документ, где сотрудник вручную вносит данные о своём рабочем дне;
  • Оnline отчётность. Сюда входят мессенджеры, чаты, электронная почта и другие ресурсы, где сотрудник пишет список выполненной работы за день.
  • CRM-системы, планеры и тайм-трекеры — сервисы, которые генерируют автоматические отчёты.

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат.

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты.

Ручной отчёт по проделанной работе

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д.

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач:

  • Утвердил с директором презентацию;
  • Позвонил 3 партнёрам;
  • Обновил скрипт продаж;
  • Проверил дизайн лендинга.

Примеры ежедневных результатов:

  • Убедился, что все готово к конференции;
  • Закрыл 2 продажи;
  • Улучшил seo главной страницы сайта.

Автоматический отчёт по проделанной работе

Отчёт с Yaware.TimeTracker. Фото: Yaware.TimeTracker

Ручные методы не застрахованы от человеческой ошибки. Сотрудники забывают, что делали в течение дня или додумывают от себя для более длинного отчёта. Что уж говорить о времени, потраченном на задачу. Вручную его никто не считает, нужна дополнительная программа. И если уже использовать тайм-трекер, то выбирайте с автоматической системой отчётности. Например, Yaware.TimeTracker.

Подобные системы показывают руководителю успех проекта с точки зрения индивидуальных задач каждого члена команды, без необходимости задавать вопросы подчинённым.

Рассказывает Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting: «Нам нужно понимать, насколько удалённые сотрудники занимаются работой, а не чем-то другим. Мы хотели видеть отчёты и задавать меньше вопросов непосредственно персоналу.»

В тайм-трекере есть время, потраченное на задачу, загрузка, вовлеченность в работу, использованные ресурсы продуктивность. Благодаря интеграциям можно совместно использовать данные с разных систем, строить кастомные отчёты и тратить на это 10 минут в день.

В Yaware.TimeTracker есть рассылка статистики на почту руководителя и сотрудника. Обоим приходит сводка по деятельности за день: отработанное время, уровень продуктивности, сравнение с предыдущим периодом и т.д.

Плюс автоматизации в том, что подчинённые не тратят время на составление отчёта. Программа работает в автоматическом режиме, данные нельзя подкорректировать, изменить. Сотрудник получает реальное представление о том, как и где он проводит своё рабочее время. По отзывам, это помогает людям планировать свой день наперёд, помнить о всех задачах и выполнять их, в зависимости от времени, когда они наиболее продуктивны.

Читать еще:  Закон о ветеранах труда архангельской области в 2021 году

Заключение

Ежедневные отчёты показывают развитие компании. Видно, если что-то идёт не так, есть задержки и факторы, которые снижают продуктивность. Среди ручных и автоматических отчётов, выбирайте второй вариант. Программы дают прозрачную статистику без возможности подогнать данные. Аналитика сотен сотрудников занимает 10 минут и, кроме закрытых задач, есть 10+ метрик для эффективного управления компанией.

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

  1. осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
  2. выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
  3. выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
  4. поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
  5. обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете – сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе – какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника, нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

  1. подготовку к осуществлению проекта;
  2. этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
  3. проблемы и трудности, если они возникали;
  4. предложения по устранению сложностей;
  5. достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты – копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление – так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Читать еще:  Профессия Водитель Шофёр где учиться зарплата плюсы и минусы

Может быть и такой вариант отчета:

Основные достижения за прошедший период:

  • в профессиональной деятельности;
  • в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы повысить вам зарплату.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Кадровый отчет о проделанной работе – структура и содержание

Не забывайте о структуре, можно даже заранее набросать план, например, своего ежемесячного отчета:

  • общая статистика (численность персонала, % текучки, % достижения KPI – в целом по всей компании),
  • статистика и анализ по каждому показателю отдельно (в разрезе периода и департамента, например),
  • выводы и предложения.

В целом идеальный отчет — это:

  • Логика и структура (разбейте отчет на блоки)
  • Простой и понятный язык (избегайте сложных и замысловатых предложений – руководителю важно с первого взгляда понять, что происходит)
  • Только факты и цифры, никаких интуитивных домыслов. Ваши предложения по дальнейшей работе должны основываться на цифрах.
  • Наглядность – хороший отчет должен содержать графики и диаграммы. Визуальная информация воспринимается в тысячи раз быстрее, чем цифры и текст.

Как собрать отчет о проделанной работе на платформе: инструкция для сотрудника учреждения культуры

Органы исполнительной власти регулярно собирают данные о деятельности своих подведомственных учреждений. Чтобы вы смогли предоставить им верный отчет о проделанной работе, мы написали для вас инструкцию, где найти данные на платформе «PRO.Культура.РФ» и как их оформить.

Как узнать количество добавленных событий, мест и обзоров

Начните с одного из основных показателей, оказывающих влияние на позицию учреждения культуры в рейтинге, – количества добавленных и подтвержденных событий.
Найти эту информацию вы можете в разделе «События». Платформа дает возможность сформировать список всех событий, только актуальных и только прошедших. Настроить отображение можно с помощью фильтра, расположенного в правом верхнем углу.

В фильтре «Дата добавления» и «Дата проведения» укажите интересующий вас период. По необходимости задайте другие параметры и нажмите на кнопку «Применить».
После верного заполнения всех фильтров будет сформирован список событий, которые были добавлены в указанный период времени. При нажатии на кнопку «Количество событий», расположенную в правом верхнем углу, рядом со словом «События» в скобках отобразится их общая сумма.

