Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

• трудоустройстве,
• сокращении,
• отпуске,
• материальном поощрении,
• дисциплинарном взыскании,
• дежурствах,
• переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

• учет;
• контроль исполнения;
• возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

• журнал или книга;
• база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
2. Название распорядительного документа.
3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:

отпуска; приём или увольнение; внесение изменения в штатное расписание; перевод на другую должность; назначение совмещения.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Защита от внесения неправомерных изменений

Иногда возникает необходимость в том, чтобы внести в документ пропущенные, недостоверные сведения. Но такие действия строго запрещены, если верить законодательству. Чтобы защитить документ от порчи, используются следующие инструменты:

1. Подпись руководителя, ответственного лица.
2. Скрепление печатью организации.
3. Фиксация количества страниц на специальном бланке, так же подтверждающем конфиденциальность информации.
4. Шнуровка всего документа насквозь.
5. Нумерация.

Контрольная пломба на журнале: для чего нужна

Пломбы иногда продаются в комплектах с журналами. Либо приобретаются руководителями отдельно. Они сами имеют вид листа бумаги прямоугольной формы, с размером примерно 3 на 6 сантиметров. Обязательно указывается общее количество страниц, которое было закреплено с помощью тех или иных приспособлений.

Если они как-то меняют свой внешний вид – значит, кто-то пытался изменить порядок страниц, внести другие записи, совершить другие противозаконные действия. Пломбы сами по себе используются только один раз. Приказы могут автоматически регистрироваться в программе 1С, если именно она используется для учёта.

Можно создать электронную версию с помощью Excel, чтобы было легче организовать внутреннее использование. Иногда в организациях первоначально ведут электронную версию журнала, а потом его распечатывают. В этом случае именно распечатанные листы должны нумероваться и прошиваться, опечатываться для сдачи в архив.

Виды приказов по личному составу.

Собирать информацию становится проще, если используется электронная форма для учёта. Ведь тратится очень много времени на то, чтобы проверить и просмотреть бумажные варианты. Этот процесс особенно длительный, если просматривается информация по сотруднику за продолжительный период.

Дополнительные правила ведения

Желательно для данного документа использовать тетради, где очень много листов. Не предусмотрены варианты, когда записи заканчиваются досрочно.

Когда книга закрывается, её сдают в архив. Если используется именно типографская книга, то важным становится качество исполнения. Важно наличие твёрдой и износостойкой бумаги, листов с качественной прошивкой и проклейкой. Важно высокое качество соединения для наклейки, где указано название самого документа.

Исправление ошибок ведётся в соответствии с нормами делопроизводства, утверждёнными на том или ином предприятии. Чтобы внести правку, неверную запись аккуратно зачёркивают одной линией. Рядом вписывают данные, которые соответствуют действительности.

Для фиксации факта наличия исправления используются строки для правок, если их наличие предусмотрено.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Какие документы нужно регистрировать

К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

• приказы о приеме на работу;
• приказы об увольнении сотрудников;
• о переводах;
• о предоставлении отпусков;
• о поощрении и т. д.

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

• грамотное построение делопроизводства;
• ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
• надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Электронная форма журнала

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С, то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.