Zотчет что собой представляет и как должен формироваться

Новые правила и порядок составления Z-отчета по кассе

Онлайн-кассы используются практически всеми фирмами и предпринимателями. Они позволяют перенаправлять информацию о результатах деятельности через интернет в налоговую инспекцию. Для использования данного оборудования, следует разобраться в правилах формирования отчетов и настройки ККТ. Поэтому все предприниматели должны знать, как делать Z-отчеты по кассам.

Что представляет собой Z-отчётность

Z-отчёт или отчёт с гашением – это итоговый документ (чек), который выводит с ККТ кассир, закрывая смену. Подводятся итоги, обнуляются данные и после этого нельзя совершать кассовых действий: возвратов, аннулирований и т.д.

Отчёт о гашении кассир-операционист снимает по окончании каждой смены, но не реже чем в 24 часа, учитывая следующие факторы:

• Когда выходной или (и) предпраздничный день и организация не действует, отчётность не снимается.
• Если в определённый рабочий день торговые операции не совершались, отчётность формируется даже с нулевыми показателями. Кассир-операционист в журнале ставит прочерки за весь день. В кассовую книгу записи не производит.

Поскольку все индивидуальные предприниматели и юридические лица перешли на кассовое оборудование онлайн, новая Z-отчётность немного отличается от обычной.

В отчёте о закрытии смены в онлайн-кассе отсутствуют следующие функции:

• Обнуление данных по каждой сессии;
• Запись результатов в фискальной памяти ККТ.

Зет-отчёты онлайн-касс отправляются в Федеральную Налоговую службу в автоматическом режиме.

Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?

Отчет, являющийся аналогом Z-отчета, предусмотрен и в онлайн-кассах. Называется он отчетом о закрытии смены и, по существу, так же, как и Z-отчет, привязан к временному промежутку, равному 24 часам. Наличие такого ограничения вытекает из запрета на возможность формирования кассовых чеков (или БСО) по истечении этого количества часов с момента формирования другого отчета — об открытии смены (п. 2 ст. 4.2 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Что будет, если сформировать отчет о закрытии смены по онлайн-ККТ на следующий день после конца смены? Ответ на этот вопрос вы найдете в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

При формировании отчета о закрытии смены в онлайн-кассе не происходит:

• обнуления данных;
• фиксации итогового результата в фискальной памяти.

Однако все остальные задачи (подведение итогов и формирование документов, необходимых для составления отчетности, нужной для оприходования выручки в операционную кассу) этот отчет по-прежнему решает.

Дополнительной его функцией является незамедлительная автоматическая передача данных в контролирующую ИФНС. Причем в случае отсутствия подтверждения о получении налоговым органом этого отчета онлайн-касса отправит его повторно.

Так же, как и прочие отчеты, формируемые онлайн-кассой, отчет о закрытии смены хранится в фискальном накопителе в электронной форме в защищенном от исправлений виде не меньше 30 календарных дней (п. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для целей внесения данных в документы, предназначенные для операционной кассы, он может распечатываться на бумаге.

Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 5 ст. 4.1) для отчета о закрытии смены предусматривает набор обязательных реквизитов, а приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ — перечень обязательных дополнительных данных, которые зависят от формата используемых фискальных документов.

Что такое х-отчет? Снятие Х по кассе.

Х-отчет (икс отчет) – это оперативная сводка по кассе в текущий момент времени. Т.е. в ИКС- отчете отражаются значения всех счетчиков сумм кассы — ККТ, в текущий момент времени:

• сумма продаж,
• сумму продаж по типам оплат, по отделам, по секциям,
• наличность в кассе (внесенная изъятая внесением и количество таких операция),
• количество и сумма возврата (если его не было будут нули),
• количество пробитых чеков,
• время и дата снятия данного справочного отчета .

Снимается по мере необходимости и для проверки работоспособности кассы – например при замене бумаги, при включении аппарата на следующий день, для проверки даты времени – заголовка на ККТ, и просто для того что бы видеть ту или иную сумму, например выше озвученные суммы выручки, возвратов в текущий момент времени.

