Приказ на списание ГСМ по нормам образец расход топлива

Порядок списания ГСМ на предприятии и составление акта

Любое предприятие, владеющее транспортными средствами, ведет учет поступления и расходования горючих материалов, и если данное хозяйствование проводится с соблюдением установленных государством норм, использование топлива не облагается НДС. Но когда происходит перерасход в результате ненадлежащей деятельности приходится объясняться с налоговыми органами.

Нормы списания ГСМ

Прежде чем производить списание горюче-смазочных материалов с налогового или бухгалтерского учета, необходимо определиться с фактически израсходованным количеством сырья.

С этой целью по каждому автомобилю производится расчет, в котором остаток топливного ресурса на начало отчетного времени складывается с суммарным числом поступлений в него за весь период. А затем остается лишь вычесть топливо, которое осталось на конец года. Вся сумма в БУ может подлежать списанию в расход.

В процессе включения горюче-смазочного сырья в расходы для налоговых учетных мероприятий необходимо обеспечить выполнение требования обоснованности объемов. Обосновать расход можно путем его сравнения с нормативом, который должен иметь место в процессе выполнения определенных работ. Нормативные значения могут формироваться предприятием в самостоятельном порядке, однако чаще всего используются документы от Минтранса России.

Чтобы избежать подобных неприятностей, следует грамотно проводить учет. Для несущественных отклонений принято применять проводку Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10.3. Выбор конкретного счета затрат при этом осуществляется исходя из того, для каких именно задач применяется то или иное авто, и по какой схеме производится учет в фирме. Если перерасход необоснованный, принято использовать проводку Дт 73.2 Кт 10.3. Не принимаемые к учету расходы отражаются по записи Дт 91 Кт 10.3.

Вот еще несколько хозяйственных операций, используемых в процессе учета:

• Дт 10.3 Кт 60 – оформление приобретения транспортного средства;
• Дт 10.3 Кт 91 – при невозможности применения первого варианта;
• Дт 90 Кт 10.3 – оформление операции по продаже.

Эти хозяйственные операции – лишь часть из всех проводок, применяемых в процессе бухгалтерского учета.

Обязательно ли утверждать нормы расхода ГСМ

Все очень просто – нормы расхода ГСМ можно установить внутренним приказом по организации. В нем необходимо учесть специфические особенности эксплуатации автотранспортного средства и утвердить более высокие или более низкие значения для списания топлива по сравнению с рекомендуемыми от Минтранса.

В то же время издание приказа (или другого локального нормативного акта) остается на усмотрение экономических субъектов. Можно обойтись и без него. Связано это с тем, что налоговый кодекс не обязывает нормировать расходы на ГСМ и их можно списывать по факту. Это подтвердил и Минфин в своих последних разъяснениях, см., например, письмо от 26.09.2019 № 03-03-07/74189.

Но нужно помнить, что утвержденные предприятием нормы способны помочь в конфликтах с налоговиками, если те решат, что затраты на топливо слишком велики. Суды в спорных ситуациях часто встают на сторону компаний при наличии подписанного приказа, которым подтверждается экономическая обоснованность расходов – а это значимое условие для отражения их в налоговом учете.

Кроме того, нормирование расходов поможет предотвратить нецелевое использование или хищение ГСМ. При наличии норм, полученных опытным путем, легче просчитать рентабельность автотранспортной техники.
Все указанные факторы склоняют к тому, чтобы утвердить нормы расходы для списания ГСМ внутренним распорядительным документом.

Нормы расходования ГСМ при эксплуатации ТС рассчитываются согласно Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р от 14 марта 2008 года.

Расход топлива относится к важному техническому параметру ТС, отображающему экономическую характеристику автомобиля. Правильный расчет расходования топлива предостережет автоводителя от лишних хлопот на дороге и от поиска ближайшей автозаправки.

Нормы расходования ГСМ зависят от следующих факторов:

1. Габаритных параметров ТС.
2. Массы автомобиля.
3. Мощности его двигателя.
4. Системы подачи топлива (карбюратор, инжектор).
5. Численности клапанов на цилиндр.
6. Типа приводной системы (полно-приводной, передний или задний привод).
7. Аэродинамической обтекаемости ТС.
8. Присутствия кондиционера и наличие рулевого усилителя.
9. Типа КПП («механика» или «автомат»).

Для вычисления лимитов по ГСМ для автомашин можно воспользоваться паспортными данными на конкретную модель, а также таблицей норм расхода, принятой к употреблению последним Правительственным постановлением РФ № НА-51-р, действующим по настоящее время.

Подсчитать расход топлива по конкретному ТС можно, воспользовавшись соответствующим формулами, на основании специальных справочников по ТС.

Ниже приведен порядок расчета расходования ГСМ для различных категорий ТС.

