Сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении в 2021 году

Инвентаризация основных средств в 2021 году

В ходе инвентаризации основных средств нужно проверить не только наличие самих объектов, но и их технические и (или) эксплуатационные характеристики, а также выявить неиспользуемые объекты и причины, по которым они не эксплуатируются. Инвентаризация основных средств имеет и другие особенности. Они связаны с периодичностью ее проведения перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

В ходе инвентаризации основных средств нужно проверить не только наличие самих объектов, но и их технические и (или) эксплуатационные характеристики, а также выявить неиспользуемые объекты и причины, по которым они не эксплуатируются.

Инвентаризация основных средств имеет и другие особенности. Они связаны с периодичностью ее проведения перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация перед отчетностью за 2020 г.

Особенности инвентаризации, которые бухгалтер бюджетного учреждения будет проводить перед отчетностью за 2020 г., связаны:

• с вступлением в силу поправок к Приказу 52н. По мере организационно-технической готовности организации вправе начать применение электронных первичных документов и электронных регистров учета, в том числе Инвентаризационных описей. Дата перехода на электронный документооборот должна быть зафиксирована в учетной политике;
• с ограничительными мерами по нераспространению COVID—19. А именно, в соответствии с закрепленными в учетной политике положениями, инвентаризация временно может проводиться средствами видео и аудиофиксации с учетом положений, предусматривающих соблюдение ограничений по социальной дистанции;
• с изменениями в Инструкции № 157н и связанные с ним изменения в Инструкциях№ 162н, № 174н и № 183н. Изменения в Едином плане счетов уточнили требования к аналитическому учету балансовых и забалансовых счетов, внесли изменения в счета и их назначение. Причем часть изменений необходимо применять при составлении отчетности за 2020 г., часть изменений вступают в силу с 2021 г.;
• с вступлением в силу с 2021 г. новых стандартов учета. Особо стоит выделить стандарты 181н «Нематериальные активы» и 34н «Непроизведенные активы», так как именно в процессе инвентаризации предстоит выявить в учете объектов НМА и земельных участков, соответствующих требованию новых стандартов.

В связи с особенностями инвентаризации 2020 г. и вступлением в силу Стандартов, ответственным за ведение учета лицам и инвентаризационной комиссии следует:

1. Провести анализ учета на использование рабочих счетов и дополнительной аналитике к счетам, не отвечающим требованиям органа, которому подается отчетность и/или не соответствующих вступившим в силу изменениям в Единый план счетов.

Согласно новой редакции Инструкции № 157н, дополнительные забалансовые счета и/или аналитика к счетам Единого плана счетов должны быть не только закреплены в учетной политике учреждения, но и соответствовать требованиям органа власти, которому сдается отчетность.

2. В процессе инвентаризации доходов будущих периодов разделить доходы будущих периодов по датам признания в финрезультате. Новая редакция Инструкции № 157н детализировала счет 401.40 «Доходы будущих периодов» на 401.41 «Доходы будущих периодов к признанию в текущем году» и 401.49 «Доходы будущих периодов к признанию в очередные года». Также необходимо провести сверку в разрезе контрагентов и правовых оснований.

3. В процессе инвентаризации основных средств определить основные средства, находящиеся в личном пользовании сотрудников, в целях принятия их к забалансовому учету на счете 27. По согласованию с органом, которому подается отчетность, возможно ведение субсчетов к счету 27. Информацию о применяемом субсчете и его аналитике необходимо отразить в Учетной политике.

4. Уточнить дополнительные данные для аналитического учета на балансовых и забалансовых счетах, подвергшихся изменению. В Инструкции № 157н скорректировали требования к аналитическому учету на балансовых счетах 101 00, 103 00, 106 00, 107 00, 108 00, 205 00, 206 00, 209 00, 210 03, 210 05, 210 10, 302 00, 304 01, 304 03, 502 00, а также на забалансовых счетах 01, 02, 04, 05, 08, 20, 21, 22, 25, 26, 27.

Например, при инвентаризации расчетов по доходам следует уточнить показатели счета 205 00 в части видов валюты и правовых оснований возникновение доходов, идентификационных номеров расчетов по доходам, уникальным идентификаторам начислений (УИН) (при наличии). Если принято решение вести учет на счете не по плательщикам доходов, а в разрезе групп плательщиков доходов, то при инвентаризации необходимо уточнить состав таких групп и провести сверку с персонифицированным учетом расчетов с плательщиками доходов в разрезе контрагентов (плательщиков доходов).