Чтобы отдельно вывести список подтвержденных событий, в фильтре «Статус модерации» выставите вариант «Подтвержденные» и нажмите на кнопку «Применить». Аналогичным образом загружается список отклоненных событий.

Чтобы получить информацию по добавленным местам и обзорам, необходимо перейти в соответствующий раздел и по необходимости заполнить фильтр «Дата добавления».

Чтобы узнать, сколько событий было добавлено и проведено учреждением в мае, необходимо:

  • в фильтре «Статус модерации» оставить вариант «Все»;
  • заполнить фильтры «Дата добавления» (с 01.05.2021 по 31.05.2021) и «Дата проведения» (с 01.05.2021 по 31.05.2021).

Чтобы в списке остались только подтвержденные события, в фильтре «Статус модерации» выберите вариант «Подтвержденные».

Как собрать информацию о созданных трансляциях

Второй, не менее важный показатель, оказывающий влияние на рейтинг, – количество добавленных и подтвержденных трансляций.

Чтобы начать сбор этих данных, перейдите в раздел «Трансляции». Принцип выставления фильтров в разделе «Трансляции» схож с тем, который мы рассмотрели выше для раздела «События». По необходимости вы можете отсортировать добавленные трансляции по:

  • статусу модерации;
  • дате проведения;
  • дате добавления и т. д.
Читать еще:  Что написать о себе в резюме чтобы заинтересовать работодателя?

Чтобы увидеть перечень трансляций, добавленных только в рамках национального проекта «Культура», выберите в соответствующем фильтре пункт «Да».

Как собрать информацию о количестве визитов на ресурсы в сфере культуры по данным счетчиков «Цифровая культура»

Визиты – еще один важный показатель для рейтинга учреждений, который фиксируется счетчиком «Цифровая культура».

Для того, чтобы увидеть данные, собранные счетчиком, необходимо перейти в раздел «Цифровая культура» во вкладку «Посещаемость».

Выбрать нужный период можно с помощью фильтров «Период» и «Календарь». Например, если учреждению необходимо собрать данные за прошедший месяц, то в фильтре «Период» будет достаточно выбрать пункт «Прошлый месяц» и нажать на кнопку «Применить». Заполнять календарь при этом не потребуется.

Если вам необходимо собрать данные за другой период, необходимо:

  • в фильтре «Период» выбрать пункт «Календарь»;
  • в фильтре «Календарь» выставить нужный диапазон (например, 15.04.2021 — 15.05.2021).

После нажатия на кнопку «Применить» появятся данные за выбранный период, представленные в виде графика и таблицы со статистикой посещений.

Помимо показателя «Визиты», в таблице статистики по посещениям представлены такие метрики, как:

  • посетители;
  • просмотры;
  • глубина просмотра;
  • время (при выборе расширенных метрик);
  • отказы (при выборе расширенных метрик).

Подробную информацию о том, что означает каждая из перечисленных метрик, вы можете найти в инструкции по работе в разделе «Цифровая культура».

Для удобства пользователей в таблице представлены данные за конкретные даты, а также итоговый показатель за выбранный период.

Как оформить универсальный отчет за любой период времени

Каждая контролирующая организация направляет подведомственным учреждениям свою, удобную именно им, форму отчетности. Проанализировав все имеющиеся у нас примеры, мы составили для вас простую таблицу, которую вы можете использовать как для самостоятельного анализа, так и для предоставления статистических данных своему органу исполнительной власти.

Как показатели влияют на итоговое положение учреждения в общем рейтинге и как улучшить свою позицию

Активность на платформе влияет на положение вашего учреждения в рейтинге учреждений. Улучшить свою позицию можно добавляя больше качественных событий и трансляций, которые будут подтверждены, а также повышая посещаемость сайтов вашего учреждения.

Вся активность на платформе также отображается в блоке «Активность» раздела «Учреждение». Здесь вы можете увидеть, что, когда и кем из сотрудников было создано.

Для удобства поиска определенной активности, можно заполнить необходимые фильтры, такие как:

  • «Сущность»;
  • «Действие»;
  • «Дата действия»;
  • «Пользователь».

Зная, как собрать данные о деятельности своего учреждения на платформе, вы в любой момент можете увидеть, по каким направлениям активнее всего ведется работа, а какие требуют дополнительного внимания.

Ошибки при составлении

Человеческой натуре присуще свойство преувеличения личных заслуг или излишняя их детализация. Напротив, отдельные категории людей могут посчитать, что подробное описание хода решения проблемы или выполнения плановых задач – лишнее, достаточно краткого отображения достигнутого результата.

Наиболее частыми ошибками, встречающимися при написании отчетов, являются:

  1. Отсутствие в отчете упоминания о предмете отчета – поставленной задачи, решаемом вопросе, вообще отображения первопричины составления документа.
  2. Отсутствие предложений по решению аналогичных задач в предстоящем отчетном периоде и рекомендаций по недопущению выявленных проблем на будущее.
  3. Изложение материала в свободной, излишне расплывчатой форме, из которой невозможно однозначно установить виновных и отличившихся лиц, отсутствие конкретики в принятых решениях, применяемых мерах и произведенных действиях.
  4. Отсутствие анализа динамики изменений – в случае, если отчет является периодическим и типовым, например, о количестве реализованной продукции за прошедший месяц.
  5. Отсутствие отражения собственного видения проблемы (если была проблема) или предложений по повышению эффективности производства. Даже если сотруднику кажется, что его предложения мало кого заинтересуют или будут не к месту, отразить их все же следует. Отсутствие предложений может быть воспринято руководством, как безынициативность сотрудника с последующими нелицеприятными для карьеры выводами.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector