Как правильно отправить сотрудника в отпуск в 2021 году

Всем, кто работает по трудовым договорам, соглашениям и контрактам, предоставляется гарантированное время отдыха. Минимальная продолжительность равна 28 дням. Но только за полностью отработанный календарный год. А вот сотрудникам, которые оформлены по договорам ГПХ, авторского заказа и подряда, оплачиваемый отдых не положен.

По сути, отпуск — это оплачиваемое время отдыха. Причем порядок и принципы оплаты закреплены на законодательном уровне:

1. Глава 19 ТК РФ — в части продолжительности, условий оплаты, сохранения рабочего места. Норматив содержит положения как об основном трудовом, так и о дополнительных отпусках.
2. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 10.12.2016) — в части исчисления среднего заработка.
3. Письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351 — в части определения показателей фактически отработанного времени при отклонениях от стандартного режима.

Законодательные акты и рекомендательные ведомственные письма устанавливают лишь общие положения о предоставлении отдыха. Конкретные значения, порядок оплаты и прочие факторы устанавливаются в организации в индивидуальном порядке. Нормативы должны быть прописаны в трудовом договоре с работником, в коллективном договоре, а также в иных локальных распоряжениях учреждения.

Порядок предоставления отпусков

Отпуск предоставляется работникам в соответствии с положениями главы 19 ТК РФ «Отпуска».

На основании ст. ст. 114 и 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Однако, согласно ТК РФ, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ) составляет 28 календарных дней.

Таким образом, за год работы каждый сотрудник имеет право как минимум на 28 календарных дней отпуска. Соответственно, за каждый отработанный месяц сотрудник получает право на 2,33 отпускных дня (28 дней/12 месяцев).

Из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются (ст. 121 ТК РФ):

• время отсутствия работника без уважительных причин.
• время отпусков по уходу за ребенком.

Как уведомить о начале отпуска

Компания может самостоятельно выбрать способ уведомления.

Подробнее о том, как выбрать оптимальный способ уведомления читайте в статье «Как уведомить работника о начале отпуска: последние разъяснения Роструда?»

Согласно статье 123 ТК РФ работника необходимо оповестить о началеотпуска. Компания может выбрать один из следующих способов:

• вручить письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
• оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
• внести в график отпусков дополнительные две графы: для подписи и для отметки, что работник извещен;
• издавать приказ о начале отпуска за 2 недели до отпуска и получить подпись сотрудника на приказе.

Отдыхаем больше, получаем меньше

Теперь, когда мы разобрались, как считать дни отпуска в январе 2021 года, попробуем ответить на вопрос, насколько отпускнику выгодно с экономической точки зрения отсутствие на работе в первый месяц года. С одной стороны, это хорошо, т. к. отдыхает человек больше. Но с другой стороны, денег он получит меньше. Почему? Потому что в первом рабочем месяце только 15 рабочих дней, и работники на окладе получат положенную по договору сумму за этот период. В феврале за ту же зарплату они проработают по 19 дней, а в марте – 22. Получается, что для работодателя самый дорогой месяц — январь, потому что люди работают меньше, но получают столько же.

Разница, конечно, зависит от конкретных размеров окладов. Для примера сравним, сколько стоит рабочий день в первом и втором месяцах года для Иванова с окладом 30 000 рублей.

Итак, Иванов за день работы после новогодних праздников получит:

В феврале его среднедневной заработок (условно) составит:

Разница почти 400 рублей. Она покажется некоторым неощутимой, учитывая, что эти выплаты в дальнейшем не влияют ни на какие расчеты.

Сроки выплаты отпускных, НДФЛ и взносов

Общее правило для выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если работник уходит в отпуск в понедельник, Роструд считает крайним сроком выплаты пятницу (письмо Минтруда от 30 июля 2014 № 1693-6-1).

НДФЛ с отпускных в 2021 году перечисляйте до последнего дня месяца включительно, в котором их выдали. Страховые взносы перечисляйте до 15 числа включительно в месяц после выплаты отпускных.

Особенности графика отпусков в 2021 году

При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства от 10.10.20 № 1648 «О переносе выходных дней в 2021 году». В нем установлено, что в 2021 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря и с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля (см. « Правительство утвердило перенос выходных дней в 2021 году »).

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 2 и 3 января являются нерабочими праздничными днями. Поэтому если отпуск приходится на 2 или 3 января 2021 года, то эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически переносится.

СПРАВКА

К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

Cтарший юрист-консультант «Что делать Консалт»

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации ( ст. 372 ТК РФ ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

— 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

— 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7 .

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ , а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ ):

• для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
• для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

• наименование отдела или иного подразделения;
• должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
• действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

• продолжительность;
• начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
• основание для изменения плановых сроков;
• предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

1. Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала ( ч. 3 ст. 123 ТК РФ ).
2. График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ . То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков ( ст. 22 ТК РФ ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются ( ст. 120 ТК РФ ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха ( ст. 115 ТК РФ ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Кто вправе брать отпуск в любое время

1. Несовершеннолетние ( ст. 267 ТК РФ ).
2. Женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ ).
3. Женщины по окончании отпуска по уходу за ребёнком ( ст. 260 ТК РФ ).
4. Мужья в период, когда их жены находятся в декрете ( ч. 4 ст. 123 ТК РФ ).
5. Почётные доноры РФ ( п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07. 2012 № 125-ФЗ ).
6. Жёны и мужья военных во время отпуска супруга ( п. 11 ст. 11 ФЗ от 27.05. 1998 № 76-ФЗ ).
7. Многодетные родители, у которых не менее трёх детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ ).
8. Один из родителей, попечителей или опекунов ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет ( ст. 262.1 ТК РФ ).
9. Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или в аналогичной по статусу местности и ему нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ ).
10. Сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
11. Сотрудники, которые пострадали от чернобыльской катастрофы ( п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 ).

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.