При инвентаризации задолженности на счетах 206 00, 302 00, 208 00 уточнить аналитический учет в части учетных номеров денежных обязательств (идентификационным номерам расчетов по выплатам). При инвентаризации сомнительной дебиторской задолженности (счет 04) и не востребованной кредиторской задолженности (счет 20) необходимо уточнить такие аналитические показатели, как КПС, КЭК, КФО. При инвентаризации сомнительной задолженности так же важно уточнить правовое основание, идентификатор начислений (УИН). А по счетам 25, 26, 27 необходимо уточнить аналитику, в том числе и по кодам КОСГУ.

5. Выявить в учете объекты НМА и земельные участки, соответствующих требованию новых Стандартов. В состав непроизведенных активов включены участки, государственная собственность на которых не разграничена, сведения о которых внесены в ЕГРН (п. 70 Инструкции № 157н). В части инвентаризации непроизведенных активов следует уточнить их идентификационные номера (кадастровые, реестровые, учетные), а также местонахождение (адреса).

Признание объектов бухгалтерского учета, ранее не признававшихся в составе нематериальных активов и/или отраженных на забалансовом учете, в составе группы нефинасовых активов осуществляется операциями 2021 г. по результатам инвентаризации, проводимой в целях выявления таких объектов бухгалтерского учета.

Для определения объектов, подлежащих учету на счетах группы 111 60 «Права пользования нематериальными активами», следует провести инвентаризацию имущества, полученного в пользование (счет 01) и соответствующие суммы расходов будущих периодов (счет 401.50). Комиссия должна определить на основании документов срок использования лицензии, рассчитать амортизацию, определить счет учета и иную информацию, необходимую для поставки на балансовый учет объекта.

6. Инвентаризационной комиссии также следует проверить перечень объектов, являющихся объектами концессионных соглашений программах для электронных вычислительных машин (программах для ЭВМ), базах данных, информационных системах (в том числе государственных информационных системах) и (или) сайтах в интернете или других информационно-телекоммуникационных сетях, в состав которых входят такие программы для ЭВМ и (или) базы данных, либо о совокупности указанных объектов, а также об операциях, их изменяющих.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является плановой и проводится в порядке, установленном внутренними документами организации. Это может быть положение об инвентаризации, входящее в состав учетной политики согласно п. 4 ПБУ 1/2008, или иной распорядительный документ, подписанный руководителем (Письмо Минфина России от 09.01.2020 N 07-01-09/73).

В положении об инвентаризации, как правило, указывают:

• когда проведение инвентаризации обязательно;
• сроки проведения инвентаризации в разрезе имущества и обязательств;
• формы документов, используемые для оформления результатов инвентаризации.

При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности следует придерживаться общего порядка:

• составление графика контрольных мероприятий;
• оформление приказа о назначении рабочей инвентаризационной комиссии с указанием места, времени и объема инвентаризации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»);
• получение расписок от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации);
• проверка наличия и состояния, а также оценка активов и обязательств сплошным методом (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний по инвентаризации);
• проверка наличия и условий хранения документов, подтверждающих нахождение активов в собственности или распоряжении организации, а также технической документации (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации);
• выявление активов, подлежащих списанию (п. п. 3.6, 3.25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации);
• проверка активов на обесценение (п. 35 ПБУ 4/99);
• выявление сомнительной и безнадежной задолженности (п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации);
• подведение итогов инвентаризации и оформление документов (Постановление Госкомстата N 88);
• отражение результатов инвентаризации (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Оформление результатов инвентаризации

В ходе проведения инвентаризации осуществляется сравнение и сопоставление фактических объемов ценностей с показателями, зафиксированными в первичных документах. Результаты подобного контроля должны быть надлежащим образом оформлены путем составления соответствующих ведомостей (форма № ИНВ-26)

Укажите, что в случае выявления отклонений фактического наличия имущества от учетных данных составляются сличительные ведомости (формы № ИНВ-18, № ИНВ-19).

После завершения инвентаризации комиссия проводит заседание, в процессе которого определяются основные результаты и выявленные расхождения. Также устанавливается причина несоответствий и предлагаются способы их устранений. По итогам заседания составляется протокол. Утвержденного образца для этого документа нет, поэтому главное требование – корректное отображение информации и соблюдение принципов составления деловой документации.

Новые правила инвентаризации: возможно введение в следующем году

Общий порядок проведения инвентаризации и особенности ин­вентаризации отдельных видов активов и обязательств извест­ны каждому опытному бухгалтеру. Это неудивительно, поскольку Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180), была принята более 10 лет назад, и с тех пор изменения в нее вносились лишь три раза, причем все в 2010 г.

