Примерный текст положения о службе персонала предприятия

Положением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место отдела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.
Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой).
Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:
— общие положения — в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должна руководствоваться в своей деятельности;
— основные задачи — данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы);
— структура и штат — в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);
— функции — должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;
— взаимоотношения с другими подразделениями — в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок представления и оформления такой документации;
— обязанности — указывается перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;
— права — должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;
— ответственность — в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.
Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом) после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия.
После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй — в отделе кадров (службе управления персоналом).
В крупных организациях для централизованного хранения документов может быть создано специальное структурное подразделение — архив. Его деятельность регулируется положением об архиве организации, которое может выглядеть следующим образом.

Генеральный директор
ОАО «Протектор» П.М. Калугин
29 января 2007 г.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОАО «Протектор»

1. Общие положения

1.1. ОАО «Протектор» (далее — Предприятие) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности.

1.2. Документы Предприятия, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся на Предприятии.

1.3. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации Предприятие несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.4. На Предприятии для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

1.5. В своей работе архив Предприятия руководствуется положением об отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива Предприятия и настоящим положением.

1.6. Архив Предприятия работает по планам, утверждаемым начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

— законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и друих структурных подразделений Предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;

— служебные и ведомственные издания;

— научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива, который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архиве Предприятия. Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели (если описи дел сложны по структуре и содержанию, то к ним составляются указатели. Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел), исторические справки (в них содержится информация о создателе архива, о самом архиве и характеристики документов, хранящихся в архиве). Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

— комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

— учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;

— подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Предприятия.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

— принимает (не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений Предприятия;

— разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

— составляет и представляет (не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Предприятия;

— осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

— создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

— организует использование документов (информирует руководство и сотрудников Предприятия о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера);

— ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

— проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

— участвует в работе ЭК Предприятия;

— контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

— участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников службы делопроизводства Предприятия;

— ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

— подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

— контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и других структурных подразделениях Предприятия;

— запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Архив несет ответственность за:

— сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации;

— правильность оформления документации;

— своевременную передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

Зав. архивом Подпись М. С. Татищева

«Настольная книга кадровика» (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

Шабашова Ирина, редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровое дело» № 6 июнь 2010

Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.

С кем взаимодействуют кадровики

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров, вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

• в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров;
• в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
• в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.

Комментарий бухгалтера

Галина МЕРЕЖКИНА,

бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (поселок городского типа Красный Яр Волгоградской области):

– Действительно, часто бывает, что не вовремя предоставленные кадровой службой документы, необходимые бухгалтерии, мешают грамотному ведению бухгалтерского учета в зарплатном секторе. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации, а также спровоцировать проверки налоговой и трудовой инспекций, миграционной службы. Дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых для должностных лиц при нарушении законодательства о труде на первый взгляд не слишком велика (до 5000 руб.) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП), но и дисквалификацией руководителя на три года (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику.

Предмет взаимодействия

Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору). В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.

Кадровый документооборот

Структурное подразделение

Служба кадров получает

Служба кадров предоставляет

Все службы и отделы

– Предложения по внесению изменений и дополнений в штатное расписание;

– проекты положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций;

– сведения об отсутствиях работников;

– табели учета рабочего времени;

– задания на командировку;

– графики очередных отпусков;

– графики работ сменного персонала;

– заявки на подбор рабочих и специалистов;

– характеристики на работников по запросу;

– предложения о повышении квалификации, обучении работников;

– документы для проведения аттестации или других оценочных процедур;

– предложения о расстановке, перемещении и поощрении работников, о наложении взысканий на работников

– Копии распорядительных документов,

– копии типовых положений о структурных подразделениях и типовых должностных и рабочих инструкций;

– утвержденные положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции;

– организационно-распорядительную документацию по организации труда, оплате труда и личному составу (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, выписку из утвержденного штатного расписания, расчет нормативов численности штата, утвержденные графики отпусков, и др.);

– утвержденную план-программу профессионального обучения рабочих и повышения квалификации руководителей и специалистов;

– сведения о нарушителях трудовой дисциплины, табели учета рабочего времени

Сведения о заработной плате работников (для оформления справок)

– Табель учета рабочего времени;

– копии приказов по личному составу на работников, практикантов и на все виды выплат (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.);

– записки-расчеты отпусков и увольнения;