Расчет ГСМ для легковых автомобилей

Расход ГСМ легковой автомашины и алгоритм его расчета необходимо знать каждому водителю, так как при поездках на длительные расстояния требуется рассчитать количество средств, требуемых для заправки легкового транспорта.

Нормы расхода ГСМ, регламентированные Минтрансом в 2021, для легкового транспорта подсчитываются по формуле:

Где:

• QH — норма расходования горючего (л).
• HS — базовая норма расходования ГСМ на 100 км, (л/100 км).
• S — пробег автомашины (км).
• D — корригирующий коэффициент к лимиту (%.).

Расчет ГСМ для автобусов

Для водителей автобусов, особенно важно уметь рассчитывать нормы расходования ГСМ, так как им, практически, всегда приходится ездить на дальние расстояния и неверный расчет может привести к незапланированной остановке автобуса из-за отсутствия топлива и, следовательно, к срыву графика доставки пассажиров к месту назначения.

Лимит на топливо для автобусов, регламентированные Минтрансом в 2021, вычисляются по формуле:

Где:

• QH —расход топлива автобусом по норме (л).
• HS — лимит расхода ГСМ на пробег ТС, с учетом нормативов по классу автобуса и его назначению по перевозке пассажиров (л/100 км).
• S — пробег ТС (км).
• HOT — норма сжигания горючего, при включении отопительных устройств (л/ч).
• T — продолжительность включенного отопительного устройства автобуса (ч).
• D — корригирующий коэффициент к норме (%).

Лимит посчитывается с учетом массы автобуса и номинальной загрузки пассажиров. Если в распоряжении Минтранса отсутствуют данные по конкретному автобусу, то в этом варианте требуется руководствоваться техническим паспортом ТС, где, как правило, приводятся нормы расходования ГСМ.

Расчет ГСМ для грузовиков

Лимиты затрат на ГСМ для грузовиков устанавливаются в зависимости от условий транспортирования грузов для осуществления отчетности.

Расход ГСМ для грузовиков, а также автопоездов, подсчитывается на основании базовых лимитов на горючее с использованием формулы:

Где:

• QH —расход горючего, согласно нормы (л).
• HSAN — норма расходования ГСМ на пробег грузовика без груза:

Где:

• HS — базовый лимит расходования ГСМ на пробег грузового ТС (л/100 км).
• HG — норма расходования ГСМ на добавочную массу прицепного устройства (л/100 т. км).
• GПР —масса прицепного устройства (т).
• S — пробег грузовика или автопоезда (км).
• HW — норма расходования ГСМ на транспортирование груза (л/100 т. км).
• W — пробег ТС, с учетом массы груза (т. км):

Где:

• Gгр — масса груза (т).
• Sгр — пробег с грузом (км).
• D — корригирующий коэффициент к лимиту (%).

Расход топлива грузовиков и автопоездов, перевозящих груз, учитывается в тонно-километрах согласно лимитам расходования ГСМ, и повышается в зависимости от вида горючего:

• Для бензина — до 2 л.
• Для дизтоплива — до 1,3 л.
• Для сжиженного газа — до 2,64 л.
• Для сжатого природного газа — до 2 куб. м.
• Для газодизельного топлива – около 1,2 куб. м. природного газа и около 0,25 л дизтоплива.

Какую форму имеет документ

Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме. Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны. Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании. Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе. К ним относятся:

• название документа;
• дата и место оформления;
• сведения об организации;
• хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
• единицы расходованных материалов и их стоимость;
• должностные лица;
• подписи ответственных сотрудников.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.

Чтобы правильно выполнить списание ГСМ, кроме акта, понадобится путевой лист. Этот документ водитель получает перед отправлением в рейс. Здесь отображается вся информация о рейсе: время поездки, вынужденные и запланированные остановки, общий километраж. Соответственно, это все позволяет определить точные расходы ГСМ.

Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел. Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист. Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.

(Видео: «Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция»)

Образец приказа о нормах расхода ГСМ

Но учитывать расходы по нормам Минтранса безопаснее, ведь к ним у инспекторов точно не будет претензий.

В приказе можно сказать, что директор издает его, руководствуясь обновленным распоряжением Минтранса (3). Для проверяющих это будет обоснованием того, почему организация решила именно сейчас пересмотреть свои нормативы.

Чиновники разрешают компаниям для одних автомобилей устанавливать минтрансовские нормативы, а для других — свои (см. комментарий ниже)

Оформление справки о расходе топлива

Рассмотрим пример составления справки:

Теперь, когда все нюансы с учетом ГСМ рассмотрены, уделить время оптимизации расходов не составит труда. Помимо этого, всегда нужно помнить об изменяющемся законодательстве, которое устанавливает порядок формирования отчетов, и подстраивать документы под него.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.