Сейчас в нормотворческой деятельности приветствуется предоставление большей свободы субъектам хозяйствования и смягчение условий, в которых они работают. Руководствуясь этими принципами, Министерство ­финансов разработало новый Национальный стандарт бух­галтерского учета и отчетности «Ин­вентаризация активов и обязательств», проект которого (далее – проект) раз­местило на своем сайте для об­щественного обсуждения.

Он придет на смену Инструкции № 180, которая, в частности, предусматривает фиксированную периодичность проведения инвентаризации отдельных видов активов (чаще можно, реже нельзя), более двух десятков обязательных форм документов, утвержденных этим актом, которые необходимо использовать для оформления результатов инвентаризации, и т.д. Перечисленные и еще некоторые аспекты побудили Мин­фин к корректировке этого нормативного акта.

Скорее всего, как нормативный акт, проект начнет действовать со следующего года, так что проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в этом году мы будем еще по старым правилам, установленным Ин­струкцией № 180. Однако в 2020 г. придется применять уже новый документ, основные нововведения которого мы и рассмотрим.

Что подлежит инвентаризации

В первую очередь отметим, что проект определяет только порядок проведения инвентаризации активов и обязательств в организациях. Инструкция № 180, кроме этого, регламентирует также процесс оформ­ления результатов инвентаризации и отражения их в бухучете. От последнего было решено отказаться, поэтому никаких бухгалтерских проводок в новом документе вы не найдете.

И еще одно важное изменение: Инструкция № 180 регулирует проведение инвентаризации в организациях, ведущих бухучет в соответствии с законодательством. В проекте по­следнее уточнение исключено, что, на наш взгляд, означает его распространение на любые организации.

Перечень подлежащих инвентаризации активов и обязательств, содержащихся в проекте, уточнен по сравнению с действующим. Часть из­менений связана с появлением после принятия Инструкции № 180 новых понятий. Это относится, на­пример, к отложенным налоговым активам и отложенным налоговым обязательствам. Их предполагается включить в перечень объектов, под­лежащих инвентаризации.

Разработчики проекта отказались от деления активов на внеоборотные и оборотные. Исходя из типового плана счетов бухучета, согласно которому все активы разделены на долгосрочные и краткосрочные, объектом, под­лежащим инвентаризации, будут являться не внеоборотные, как предусмотрено в Инструкции № 180, а долгосрочные активы, к которым отнесены основные средства, доходные вложения в материальные активы (сейчас – доходные вложения в материальные ценности), нематериальные активы, вложения в долгосрочные активы (сейчас – вложения во внеоборотные активы, в т.ч. в незавершенное строительство), оборудование к установке и строительные материалы.

Отметим, что, согласно Инструкции № 180, строительные материалы входят в состав оборотных активов в качестве запасов, а оборудование к установке в ней вообще не упоминается.

Кроме долгосрочных активов и отложенных налоговых активов, упо­мянутых выше, в число активов, подлежащих инвентаризации, планируется включить запасы (сейчас они входят в состав оборотных активов); долгосрочные активы, пред­назначенные для реализации; рас­ходы будущих периодов (в Ин­струкции № 180 они также упоминаются в составе оборотных активов); дебиторскую задолженность, в т.ч. дебиторскую задолженность соб­ственника имущества (учредителей, участников) по вкладам в уставный фонд (сейчас в рассматриваемом перечне активов, подлежащих инвентаризации, содержатся расчеты с учредителями); финансовые вложения; денежные средства и эквиваленты денежных средств (в Ин­струкции № 180 эквиваленты денежных средств отсутствуют).

Все остальные активы, подлежащие инвентаризации, отнесены к прочим активам (здесь говорится о прочих оборотных активах), что, в принципе, позволяет организации проводить инвентаризацию любых активов, не упомянутых выше.

Что касается обязательств, то, со­гласно проекту, инвентаризации будут подлежать: отложенные налоговые обязательства; кредиторская задолженность; обязательства, пред­назначенные для реализации; доходы будущих периодов; резервы пред­стоящих платежей, а также прочие обязательства. Долгосрочные и крат­косрочные кредиты и займы, а также задолженность перед учредителями из этого перечня исключены, хотя их вполне можно отнести к прочим обязательствам.

Как и сейчас, инвентаризации бу­дут также подлежать имущество и обязательства, учитываемые организацией на забалансовых счетах.

Когда и как часто нужно проводить инвентаризацию

Одно из существенных отличий проекта от действующего нормативного акта – упрощение требований к проведению инвентаризации и рас­ширение полномочий руководителя организации, связанных с этой важной процедурой. В частности, вместо перечня случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, в проекте НБУ предусмотрено, что ее следует проводить в случаях, предусмотренных законодательством, и в иных случаях – по распоряжению руководителя организации.