– документы на компенсацию затрат за прохождение медицинского освидетельствования при приеме на работу, копии справок МСЭ на работающих инвалидов труда

– Выписку из бюджета в части фонда заработной платы и фонда потребления;

– информацию о выполнении планово-экономических показателей для выплаты заработной платы

– Копию штатного расписания;

– сведения об использовании фонда заработной платы, средств, выделенных на выполнение коллективного договора;

– расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности

– Копии приказов по основной деятельности;

– копии организационно-распорядительных документов, касающихся деятельности отдела (службы)

– Номенклатуру дел отдела (службы);

– документы для пересылки в другие организации

Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение

Проекты приказов, положений о структурных подразделениях, должностных (на визирование) инструкций работников, трудовых и гражданско-правовых договоров, соглашений на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры (на предмет юридической чистоты)

Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска

Как разработать регламент

Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.

В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений. Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.

Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение. Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы. Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.

Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести.

График документооборота

Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение. Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью. Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

* Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

** Пункт 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе — документ, который помогает определить место кадровой службы в структуре организации, дает возможность обозначить ее цели и задачи. Кто должен заниматься разработкой этого документа? Какие положения в него необходимо включать? Каков порядок его утверждения и введения в действие? Давайте ответим на эти вопросы.

Кто готовит документ

Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации. Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.
Начальник отдела кадров лучше других знает проблемы и задачи, стоящие перед кадровой службой организации, и поэтому может определить, что именно следует включать в документ. Юрисконсульт владеет необходимой правовой грамотностью. Он проследит за тем, чтобы содержание локального акта отвечало требованиям действующего законодательства. Делопроизводитель подскажет, как правильно оформить документ, как расположить на нем реквизиты, какие визы собрать до его утверждения.

Разделы Положения о кадровой службе

Из каких разделов состоит Положение

Приступая к разработке Положения о кадровой службе, вы должны помнить, что каждый работодатель по своему усмотрению решает, что включать в этот документ, а что оставить за рамками его рассмотрения, определяет его оптимальную структуру и объем. Какие разделы мы рекомендуем включить в Положение о кадровой службе и что именно в них указать, смотрите в таблице выше

.

Нужно ли согласовывать документ

На вопрос о том, следует ли согласовывать текст Положения о кадровой службе с кем-то из должностных лиц, ответим так. Это полностью зависит от решения руководителя организации. Если первое лицо посчитает необходимым, то документ должен быть представлен на одобрение руководителей других структурных подразделений.

Например, главного бухгалтера, начальника юридического отдела, начальника отдела труда и заработной платы. То есть на одобрение руководителей тех структур, с которыми кадровая служба взаимодействует особенно тесно. В этом случае на документе должна стоять виза согласования* должностных лиц. Причем виза юрисконсульта обычно ставится в самом конце списка.

Как утвердить документ и ввести его в действие

Положение о кадровой службе — это тот документ, который в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации. А потому на нем должен стоять гриф утверждения. И этого вполне достаточно. Никаких дополнительных приказов для придания документу юридической силы издавать не нужно. Не нужно принимать и отдельного решения для введения документа в действие. Он вступает в силу сразу же после утверждения руководителем организации.

С Положением следует ознакомить всех сотрудников отдела кадров. Причем сделать это нужно обязательно под расписку, при помощи оформления на документе визы ознакомления.

Как внести изменения

Как быть, если в действующее Положение необходимо внести изменения и дополнения? Действительно, такая необходимость в организации время от времени возникает. Например, для того, чтобы изменить само название кадровой службы: переименовать отдел кадров в департамент по работе с персоналом. Или же для того, чтобы добавить кадровой службе новую функцию, допустим, подготовку условий для проведения конкурсного отбора сотрудников.

Скажем сразу, никакие исправления текста Положения в принципе невозможны. Зачеркнув слово или фразу и написав «Исправленному верить», вы только испортите документ. Для того чтобы внести в Положение поправки, руководителю следует принять соответствующий приказ. Формулировка в приказе, допустим, может быть такой: «дополнить раздел «Функции» пунктом 5.4, изложив его в следующей редакции: «Оформление и учет командировок»».

Мы рассказали о том, как правильно подготовить и утвердить в организации Положение о кадровой службе. В следующий раз поговорим о том, с какими еще внутренними документами приходится иметь дело кадровым работникам и по каким правилам такие документы оформляются.

Оценка статьи:

Загрузка...