Как они выглядят

Оба этих документа выглядит как чеки, которые печатает ККТ. Различие лишь в предоставляемых данных и реквизитах.

Для зет-отчета приказом ФНС РФ утвержден следующий список реквизитов, наличие которых в отчете обязательно:

• Название организации или полное имя ее учредителя;
• Идентификационный номер налогоплательщика;
• Юридический адрес местонахождения;
• Полное имя кассира, работающего с прибором;
• Название и номер документа;
• Сумма всех расчетов по разным операциям;
• Суммы прихода и возврата;
• Количество чеков, напечатанных за день;
• Информация об ККТ: номер регистрации и заводской номер;
• Номер фискального накопителя;
• Номер смены, дата и время;
• Фискальный признак.

Важно! Существует необязательное поле «Сумма выручки ИП», но некоторые ККТ обладают им и могут его заполнить. Узнать подробную информацию об этом можно на сайтах операторов фискальных данных.

X-отчет предоставляет следующие данные:

• Дата и время;
• Количество напечатанных чеков;
• Итоговую сумму по продажам;
• Количество наличных денег в кассе;
• Информация по возвратам;
• Количество продаж за текущую смену;
• Вид платежа: наличный или безналичный.

Получить эти данные за другие смены в электронном режиме не получится, так как Х-отчет дает возможность снять показания только текущей смены и зафиксировать их на бумажном носителе.

Порядок формирования зед-отчета

Буквенным кодом «z» обозначают отчетные документы с гашением. Бланк составляют в конце работы ККТ каждый день. В нем фиксируют информацию об объеме полученной выручки за смену с выделением размера возвратов. Список отображаемых сведений приводится в технической документации на кассовый аппарат.

• обнуление накопленной за смену информации о платежных операциях;
• выведение итогов по вырученным средствам на протяжении рабочего дня;
• систематизация данных для их фиксации в памяти кассового аппарата;
• отображение в учете всех случаев возврата денег покупателям, применения скидок и аннуляции чеков;
• подтверждение данных, внесенных кассиром в учетные документы.

Кассир при окончании его смены перед уходом с рабочего места должен сформировать z-отчет. Составление этого документа с задержкой задним числом недопустимо. Длительность смены не может быть более 1 суток. Отсчет времени работы кассира по отчету ведется с момента фиксации первой платежной операции.

В протоколе ГМЭК от 23.06.1995 г. есть требование об обязательном ежедневном закрытии смен кассирами. Если по истечении 24 часов после проведения первого платежа этого не сделать, работа ККТ блокируется.

Алгоритм действий кассира-операциониста таков:

Если зед-отчет был утерян, необходимо обратиться за помощью в фирму, которая осуществляет техобслуживание используемого кассового аппарата. Тогда специалисты этой компании производят извлечение данных из памяти фискального накопителя. Самостоятельное проведение этой процедуры невозможно.

При применении онлайн-кассы необходимо обеспечить наличие в зед-отчете полного перечня обязательных реквизитов. Они приведены в Законе № 54-ФЗ в ст. 4.1. Кроме того, ФНС своим распоряжением ввело список дополнительных данных, которые должны присутствовать в отчетном бланке (приказ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229).

Что будет, если не закрыть смену?

Если кассир не успевает закрыть смену в течении 24 часов путем составления отчета, то происходит автоматическая блокировка аппарата

. Пробиваемые чеки будут без фискальных реквизитов. Снять блокировку можно только после закрытия смены и формирования отчета.

Когда закрытия не происходит по забывчивости сотрудника и чеки больше не пробивались, это не считается правонарушением. А вот использование ККТ по истечении кассовой сессии карается немалыми штрафными санкциями: для юридических лиц – 5-10 тыс. руб., для ИП или должностных лиц – 1,5-2 тыс. руб.

В законе оговаривается возможность понизить сумму административного штрафа или ограничиться только предупреждением, если доказать в налоговой непреднамеренность своих действий.

Налоговая инспекция пойдет на уступки, если нарушитель сообщит о случившемся инциденте до того, как ей станет об этом известно из поступивших данных от ОДФ.