Есть и два исключения из этого правила, в которых более четко указаны сроки, когда ее нужно проводить.

1) Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация:

– всех активов (за исключением денежных средств) и обязательств – не ранее 31 октября отчетного года;

– денежных средств – не ранее 30 ноября отчетного года.

2) При смене материально-ответственного лица инвентаризация ак­тивов, переданных ему для хранения или для других целей, проводится на дату приема и сдачи дел. Отметим, что в настоящее время инвентаризация в организации является обязательной и при смене ее руководителя. В проекте такое основание не упоминается.

Напомним, что, согласно Инструкции № 180, инвентаризацию наиболее важных активов организации следует проводить не ранее 1 нояб­ря, а денежных средств, обязательств и других активов – не ранее 1 декабря. Таким образом, возможное начало инвентаризации многих видов активов и всех видов обязательств сдвинуто на более ранние сроки.

Что касается периодичности проведения инвентаризации различных видов активов и обязательств, которые жестко регламентируются Ин­струкцией № 180 (например, незавершенное производство и полуфабрикаты нужно «инвентаризировать» не менее двух раз в год), то разработчики проекта решили отдать этот вопрос «на откуп» руководителю ор­ганизации. Именно он будет опреде­лять периодичность и сроки проведения всех инвентаризаций, за ис­ключением двух видов, указанных выше.

Инвентаризационная комиссия

Как и в настоящее время, для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия (далее – комиссия), пер­сональный состав которой утверждается руководителем, а ее решения будут действительными, только если они приняты полным составом. При этом уточнен состав комиссии: в нее необходимо включить замов руководителя организации (сейчас это может быть любой представитель руководителя и даже он сам), руководителей и специалистов ее подразделений.

Кроме того, с учетом современных реалий в состав комиссии должны входить представители субъекта хозяйствования, оказывающего организации услуги по ведению бухучета и составлению отчетности, и мож­но включать представителей аудиторских и иных организаций, а также членов ревизионной комиссии хозяйственного общества (сейчас такая возможность отсутствует).

Инвентаризационные описи

Как и сейчас, данные о фактическом наличии активов и обязательств должны вноситься комиссией в ин­вентаризационные описи или ак­ты инвентаризации (далее – описи), составляемые не менее чем в двух экземплярах.

Однако, в отличие от Инструкции № 180, в многочисленных приложениях к которой приведены утвержденные Минфином формы описей, согласно проекту формы всех описей утверждаются руководителем организации.

Единственное требование, установленное к формам описей, – это состав обязательных реквизитов, которые должны в них содержаться. В их число включены основание проведения инвентаризации, материально-ответственные лица, дата и время начала и окончания инвентаризации, наименование актива, его инвентарный и (или) иной номер, единица измерения и цена, фактическое наличие актива в натуральном и (или) стоимостном выражении, сведения о дебиторской задолженности (наименование дебитора, основание ее возникновения и сум­ма), сведения об обязательстве (наименование кредитора, основание его возникновения и сумма) и др.

По окончании инвентаризации в описи вносится информация о количестве и стоимости активов и стоимости обязательств по данным бухучета, и к ним прилагаются акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов.

Поскольку в проект еще могут быть внесены корректировки, изменения, которые произойдут в инвентаризации отдельных видов активов и обязательств, мы рассмотрим пос­ле его принятия в виде нормативного акта.

Инвентаризация в 2021 году

Верификация информации предусматривает ее непосредственное и косвенное подтверждение. Непосредственное подтверждение информации осуществляется путем прямого подсчета, в том числе при проведении инвентаризации.

В соответствии с ст. 11 Федерального закона от

Бюджетные учреждения. Инвентаризация в бюджетном учреждении — документы и учет результатов

Бюджетные учреждения, как и коммерческие фирмы, обязаны инвентаризировать свои активы и обязательства. Причем с точки зрения закона все инвентаризации можно условно разделить на добровольные и обязательные.

Об инвентаризации в бюджетном учреждении, документальном оформлении и учете ее результатов мы и поговорим в настоящем материале.

Ведь именно при ее проведении выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского

Если комиссия работает с перерывами (ночь, обед и пр.), то вся документация во время ее отсутствия должна быть заперта в сейф или шкаф без возможности постороннего доступа. Помещение, в котором проходил процесс и должен продолжаться, обычно опечатывают на ночное время суток.

Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.

Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.

Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.

Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.