Сроки хранения когда пора нести документы в архив

Сдача документов в архив организации

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Правила хранения документов

Вроде бы логично, что вся документация должна хранится в организации. Но на самом деле это не обязательно. К примеру, в пункте 2 статьи 50 Закона об ООО сказано, что общество обязано обеспечить доступ к документам участникам для ознакомления:

• в помещении исполнительного органа (т.е. по юридическому адресу)
• в ином месте, если оно определено уставом общества или внутренним документом, утвержденным общим собранием (советом директоров, наблюдательным советом) и опубликованным на его сайте.

В самой организации необходимо осуществлять хранение в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах, чтобы исключить к ним допуск неуполномоченных лиц. Отдельные документы будут храниться в сейфе (например, БСО).

Когда срок хранения истекает, собирают специальную комиссию, составляют акт и уничтожают старую документацию.

Через сколько лет передавать законченные дела из подразделений в архив организации?

Поскольку абсолютно все организации обязаны обеспечивать архивное хранение документов 1 , то рекомендуем руководствоваться преимущественно Правилами 2015 года, которые являются нормативным правовым актом и включают требования к работе архивов организаций, к технологии архивного хранения документов в качестве норм прямого действия.

Обратите внимание и на Методические рекомендации по применению этих Правил 2015 года, которые были опубликованы на сайте Росархива 18 июля 2018 г. Методические рекомендации (п. 1.4), закрепляя порядок передачи дел в архив организации, устанавливают, что описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

Установление таких сжатых сроков сдачи описей и подготовки дел необходимо рассматривать как один из методов обеспечения сохранности документов архивного фонда организации.

Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года должны быть окончательно подготовлены подразделениями к передаче (дооформление дел, внесение в описи) и фактически переданы в архив по графику.

Но если ваша организация является коммерческой, то она:

• обязана обеспечить архивное хранение документов, но не обязана создавать архив, как отдельное структурное подразделение;
• тогда проблема определения сроков передачи документов в архив для вас не является актуальной.

Срок передачи, предписываемый Правилами 2015 года, к сожалению, отличается от предписанного Примерной инструкцией. Ее срок как раз соответствует ранее принятым технологиям работы, когда завершенные в делопроизводстве дела в течение следующего года хранятся в подразделении, т.к. могут там понадобиться, а в течение 2-3-го года передаются в архив:

Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года остаются в подразделениях. А в течение 2020–2021 годов по графику передаются в архив.

Упомянутая в вопросе Примерная инструкция распространяет свое действие на государственные организации. Они на ее базе должны разработать и утвердить приказом первого руководителя собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей деятельности (и период передачи дел из подразделений в архив тогда можно зафиксировать в привычном специалистам виде: как в Примерной инструкции – не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (Пример 2) или даже более узкий в рамках этого периода).

Сноски 1

1. Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад

Выбери вариант доступа

Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

• Свежие
• Посещаемые

Разрабатываем Положение об архиве организации на основе Примерного положения

Росархив утвердил Примерное положение об архиве организации. В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались, на какие юрлица оно распространяется. А сейчас объясним: как разработать на его основе собственное Положение об архиве (как структурном подразделении) либо Положение об архивном хранении (как процессе), как его утвердить и сколько хранить.

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др. А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?

Разрабатываем Положение об архиве организации на основе Примерного положения

Расскажем вам об очередном нормативном документе, утвержденном Росархивом в этом году, – Примерном положении об архиве организации. В первой части статьи разберемся, на какие юрлица оно распространяется. А в следующем номере объясним: как разработать на его основе собственное Положение об архиве (как структурном подразделении) либо Положение об архивном хранении (как процессе), как его утвердить и сколько хранить.

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. об организации работы архива

Как методические рекомендации предлагают разрабатывать номенклатуру дел? Что они говорят о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках? Действительно ли экспертная комиссия любой организации теперь сможет обратиться в ЦЭПК при Рос­архиве для согласования сроков хранения своих документов, которые отсутствуют в нормативной базе? Кроме того, методические рекомендации отвечают на ряд актуальных вопросов, которые часто задают практики: неужели необходимо переутверждать номенклатуру дел каждый год? какой номер фонда надо оформлять на обложке дела и в учетных документах архива, откуда он берется? обязательно ли оформлять паспорт архива? какие виды описей вносятся в реестр описей (это все описи, включая описи структурных подразделений, или это только годовые разделы, или это полностью законченные описи)? как оформляется обложка дела? Правила 2015 г. установили, что историческая справка должна состоять из 3 частей, как теперь ее составлять? если в архиве организации работает только 1 сотрудник, как оформлять подписи на архивных документах?

