Какими налогами облагается начисление суточных сверх установленной нормы?

Суточные сверх нормы: документальное оформление, налогообложение, страховые взносы

В любой организации на территории Российской Федерации редко можно встретить сотрудника, который хотя бы один раз в жизни не ездил в командировку. Все расходы, которые сотрудник несет на проезд, проживание и суточные расходы в рамках установленных лимитов, предприятие должно возместить. В данной статье мы классифицируем командировочные расходы, укажем, какие документы необходимы для возмещения денежных средств сотруднику. Также рассмотрим подробнее суточные сверх нормы: каково их документальное оформление, налогообложение, страховые взносы.

Размеры и порядок расчета налога

На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.

Размер суточных, с которых не уплачивается налог:

• 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
• 2500 рублей для зарубежных командировок.

Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.

При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.

Пример расчета: финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.

За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:

• за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
• за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.

Курс датской кроны на 20 января был равен 8,42 руб./крона.

Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:

Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.

Сверхнормативные суточные страховые взносы: изменения 2017

С 1 января 2017 года прекратит свое действие закон № 212-ФЗ, и ему на смену придет новая глава НК РФ – Глава 34 о страховых взносах. В 2017 году о самостоятельном нормировании суточных расходов работодателям придется забыть.

Статья 422 НК РФ устанавливает новый порядок: теперь суточные облагаются страховыми взносами, если они превышают лимиты, установленные для НДФЛ, о чем говорит прямая отсылка к п. 3 ст. 217 НК РФ. Размер этих лимитов будет зависеть от того, куда направляется работник – в командировку по России или за рубеж. Теперь на суточные не нужно начислять страховые взносы, если их размер не превышает:

• 700 рублей в день – при нахождении сотрудника в командировке в пределах Российской Федерации,
• 2500 рублей в день – при нахождении сотрудника в зарубежной командировке.

Суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в общем порядке, за исключением страховых взносов на «травматизм», от которых они полностью освобождены. Таким образом, с 2017 года обложение суточных подоходным налогом и страховыми взносами будет производиться по одинаковым правилам.

Расходы на проезд из места командировки

По общим правилам компенсация стоимости проезда к месту командировки и обратно относится к командировочным расходам и страховыми взносами не облагается (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Это правило перестает работать, если сотрудник решит после окончания командировки остаться в месте ее проведения на время отпуска. В таком случае компенсация расходов на проезд из места командировки к месту работы утрачивает статус командировочных расходов и превращается в облагаемый взносами доход сотрудника (п. 1 ст. 420 НК РФ).

В подобной ситуации днем окончания командировки налоговые инспекторы считают последний день перед отпуском (письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974, ФНС от 11.05.2018 № БС-4-11/8968).

Бухгалтерский учет обложения командировочных страховыми взносами: проводки

Суммы страховых выплат, начисленных на командировочные расходы, можно внести в перечень затрат предприятия по обычным видам деятельности. Расходы должны быть признаны на день их фактического начисления. Данные требования прописаны в п. п. 5, 8, 16, 18 ПБУ 10/99.

Начисление страховых сборов отражается так:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44…) КРЕДИТ 69 субсчет “расчеты с “указывается_фонд”

Для отражения уплаты денежных средств по ДЕБЕТУ записывают номер субсчета выбранного фонда, по КРЕДИТУ – счет 51 (где отражены расчетные счета компании). Например, отражение отчисленного взноса в ПФР будет выглядеть следующим образом: ДЕБЕТ 69.2 КРЕДИТ 51.

Бухгалтерские проводки по суточным:

ДЕБЕТ 208.12 КРЕДИТ 201.34 (выдача из кассы денежной выплаты на суточные издержки)

Признание расходов – дата фактической выплаты суточных.

Как определить величину суточных при расчетах в валюте

А как рассчитываются страховые взносы с суточных в 2018 году при зарубежных командировках? Некоторые предприятия по таким поездкам могут выплачивать суммы в валюте, а не российских рублях. Чтобы определить, с какой суммы необходимо начислить налоги, предварительно потребуется пересчет выплат. На какую дату выполняются расчеты?

В целях корректного вычисления лимитов и налогооблагаемой базы пересчет делается на момент признания таких затрат, то есть на день начисления суточных сверх норм. Соответствующие разъяснения Минфина даны в Письме № 03-15-06/15230 от 16.03.17 г. Здесь сказано, что по зарубежным командировкам суммы сверх 2500 руб. подлежат в общем порядке обложению взносами. А по п. 1 стат. 424 НК днем осуществления таких выплат признается момент их начисления.

Относительно особенностей пересчета сумм из инвалюты в рубли никаких нюансов в глав. 34 не предусмотрено. А значит, вычисления выполняются на момент начисления в пользу командированного лица суточных. Основанием для того, чтобы бухгалтер смог начислить выплаты в учете предприятия является авансовый отчет. Утверждением этого документа занимается руководитель организации.

Какие суточные нормы в 2020-2021 году

В 2020 – 2021 годах установлены следующие нормы по суммам начислений для служебных заданий с выездом в другие города, сверх которых выплаты подлежат удержанию страховых взносов (указано в рублях):

• 700 – при поездках в пределах территории РФ;
• 2 500 – для командировок в иностранные государства.

Именно превышение перечисленных сумм облагается страховыми сборами (за исключением травматизма от несчастных случаев) и налогом НДФЛ, начисляются данные сборы. Страховые взносы с суточных сверх лимита уплачивают по ставке, действующей в обычных ситуациях.

Важно понимать, что при заполнении отчетной формы 4-ФСС, командировочные расходы отражают двукратно:

• в строке таблицы 210 отражают все командировочные в полном размере, вне зависимости от установленных нормативов;
• в строке 220 записывают только ту часть платежей, которая подлежит обложению данными сборами.

Также порядок обложения указанными отчислениями должен быть детально расписан во внутренних нормативных актах, принятых в организации, с порядком назначения суточных, удержания страховых платежей и налогов сверх лимита.

Налоговые органы не вправе назначать штрафы за нарушения с отражением данных позиций в отчетной документации, ведь общая база показана правильно. Штрафные санкции также исключены, если предприятие вовремя не сдало уточненку.

Вопрос о том, облагаются ли командировочные расходы НДФЛ и взносами в страховые фонды, далеко не так однозначен, как может показаться на первый взгляд. При этом важно учитывать размер сумм и позицию, поскольку суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (кроме отчислений по травматизму).

Видео по теме статьи