Как написать заявление на выдачу документов связанных с работой
Заявление о документах, связанных с работой
В ситуации конфликта с работодателем часто возникает необходимость подать заявление о документах, связанных с работой. Что это за документы, как составить документ и добиться результата – мы расскажем.
Документы, связанные с работой, должны быть представлены при подаче исков из трудовых правоотношений. Это дела о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об установлении факта работы. Необходимость представить такие документы может возникать и вне судебного разбирательства. В банк, для оформления визы, доверенности от юридического лица и т.п.
Заявление о документах, связанных с работой
Какие документы работодатель обязан выдать сотруднику
Обязанность предоставления сотруднику документов (их копий), связанных с работой, предусмотрена рядом нормативно-правовых актов, в частности Трудовым и Налоговым кодексами РФ, законами № 255-ФЗ от 29.12.2006, № 56-ФЗ от 30.04.2008 и № 27-ФЗ от 01.04.1997.
| Нормативно-правой акт | Документ, подлежащий выдаче сотруднику |
| Ст. 62 ТК РФ | Трудовая книжка (для целей обязательного социального страхования) |
| Копия приказа о приеме на работу | |
| Копии приказов о переводах на другую работу | |
| Копия приказа об увольнении | |
| Выписка из трудовой книжки | |
| Справка о заработной плате | |
| Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование | |
| Справка о периоде работы у данного работодателя и другие документы, не перечисленные в данной статье | |
| Ст. 68 ТК РФ | Копия приказа (распоряжения) о приеме на работу |
| Ст. 84.1 ТК РФ | Копия приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора |
| Копии документов, связанных с работой | |
| Трудовая книжка (выдается в день увольнения) | |
| Ст. 89 ТК РФ | Копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. |
| Ст. 230 НК РФ | Справка 2-НДФЛ |
| Закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 | Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой |
| Закон № 56-ФЗ от 30.04.2008 | Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты) |
| Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 | Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже |
Какие документы может запрашивать сотрудник у работодателя?
Список документов, указанных в ст. 62 ТК, является примерным и открытым. Судебная практика (обзоры решений мировых судей по трудовым спорам) приводит к следующим выводам в отношении характеристик документов, которые можно затребовать по ст. 62:
- Список не ограничен. Определение «и другое» указывает на возможность запрашивать практически любые документы, отвечающие смыслу статьи.
- Документы должны быть связаны с работой данного сотрудника у этого работодателя. Степень взаимосвязи трактуется достаточно широко. Так, например, судебными решениями удовлетворялись требования предоставить:
- копию личной карточки работника;
- регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержание и уплату в бюджет НДФЛ;
- копию Правил внутреннего трудового распорядка организации;
- копию Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.
Таким образом, если документ имеет хоть какое-то отношение к труду работника и его оплате, его следует предоставить.
- При выдаче документов, касающихся нескольких работников, необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. Например, если работник запрашивает приказ о премировании, не следует выдавать ему полностью весь документ, т. к. помимо сведений, касающихся работника, там будут присутствовать данные других лиц. В таких случаях следует оформлять выписку из соответствующего документа, содержащую сведения только по самому обратившемуся.
Сроки выдачи документации
Согласно ст. 62 ТК РФ организация должна выдать работнику запрошенные документы в течение 3 рабочих дней со дня обращения. Копии должны быть заверены должным образом и выданы сотруднику бесплатно.
В ст. 84.1 ТК РФ говорится про обязанность руководителя при увольнении сотрудника выдать ему копии документов по его просьбе. Конкретный срок в статье не оговаривается. В любом случае — дольше трёх дней готовить и заверять копии документов работодатель не вправе.
Если сотруднику в срок не выдали необходимые документы, Трудинспекция может наложить штрафные санкции и на организацию, и на руководителя предприятия. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:
- от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
- от 1000 до 5000 для должностных лиц и ИП.
При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается.
Приведем пример о том, как работодателя г. Хабаровска привлекли к административной ответственности за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику.
Руководителя фирмы признали виновным в нарушении законодательства о труде, поскольку, вопреки требованиям ст. 62 ТК РФ, он не произвел выдачу копий документов, связанных с работой бывшего сотрудника, в установленный трёхдневный срок. Фактически, документы по заявлению, увольняемому были переданы, но позже.
Несоблюдение срока выдачи запрашиваемых копий документов руководитель объяснил тем, что работники, уполномоченные на осуществление соответствующих действий, временно отсутствовали. Суд с этим не согласился. Соблюдение норм трудового законодательства не может быть поставлено в зависимость от присутствия на рабочем месте работника, ответственного за исполнение поручений руководителя.
Руководителю организации было назначено наказание в размере минимальной санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц — 1000 рублей.
Порядок выдачи сотруднику копий запрошенных документов (их копий) состоит из следующих шагов:
Шаг 1. Получение от работника письменного заявления
Заявление составляется сотрудником в произвольной форме или по образцу, предоставленному работодателем. В заявлении должно быть указано название запрашиваемых документов и их количество. Запрашивать документы в формулировке «прошу выдать копии всех документов, связанных с работой» нельзя: нужно перечислить конкретные документы.
Дата в заявлении должна быть указана не позднее 3-х рабочих дней от даты подачи заявления.
Шаг 2. Передача заявления на утверждение руководителю
На полученном от работника заявлении руководитель должен поставить свою резолюцию: «Согласовано» или «Выдать документы». После этого заявление подписывается и передается в отдел кадров или бухгалтерию для подготовки и заверения запрашиваемых документов (их копий).
Шаг 3. Подготовка и заверение копий необходимых сотруднику документов
Порядок выдачи копий документов, связанных с работой, устанавливается Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X.
Не допускается заверение документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Особенности оформления заверительной записи на копии документа регламентируются ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, но его требования не являются обязательными и носят рекомендательный характер.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- подпись данного лица;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения копии (выписки из документа).
- отметку о том, что подлинный документ находится в организации.
Копии выдаваемых сотруднику документов допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Шаг 4. Выдача работнику оформленных копий
Передача сотруднику запрошенных им документов (копий) производится не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления. При получении документов работник должен дать расписку, подтверждающую их получение.
Расписку можно оформить:
- в виде отдельного документа;
- в виде дополнительной надписи на заявлении;
- подписью сотрудника в журнале учета выдачи работникам копий документов, связанных с работой.
Из расписки, данной работником, должно следовать, что срок выдачи документов соблюден.
Если работник не явился за документами в срок, необходимо составить акт о неявке работника за копиями документов.
Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой
Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй экземпляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств . В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.
Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.
Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца
Обратите внимание! Использовать справку за период трех месяцев увольняемый сотрудник может в дальнейшем в центре занятости при остановке на учет.
В отдельных регионах утверждена своя форма справок. Желательно узнать об этом до момента увольнения в ЦЗ. При обращении в ЦЗ следует уведомить их о предстоящем увольнении и попросить необходимый бланк документа. Его нужно будет отдать работодателю для заполнения.
В особенности об этом нужно побеспокоиться в процессе ликвидации организации. Как только процедура банкротства завершится, подготавливать документ будет некому.
Неважно, потребуется ли в дальнейшем подтверждать статус безработного официально, так или иначе справка пригодится. Не исключено, что справка будет нужна, когда понадобится оформлять документы на пенсию. Такой документ – дополнительное подтверждение получения дохода и стажа в конкретной организации.
