Ведомость замены должностей в штатном расписании Образец 2021
Приказ об изменении штатного расписания
Приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей — это кадровый документ, изменяющий перечень вакансий и занятых рабочих мест в организации. Утверждается руководителем.
Штатное расписание (ШР или, в просторечьи, «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и сведения о количестве ставок (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и рекомендованная унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.
Образец штатного расписания на 2021 год
Штатное расписание – это документ для использования внутри предприятия, что показывает количество единиц персонала, необходимое для нормальной работы предприятия, их зарплату и наименование должностей каждого подразделения. Таким образом, это один из главных кадровых документов. При его создании можно воспользоваться унифицированной формой документа, или составить свой бланк
Для чего нужно штатное расписание компании?
Благодаря обозначенному документу руководство предприятия видит полноту кадров, анализирует нужно ли расширять состав или наоборот сокращать. Согласно показателям, что содержатся в табличке, определяют расходы фирмы, проводят планирование, принимают необходимые решения касательно руководства организацией, ее продуктивности. Также сотрудник может запросить образец выписки из штатного расписания для предоставления персональных данных.
Штатного расписания на 2021 год образец необходим всем предприятиям, где работниками числится более чем один человек. Таблицу для сверки данных могут потребовать при всех видах проверки предприятия, а при несоответствии данных – оштрафовать.
Согласно указанному документу кадровики заполняют вакансии, предлагают решения с целью оптимизации структуры компании, а бухгалтера контролируют зарплатный фонд фирмы.
Руководство, опираясь на заявленный документ, проводит разработку стратегий, перспектив развития производства.
Задачи штатного расписания
Заявленная табличка несет огромную пользу для предприятий любого вида хозяйствования. В частности главные задачи этой таблички таковы:
- Показывает структуру фирмы: все подразделения, даже самые маленькие отделы.
- Демонстрирует все данные о количестве работников каждого отдела, сколько вакантных единиц определенных должностей, что помогает формировать вакансии.
- Показывает систему оплаты каждому работнику, а также выплат назначенных надбавок или премиальных.
Форма Т-3 для штатного расписания
Раньше законодательством была закреплена унифицированная форма Т-3, согласно какой составлялось кадровая таблица. Сейчас образец заполнения штатного расписания не является для обязательного использования, а рекомендованным. Поэтому компании могут видоизменять образец штатного расписания на 2021 год, но неизменно прописывать в нем такие данные как структура, а также количество должностных мест, установленные размеры окладов сотрудников, общую сумму месячного фонда оплаты труда на предприятии.
Как утвердить в компании штатное расписание
Форма данного документа любой организации утверждается соответствующим приказом, за подписью начальника. Можно воспользоваться формой Т-3, либо кадровики фирмы подготовят свой пример. Действует такая таблица один год.
Приказ, которым она утверждается, не имеет унифицированной формы. Но в нем обязательно указаны: название документа, ФИО начальника, сроки вступления в силу, дата подписания.
Как правильно оформить штатное расписание образец 2021
Образец формы Т-3 штатного расписания продолжают использовать при формировании таблицы. Наличие указанного образца заполнения штатного расписания намного упрощает работу профессиональным кадровикам, бухгалтерам. Поэтому рассмотрим, как правильно подготовить этот документ. Согласно ей можно составить образец выписки из штатного расписания 2021 года.
Поочередность, как правильно оформить образец штатного расписания согласно форме Т-3, выглядит таким образом:
Первое, пишем наименование фирмы согласно уставу, ее код ОКПО, регистрационный номер во внутреннем документообороте, дату.
- В 1 разделе прописываем все названия подразделений, отделов, других структурных единиц, количество сотрудников, начиная с руководящего состава до производственных должностей.
- Во 2 разделе прописываем коды всех структурных единиц для упрощения документооборота.
- Третий раздел наполняем данными согласно классификатору рабочих профессий, их разрядов, включая должности, тарифные ставки.
- В следующем разделе предоставляем информацию о необходимом количестве сотрудников.
- В 5 разделе отмечаем оклады работников, соответствующие трудовому соглашению.
- Далее прописываем другие выплаты, бонусы, премии.
- Вносим информацию о фонде оплаты труда всех сотрудников.
- В самом конце прописываем пояснения и возможные изменения к табличке.
Как вносить изменения в штатное расписание: варианты приказов
Работодатель самостоятельно решает, когда и как ему следует изменить штатное расписание (ШР). Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Изменения в ШР могут вноситься по мере необходимости, как того требует бизнес или экономическая ситуация. В случае спора суды НЕ рассматривают вопрос целесообразности изменения штатного расписания.
Способы изменения штатного расписания
Рано или поздно в компании возникает необходимость:
- Добавить новую штатную единицу или даже целое подразделение,
- Исключить должность (или подразделение),
- Уменьшить количество единиц по одной должности,
- Изменить оклады или тарифные ставки,
- Ввести или убрать надбавки,
- Переименовать подразделения или должности.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Утвердить новое штатное расписание
Если требуется внести большое количество изменений в действующее штатное расписание, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание). Этот вариант подходит также для маленьких организаций и ИП.
Нужно составить ШР заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером. Как правильно утверждать ШР, читайте в этой статье.
Плюс этого способа в том, что новое штатное расписание будет показывать реальную картину, вы не запутаетесь ни в количестве единиц, ни в величине окладов.
Минус — не зафиксировано, как и когда штатка менялась, чтобы проанализировать эффект от изменений.
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание
Если же изменений немного, или предусмотрена сложная процедура согласования нового ШР, то руководителю организации достаточно издать приказ (по основной деятельности) о внесении изменений в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, его номер, дата составления и другие реквизиты остаются прежними.
Заголовок приказа может звучать так: «Об изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др.
