Проверка соблюдения требований по установлению режима рабочего времени

Методы контроля рабочего времени

Контроль рабочего времени
с помощью

• Контроль сотрудников
• Учет рабочего времени
  • Методы контроля рабочего времени
  • Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников
  • Особенности учета рабочего времени
  • Учет рабочего времени удаленных сотрудников
  • Документальное оформление учета рабочего времени
• Мотивация персонала
  • Методы мотивации персонала
  • Современные подходы к мотивации персонала
  • Теория и практика мотивации персонала
  • Нестандартные методы мотивации персонала
  • Зарубежный опыт мотивации персонала
• Оценка персонала
  • Оценка эффективности персонала
  • Методы оценки персонала в организации
  • Автоматизированная система оценки персонала
  • Повышение эффективности рабочего времени

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

• контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
• проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
• соблюдение времени окончания рабочего дня;
• регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

На основании чего работодатель контролирует время работника

Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени руководствуются ТК РФ.

Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами на законодательном уровне нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», за которые нельзя приступать с точки зрения нарушения прав личности.

По статье 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работников исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А, в статье 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так, что сам по себе контроль со стороны работодателя – это право, данное ему Трудовым кодексом.

Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании статьи 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в интернет для решения своих личных задач.

Более того, статья 57 ТК РФ разрешает работодателям включать в трудовой договор дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника. Установка ПО для контроля рабочего времени вполне подходит под такое допусловие.

Определение начала и окончания рабочего времени

При установлении режима необходимо определить начало и окончание рабочего времени. Они будут определять факт выполнения работы в течение установленной продолжительности рабочего времени, а также ее превышение.

От периода определения рабочего времени, его начала и окончания зависит очень много. Посмотрим на примерах, как можно это зафиксировать:

1 вариант. Начало и окончание могут быть четко фиксированными.

При нормальной продолжительности рабочего времени: с 9.00 до 18.00; с 08.00 до 17.00.

При работе по графику: с 8.00 до 8.00; с 9.00 до 21.00 и т.д.

2 вариант. Начало и окончание могут быть диапазонными, с установлением конкретного временного промежутка (диапазона), ­определяющего начало и окончание рабочего времени:

«Начало рабочего времени с 8.00 до 10.00 и окончание с 17.00 до 19.00».

«Начало рабочего времени с 9.00 до 10.00 и окончание с 18.00 до 19.00» и т.д.

3 вариант. Начало и окончание могут быть в принципе не зафиксированы, такой порядок называется гибким.

«Начало и окончание рабочего дня определяется работодателем и доводится до сведения работника (как, за какой период времени)».

«Начало и окончание рабочего дня определяется работником самостоятельно, ­исходя из необходимости выполнения установленного ежедневного объема работы».

Учет рабочего времени в особых ситуациях

В штате любой организации могут быть сотрудники, которые работают по особому графику. Как осуществлять контроль их рабочего времени? Здесь подход чаще всего индивидуален, но все же опирается на положения трудового договора.

С дистанционным сотрудником работодатель может заранее оговорить некоторые контрольные моменты в договоре: время, когда он обязан быть на связи; сроки выполнения работ или предоставления тех или иных данных; обязанность предупреждать заранее об отсутствии на рабочем месте и другие вопросы.

С работником-инвалидом, который работает на дому, также нужно предусмотреть все возможные спорные моменты в период обсуждения договора.

Подобные вопросы должны решаться в организации индивидуально, по согласованию с сотрудником и с соблюдением действующего законодательства.

Учет рабочего времени персонала очень важен для любой организации. Он позволяет повысить трудовую дисциплину, увеличить производительность труда или эффективность работы, сократить затраты.

Использование современных технических средств для целей контроля помогает обеспечить принятие необходимых и обоснованных управленческих решений.

Какие контрольные (надзорные) мероприятия предусмотрены?

Для проверки соблюдения работодателями требований трудового законодательства Роструд вправе проводить контрольные (надзорные) мероприятия.

Инспекционный визит

Он проводится по месту нахождения работодателя без предварительного уведомления. По общему правилу инспекционный визит подлежит согласованию с органами прокуратуры за исключением отдельных случаев. Срок его проведения не может превышать 1 рабочий день.

Инспекционный визит может проводиться с использованием средств дистанционного взаимодействия, в том числе посредством аудио- или видеосвязи.

Рейдовый осмотр

В ходе такого осмотра оценивается соблюдение обязательных требований по использованию (эксплуатации) производственных объектов, которыми владеют, пользуются или управляют несколько работодателей.

По общему правилу рейдовый осмотр может проводиться только по согласованию с органами прокуратуры, за исключением отдельных случаев. Срок его проведения не может превышать 10 рабочих дней.

Документарная проверка

Эта проверка проводится без выезда к работодателю, на основании представленных сведений и документов. Срок ее проведения не может превышать 10 рабочих дней.

При проведении документарной проверки контрольный (надзорный) орган не вправе требовать у работодателя сведения и документы, которые не относятся к предмету проверки или которые могут быть получены Рострудом от иных органов.

Выездная проверка

Такая проверка проводится по месту нахождения работодателя. По общему правилу о предстоящей выездной проверке работодатель должен быть уведомлен не позднее чем за 24 часа до ее начала путем направления копии решения о проведении проверки. Она может проводиться дистанционно, в том числе с использованием аудио- или видеосвязи.

Из всех видов контрольных мероприятий в план проверок включаются только выездные проверки. С этим планом можно ознакомиться на сайте Роструда (например, план проверок для Санкт-Петербурга). Инспекционный визит, рейдовый осмотр и документарная проверка осуществляются внепланово.

Частота проведения плановых мероприятий по контролю (надзору) за соблюдением требований трудового законодательства зависит от категории риска деятельности работодателя.

При проведении рейдового осмотра и проверок контролирующие лица для фиксации доказательств нарушений могут использовать фотосъемку, аудио- и видеозапись.

По окончании проведения контрольного (надзорного) мероприятия составляется акт, в котором указываются сведения о выявленных нарушениях. Документы и иные материалы, являющиеся доказательствами нарушения обязательных требований, должны быть приобщены к акту.

(В статье «Новый Закон о госконтроле: бизнесу нужно быть начеку» можно прочитать о том, что теперь под предлогом защиты охраняемых законом ценностей могут внезапно проверить любого предпринимателя. Также бизнес ждут мониторинг безопасности, выездные обследования, контрольные закупки и рейдовые осмотры).

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

• Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
• Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
• Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
• Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре