Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Сдавать отчетность проще и быстрее в электронной форме. Разберемся, как правильно подключить бюджетную организацию к электронному документообороту с Пенсионным фондом.

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

  • не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
  • не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
  • оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

  • бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
  • исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
  • сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
  • в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Подключение к ЭДО

Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР . Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.

Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.

Этап 1

Вначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.

Сотрудничать можно с операторами, которые имеют аккредитацию Пенсионного фонда.Список аккредитованных компаний имеется на сайте фонда.

Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором

При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:

  • полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
  • стоимость услуг;
  • санкции в случае нарушения обязанностей.
Читать еще:  Права водителя в случае остановки автомобиля инспектором дпс

Совет! Существует 4 спецоператора, контролирующих более 80% рынка. Они задают тарифы и услуги конкурентам. Это «СКБ Контур», «Такском», «Тензор», «Калуга Астрал». Рационально выбрать одну из этих компаний.

Этап 2

Цифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.

На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:

Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.

Этап 3

Выбирая ПО, нужно обратить внимание на совместимость с программами Пенсионного фонда

Этап 4

Далее страхователю необходимо подготовить соглашение о подключении электронного документооборота. Бланк заявления можно взять в территориальном органе ПФР либо на официальном ресурсе. Он включает в себя 3 блока:

  1. Данные о юридическом лице;
  2. Данные о физическом лице;
  3. Данные о применяемых инструментах криптографической защиты.

Внимание! Если заявление составлено с ошибками, работодатель обязан его доработать. Сроки подключения будут перенесены

Этап 5

Подключившись к системе ЭДО , страхователь обращается в территориальный орган ПФР , где составляет соглашение на обмен электронными документами и предоставляет следующие бумаги:

  • копию соглашения с компанией, обеспечивающей пересылку цифровой отчетности;
  • копию договора;
  • регистрационные документы организации (ИП ) в виде заверенных копий;
  • если заявление пишет представитель директора, необходима доверенность.

Этап 6

Пошаговый алгоритм заключения соглашения

Работодатели вправе самостоятельно инициировать заключение соглашения о дистанционном взаимообмене данными с ПФР. Это не является их обязательством при малочисленном штате. Прямой обязанностью выступает своевременная подача отчетности в государственный орган. Электронный документооборот просто облегчает эту задачу для организации или ИП. Для упрощения работы ведомство имеет инструкцию по взаимодействию с организациями и подписанию соглашения.

Отправка заявление на подключение к ЭДО с ПФР

Для заключения соглашения в местное отделение требуется направить заявление о подключении к ЭДО. В нем придется указать полное название организации и иные сведения о ней реквизиты (ИНН, КПП, регномер от ПФР, юридический и фактический адреса). Кроме этого в отдельном разделе указываются сведения оператора. Это удостоверяющий центр, который реализовывает передачу в ПФ зашифрованной информации.

Заполнение соглашения по электронному документообороту

Подключение к электронному документообороту ПФР требует заключения соглашений. В соглашении об электронном документообороте должны быть прописаны правдивые сведения про заявителя.

Перечень обязательных сведений в соглашении:

  1. полное наименование;
  2. регномер в системе пенсионного страхования;
  3. юридический адрес и телефон;
  4. банковские реквизиты.

Также в соглашении прописывается место подачи заявления. Специалисты отделения ПФ могут и лично разъяснить порядок составления данного заявления.

В каждом территориальном отделении могут выявиться свои нюансы по оформлению и порядку подачи заявления, подписанию соглашения. Рекомендуется выяснять их самостоятельно на местах.

Ожидание решения от ПФР

Если в соглашении обнаружатся ошибки или выявится факт о несанкционированном приобретении ЭЦП, Пенсионный фонд не одобрит заявку. Когда работодатель решает сменить удостоверяющий центр, требуется извещать об этом ПФ и снова подавать регистрационную форму.

Установка и настройка ПО

После подписания соглашения с ПФР потребуется установка специальных программ для создания и отправки отчетности в установленных формах. Их можно самостоятельно скачать на официальном сайте ПФР в бесплатном формате. Это проверочные программы и программы для подготовки отчетности.

Данное ПО обеспечивает допвозможности для работодателя:

  • импортирование сведений из файлов разных форматов;
  • импортирование классификатора адресов Налоговой;
  • доступ к распечатыванию форм ПФР-документов;
  • доступ к распечатыванию незаполненных ПФР-формуляров;
  • калькулирование взносов для ИП;
  • администрирование путем ведения электронного журнала.
Читать еще:  Какое значение имеет прописка в паспорте гражданина РФ

Программа будет работать на операционной системе Windows.

Можно приступать к работе

После подключения нужного ПО для работы электронной подписи и организации дистанционного взаимообмена данными рекомендуется осуществить тестовую отправку. Отчетность будет подаваться далее в соответствии с действующими нормами.

По результатам программной проверки отчетности ПФР отправляет работодателю протокол контроля в режиме шифрования. Работодатель отсылает обратно протокол контроля, подтверждая получение первичного протокола. При выявлении ошибок в протокол от ПФР включается информация об ошибках. Их необходимо исправить в оговоренные нормативами сроки.

Как отключиться от ЭДО?

Для отключения ЭДО нужно удалиться из списка организаций, взаимодействующих с ПФ по этому вопросу.