В преамбуле приказа указываем причины, по которым в штатное расписание вносятся изменения (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.). В распорядительной части описываем сами изменения. Если организация имеет сложную структуру, целесообразно указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.
Если в штатное расписание добавляются новые единицы, то нужно указать:
- наименование структурного подразделения (если у вас в штатке были структурные подразделения);
- наименование должностей и количество штатных единиц по ним;
- дата, с которой изменения вступают в силу (приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников).
С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены должностные лица, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов. Всех работников с таким приказом не знакомят.
Когда вносить изменения при сокращении штата
Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – отдельных должностей. Возможно одновременное сокращение и численности, и штата.
Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения. В приказе должны быть определены:
- наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
- дата, с которой изменения вступают в силу.
Учитывая, что о предстоящем увольнении по сокращению работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. То есть, дата утверждения нового ШР (или дата издания приказа о внесении изменений в ШР) будет на два месяца раньше, чем дата введения изменений в действие.
С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В некоторых организациях с этим приказом знакомят и работников, которых касается сокращение. Законом такая обязанность не предусмотрена, т.е. это не обязательно.
При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.
- В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
- Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
- Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе.
Изменение штатного расписания при увеличении окладов
Когда в штатном расписании изменяются оклады, приказ о внесении изменений в ШР тоже издается. В таком приказе определяется:
- перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
- новый размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
- дата, с которой изменения вступают в силу.
С этим с приказом должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.
Обратите внимание!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора. После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.
В примере мы рассмотрели увеличение окладов. Как правило, это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников. Но в последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ. Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера. Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников.
Изменение штатного расписания при переименовании должностей или структурных подразделений
При переименовании должности у работника не меняется ничего: ни трудовые обязанности, ни режим работы, ни условия оплаты, ни другие условия трудового договора – только название должности.
Если переименовывается отдел (или иное структурное подразделение), то меняться должно только название, функции подразделения не пересматриваются. Если вы хотите структурные подразделения разделить или объединить, передать другие функции, то это уже не переименование, а организационные изменения.
Когда этот приказ вводить в действие? Здесь уже нет единого мнения у кадровиков и юристов.
Одни считают, что наименование должности (профессии) является обязательным условием трудового договора, поскольку определяет трудовую функцию. Поэтому изменить штатное расписание сразу нельзя, а только через два месяца после утверждения (по правилам статьи 74 ТК РФ: предупредить работника за 2 месяца о переименовании, потом заключить дополнительное соглашение к ТД). Но изменять условия ТД можно только при изменении организационных или технологических условий труда, и только в случае, если прежние условия нельзя было сохранить.
Другие считают, что условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника. И вводить изменения в штатное расписание можно сразу после утверждения.
Хотя надо сказать, что и в этом случае необходимо оформлять с работником соглашение к трудовому договору, потом вносит изменения в кадровые документы работника, содержащие наименование должности (профессии) – в личную карточку, трудовую книжку, личное дело.
Изменение оклада
Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.
Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.
Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.
Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Оформление приказа
Для изменения действующего штатного расписания руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ. Поскольку утвержденная форма отсутствует, он оформляется произвольно, но тем не менее с учетом стандартных требований для такого рода распорядительных документов.
В частности, в нем отражаются следующие сведения:
- название предприятия;
- наименование документа и присвоенный ему номер;
- место и дата составления;
- основания для внесения корректировок в штатное расписание с отсылкой на соответствующий локальный документ. Например, на план оптимизации структуры предприятия;
- суть вносимых изменений:
Так, если необходимо введение новой должности, можно указать: «ввести в производственный отдел следующие должности:
- главный инженер с окладом 40000 рублей;
- экономист по сбыту с окладом 35000 рублей».
Для внесения изменений в собственное штатное расписание, можно использовать образцы приказов, представленные в конце статьи.
Как правильно ввести новую должность в штатное расписание в 2021 году?
Для формирования новой должности в штатном расписании, приходится вносить некоторые правки. В основном это связано с реформами в учреждении или открытием дополнительных филиалов.Помимо этого включение новых вакансий осуществляется для разгрузки сотрудников. Это означает, что один подчинённый реализовывает несколько процессов одновременно.
Сама процедура состоит из нескольких шагов, которые объединяют производственные процедуры и документальные проведения.
Перейдём непосредственно к самому процессу добавления должности:
Шаг 1. Объяснение причины, по которой потребовалось сформировывать новую должность. По правде, это наиболее проблематичный шаг в данном процессе. Чтобы обосновать свои действия, необходимо проанализировать все должности, существующие в учреждении и определиться в нуждаемости той, которую планируют ввести в скором времени. Помимо этого, руководитель обязан привести статистические сведения об обновляемой должности, то бишь её требования, свойства и так далее.
Шаг 2. Далее требуется сформировать должностные обязанности для новой должности. Понадобится также подкорректировать определённые функции для исполнения новым сотрудникам. После этого проектируется инструкция.
Шаг 3. Формирование докладной записки. Такую бумагу обязан оформлять руководитель отдела, в котором осуществляется добавление новой должности. Здесь обязаны быть внесены все необходимые сведения, которые подтверждают потребность в новом работнике. Вообще, такой документ в первую очередь является подтверждением внедрения новой должности, к которой также следует приложить специальные инструкции.
Шаг 4. Последним шагом требуется издать распоряжение начальника учреждения. В тексте распоряжения должны содержаться данные о подразделении, в которое добавляют новую вакансию, и также размер зарплаты субъекта.
Стоит учесть, что добавление новой должности в «штатник» бюджетного предприятия идентично с вышеперечисленным перечнем действий. Однако бюджетникам следует действовать не сугубо по решению начальника, но и по положению профстандартов.
Как заполнить штатную расстановку
Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:
В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.
Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.