Регламентирующие законы

Список документов и сроки их консервации после ликвидации фирмы, а также порядок их передачи в архив закреплены в следующих законодательных актах:

• «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 г.
• Федеральный Закон ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.
• Список для госорганов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236)
• Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
• Реестр для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
• Порядок и сроки хранения для АО определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс;
• Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Архивное хранение документов

От грамотной организации хранения дел зависит эффективность производственной деятельности и финансовое состояние фирмы. Требуется обеспечение порядка и неукоснительное соблюдение сроков. Качественное архивное хранение документов требует наличия квалифицированных специалистов, финансовых средств и времени.

Организация архивного хранения материалов подразумевает:

• Прием бумаг от структурных подразделений компании и обеспечение их сохранения.
• Осуществление контроля правильности оформления дел в структурных отделах.
• Разработку и согласование номенклатуры.
• Проверку правильности формирования дел в соответствии с номенклатурой.
• Экспертизу ценности.
• Организацию использования архивных дел по установленному порядку.

Документация с момента создания и до передачи в архивохранилище сберегается в структурных подразделениях (по месту формирования) или в службе делопроизводства. Дела законченного производства передаются в архив юридического лица. Здесь важно неукоснительное соблюдение сроков, в ином случае не избежать штрафных санкций.

Организация архивного фонда представляет собой сложный и трудоемкий процесс. Большинство современных компаний предпочитает передавать ведение архивной деятельности на аутсорс.

Секреты правильного хранения бухгалтерских документов

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение. При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положением о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

● профессиональных участников рынка ценных бумаг – в Положении, утвержденном приказом гендиректора ЦККФРЦБ (рег. МЮ №1915 от 7.03.2009г.).

Другим организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения.

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. На сегодняшний день этот Перечень не является официальным документом (он не зарегистрирован в Минюсте). Агентством принимаются меры по присвоению ему статуса нормативно-правового акта.

Но специалисты Центрального госархива считают, что соблюдение сроков хранения документов, указанных в Перечне, обязательно для всех организаций независимо от формы собственности. Так как его обязательное применение предусмотрено пунктом 19 Положения о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.). О том, когда и для чего проводится экспертиза ценности документов, мы рассмотрим ниже.

Министерства и ведомства на основании Типового перечня разрабатывают свои отраслевые перечни документов с указаниями их сроков хранения с учетом специфики деятельности. При этом в отраслевых перечнях сроки хранения документов не должны быть меньше сроков, установленных Типовым перечнем.

Организация, входящая в структуру того или иного министерства или ведомства, должна руководствоваться соответствующим отраслевым перечнем (если таковой имеется). А организации, не принадлежащие к какой-либо отрасли, могут применять указанный Перечень.

В таблице приведены основные бухгалтерские документы и сроки их хранения по Типовому перечню. С полным перечнем документов с указанием сроков их хранения можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия» и на сайте nrm.uz.

(выдержка из Типового перечня)

Номер

статьи

Виды

документов

Сроки

хранения документов

Примечание

Бухгалтерские отчеты и балансы организации, объяснительные записки к ним:

Любая информация, которая помещается в папку с личным делом, считается строго конфиденциальной и не может быть раскрыта третьим лицам. Поэтому папки хранятся в строго засекреченном месте с ограниченным доступом.

Передавать личные данные можно только в случае, если студент предоставит письменное разрешение.

Если персональные данные студента из личного дела будут незаконно переданы посторонним, виновные подвергаются дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности.

Вот так выглядит личное дело студента (образец министерства образования):

Студент должен быть готов к тому, что в эту папку будет попадать любая информация о его официальной деятельности, проступках и взысканиях, успехах и неудачах. Сама по себе эта информация ничего не значит. Но если учащийся попадет в трудную ситуацию и будет просить помощи у руководства вуза, личное дело обязательно изучат, чтобы понять, стоит его поддерживать или нет.

В любом случае помните: если времени на домашнюю работу не хватает, не стоит забрасывать обучение. Ведь рядом есть сервис студенческой помощи, который готов подставить плечо в трудную минуту и перенять часть ваших забот на себя.

• Контрольная работа от 1 дня / от 120 р. Узнать стоимость
• Дипломная работа от 7 дней / от 9540 р. Узнать стоимость
• Курсовая работа 5 дней / от 2160 р. Узнать стоимость
• Реферат от 1 дня / от 840 р. Узнать стоимость

Наталья – контент-маркетолог и блогер, но все это не мешает ей оставаться адекватным человеком. Верит во все цвета радуги и не верит в теорию всемирного заговора. Увлекается «нейрохиромантией» и тайно мечтает воссоздать дома Александрийскую библиотеку.