  1. Переходим на официальный сайт ПФ и проходим авторизацию в персональном кабинете.
  2. Выбираем раздел «Личный кабинет», а затем нажимаем по вкладке «Управление услугами».
  3. Затем указываем «Обмен с территориальными органами…» и выбираем «Отключить».
  4. Проставляем галочку в пункте о согласии со всеми нормативами и регламентами.

ПФ отправит организации уведомление на электронную почту. В письме прикрепляется инструкция по дальнейшим действиям работодателя.

Программы отчетности в ПФР

Весь софт можно скачать и воспользоваться им абсолютно бесплатно, служит он критерием для оценки правильности отчетов, отправляемых в ПФР.

Прочтите внимательно подзаголовок, данные программы подходят только для отчетов, сделанных до 2014 года!

С помощью них вы можете отредактировать следующие расширения (файлы) с отчетностью:

  • CЗB шестая -1,2,3
  • AДB шестая -2,3,4
  • CЗB шестая -4
  • AДB шестая -5

Программа CheckXML-UFA

Данный софт предоставляется клиенту абсолютно бесплатно, он используется страховщиком для проверки файлов отчетности, а именно взносы, их начисления и своевременная уплата. Вы можете проверять, как по одному выбранному файлу или загружать в программу сразу несколько, например в архиве.

Также можно проследить сведения персонифицированного учета, но только с 2010 года. Помимо этого можно проверить:

  • Поступление (дата) страховых взносов по форме PCB-один.
  • Сумму назначенных взносов указанных в бланке AДB шесть-2.
  • Поступление денежных средств по страховым взносам согласно форме PCB-один и AДB шесть-2 (в соответствие с начислением).
  • Премиальные по иным вознаграждениям по формам PCB-один и AДB шесть-4 (соответствие финальных сумм).
  • Соответствие начисленных и выплаченных сумм по указанным формам выше.
  • Данной утилитой пользуются органы пфр и сами страхователи.

[note]Скачать программу CheckXML-UFA[/note]

Софт CheckXML

После отправки заявления об обмене электронными документами при помощи программы для сдачи отчетов в пфр страховщик может скачать и установить данное ПО, которое предоставляется ему абсолютно бесплатно. CheckXML необходим для проверки документов и файлов, но в отличие от UFA, здесь проверяется только персонифицированный учет. Вы можете проверить все файлы вместе или по отдельности.

Помимо этого программой можно:

  • Выполнить массовую (нескольких пакетов) проверкуXML документов.
  • Взависимости от документа (устанавливается программа для каждого файла), определить формат и автоматически его проверить.
  • Проверка структуры, правильности заполнения и типа отчета.
  • Запуск проверки без наличия оператора (автоматическая).
  • Трансфер агенты проверяют документы, бланки и все необходимые файлы учета именно этой программой.

[note]Скачать программу CheckXML[/note]

Читать еще:  Образец заполнения бланка путевого листа в 2021 году

ПФР рекомендует страховщику (работодателю) иметь на рабочей станции обе версии программы.

Обращаем ваше внимание, проверяйте свои отчеты, прежде чем загружать их, данный софт предназначен только для отчетности с 2014 года, для отчетов более ранних воспользуйтесь программами ChekXML или UFA.

Напоминаем, все программы, которые представлены на сайте абсолютно бесплатные. В CheckPFR имеются все необходимые функции и возможности, который были в двух программах разработанных для отчетов до 2014 года.

Данной программой пользуются органы пфр и сами страхователи.

[note]Скачать программу CheckPFR[/note]

Программа для подготовки файлов персонифицированного учета

Также, обратите внимание, данная программа проверяет предоставляемые документы по персонифицированному учету с 2014 года, для документов до 2014 года воспользуйтесь программой CheckXML-UFA.

  • Проверять все документы и файлы по персонифицированному учету с 2014 года.
  • Возможность проверять документы дающие право на получение досрочной трудовой пенсии.
  • Возможность автоматизированной проверки.

Данной программой пользуются не только органы пфр и сами страхователи, а также МФЦ и трансфер агенты, для проверки подготовленных файлов и документов.

Электронная отчетность в ПФР

Пенсионный фонд активно использует систему электронного документооборота с работодателями в течение последних нескольких лет. Ранее обмен электронными документами с ПФР был для работодателем добровольной процедурой: Пенсионный фонд предоставлял организациям право выбора формы отчетности (электронная или бумажная).

Однако, с 01.01.2017 года ситуация изменилась: на основании постановления ПФР работодатели, средняя численность сотрудников которых составляет 25 человек и более, обязаны подавать отчеты в ПФР только в электронном виде. В случае предоставления документов на бумажном носителе, отчет признается несданным, а работодатель привлекается к мере взыскания в виде штрафа.

В 2021 году ПФР сохранил прежние требования в части предоставления отчетности работодателями:

  • организации и ИП, среднесписочное количество сотрудников которых равна 25 единицам (или более), предоставляют отчеты в ПФР только в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
  • работодатели с количеством сотрудников до 25 человек (24 и менее) могут подавать отчеты в ПФР в любой удобной форме – в электронном виде или на бумажном носителе.

Для определения обязательств по подаче отчета в электронной форме, работодатель рассчитывает среднюю численность работников по итогам отчетного месяца. В расчете учитываются не только штатные сотрудники, которые трудоустроены на основании трудовых договоров, но и лица, привлеченные к работе по договора ГПХ.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector