Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Прием на архивное хранение проектной документации на электронных носителях

Архивы технической и строительной документации

Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» решает следующие задачи:

  • создание удобной среды для работы с технической и строительной документацией;
  • централизованное структурированное хранение технической и строительной документации по объектам собственности;
  • структурирование, доступность и удобный поиск архивной документации;
  • контроль своевременной передачи документов в архив;
  • разграничение прав доступа к архивной документации в соответствии с политикой конфиденциальности в компании.

Функциональность технического решения позволяет выполнять следующие операции:

  • ведение каталога объектов собственности;
  • поддержка работы нескольких, разных по тематике и содержанию архивов компании;
  • создание структуры архива для разных типов объектов собственности;
  • создание архивного документа в привязке к определенному уровню структуры архива;
  • импорт архивных документов;
  • автоматическое формирование описи содержимого архива;
  • проведение инвентаризации документов в архиве;
  • отображение фактического местонахождения оригинала документа и ведение реестра выдачи документов;
  • оповещение архивариуса об окончании сроков действия документов или о необходимости возврата оригинала документа;
  • быстрый поиск архивных документов.

Как организовать долгосрочное архивное хранение электронных документов

Недавно в журнале «Инсайд» мы рассказывали о долгосрочном архивном хранении электронных документов (ЭД), заверенных электронной подписью (ЭП). Статья была посвящена обзору различных точек зрения на организацию этого процесса и подходах к пролонгации свойств юридической значимости ЭД. В ней мы акцентировали внимание на подходе, который предусматривает формирование квитанций документа. Они представляют собой метаданные, содержащие результаты выполненных проверок, а также все необходимые атрибуты, подтверждающие юридическую значимость документа в момент проверки.

Настоящая статья более подробно раскрывает еще один подход к долгосрочному архивному хранению (ДАХ) – формирование усовершенствованной электронной подписи (УЭП), а именно ЭП в архивных форматах CAdES-A и XAdES-A.

Попробуем более подробно разобраться, как и почему архивная ЭП может продлить жизненный цикл электронных документов с ЭП. Начнем с небольшого теоретического ликбеза по типам и форматам ЭП, а затем рассмотрим на практике порядок формирования архивной ЭП продуктами разработки компании «Газинформсервис».

Немного теории

Электронная подпись типа CAdES

CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES) — это стандарт ЭП, представляющий собой расширенную версию стандарта Cryptographic Message Syntax (CMS). Главным документом, описывающим данный стандарт, является ETSI TS 101 733 «Electronic Signature and Infrastructure (ESI); CMS Advanced Electronic Signature (CAdES)».

CAdES стал развитием CMS, в котором были исправлены такие основные недостатки предшественника, как отсутствие штампа доверенного времени создания ЭП, отсутствие типа содержимого ЭП и отсутствие возможности долгосрочного сохранения свойств юридической значимости ЭП.

Стандарт определяет несколько форматов CAdES, каждый из которых включает в себя предыдущий (в соответствии с представленной ниже последовательностью) и расширяет его:

1. CAdES-BES (Basic Electronic Signature) — основной и простейший формат стандарта, обеспечивает базовую проверку подлинности данных и защиту их целостности. Он содержит следующие атрибуты:

  • подписываемые данные пользователя (ЭД отправителя);
  • набор обязательных подписываемых атрибутов (атрибуты называются подписанными, если генерация ЭП происходит от совокупности этих атрибутов и данных пользователя);
  • значение ЭП, вычисленное для данных пользователя и подписываемых атрибутов;
  • набор дополнительных атрибутов;
  • набор необязательных подписываемых атрибутов.

2. CAdES-EPES (Explicit Policy-based Electronic Signature) — это формат, содержащий в себе явное указание на выбранный регламент ЭП. В CAdES-EPES добавляется подписываемый атрибут signature-policy-identifier, который определяет идентификатор выбранного регламента ЭП. Подписывая этот идентификатор, отправитель явно указывает, что он применил определенный регламент при её создании. Соответственно, получатель должен осуществить проверку ЭП по тому же регламенту.

3. CAdES-T (Timestamp) — это формат ЭП типа CAdES, в который добавлено поле для фиксации доверенного времени.

4. В CAdES-C (Complete) содержится полный наборо проверочных данных. Она отличается от CAdES-T добавлением неподписываемых атрибутов complete-certificate-references и complete-revocation-references.

Первый атрибут содержит идентификаторы всех сертификатов, используемых при проверке ЭП. Второй атрибут содержит идентификаторы сертификатов из списка отозванных сертификатов (Certificate Revocation Lists, CRL, СОС) и/или ответы, полученные по протоколу проверки актуального статуса сертификатов (Online Certificate Status Protocol, OCSP).

Включение этих атрибутов облегчает получение сведений о сертификатах ключей проверки ЭП, которые необходимы получателю для проверки ЭП, так как при этом данные о действительных и недействительных сертификатах уже будут содержаться в самой ЭП.

5. CAdES-X (Extended) — это формат ЭП типа CAdES, включающий в себя следующие подформаты, включаемые в тип CadES-C:

  • CAdES-X Long — формат долгосрочной расширенной ЭП, который добавляет атрибуты certificate-values и revocation-values. Они представляют собой полные данные сертификатов и СОС, необходимых для проверки подписи CAdES-C даже если их исходный источник недоступен и исключает возможность утери этой информации.
  • CAdES-X Type 1 — добавляет атрибут time-stamp, который содержит штамп времени на всей подписи CAdES-C. Это обеспечивает целостность и наличие доверенного времени во всех элементах ЭП. Тем самым, этот атрибут позволяет защитить сертификаты, СОС и ответы, полученные по протоколу OCSP, информация о которых записана в ЭП (актуален при компрометации ключа центра сертификации, ключа издателя СОС или ключа сервиса OCSP).
  • CAdES-X Type 2 — добавляет в CAdES-C штамп времени, но не на всю ЭП, а только на полные ссылки на сертификаты и СОС.

6. CAdES-X Long Type 1 — этот формат ЭП представляет собой объединение формата CAdES-X Long и CAdES-X Type 1

7. CAdES-X Long Type 2 — этот формат ЭП представляет собой объединение формата CAdES-X Long и CAdES-X Type 2.

8. CAdES-A (Archival) — это формат ЭП типа CAdES, сформированный на основе CAdES-X Long Type 1 или Type 2 путём добавления одного или нескольких атрибутов archive-time-stamp, представляющих собой архивные штампы времени (Рисунок 1). Именно этот формат ЭП используется для архивации долгосрочных ЭП и обеспечения ДАХ при условии возможной проверки юридической значимости хранимого ЭД на длительном временном промежутке (так называемая «интероперабельность во времени»).

Читать еще:  Как через Госуслуги поменять СНИЛС при смене фамилии

Архивная форма ЭП CAdES-A состоит из следующих элементов:

  • полный набор проверочных данных (CAdES-С);
  • значения сертификатов и СОС (CAdES-X Type 1 или CAdES-X Type 2), если они используются;
  • подписанные данные пользователя и дополнительный архивный штамп времени, примененный ко всем данным.

Рисунок 1 – Схема формирования ЭП в формате CAdES-A

Вопросы организации ДАХ связаны не только с ограниченным сроком действительности пользовательского сертификата, установленным российским законодательством в 1 год 3 месяца, но и модификациями криптографических алгоритмов, что в свою очередь обусловлено ухудшением свойства их стойкости в связи с развитием методов криптоанализа и вычислительной отрасли.

Поверх ЭП в формате CAdES-A может быть наложен дополнительный штамп времени, что защитит ее содержимое при выявлении уязвимостей используемых криптографических хеш-функций, при взломе используемых криптографических алгоритмов и при компрометации ключей. При этом не стоит забывать, что последовательность штампов времени может предоставить защиту от подделки ЭП при условии, что эти штампы были применены до компрометации ключа службы штампов времени. Таким образом, ЭП в формате CAdES-A позволяет сохранить её подлинность на очень большие периоды времени, а периодическая простановка архивных штампов обеспечит возможность проверки ЭП при обновлении криптографичексих стандартов.

Также важно отметить, что дополнительные данные, необходимые для создания описанных выше форм архивной ЭП, передаются как неподписанные атрибуты, связанные с отдельной ЭП за счет размещения в поле unsignedeAttrs структуры SignerInfo. Таким образом, все атрибуты архивной ЭП являются неподписанными за счет чего не нарушается ее математическая корректность.

Представим все, что было описано выше, в более наглядном табличном виде:

Сравнительный анализ форматов ЭП типа CAdES

Электронная подпись типа XAdES

XML Advanced Electronic Signatures (XAdES) — это стандарт ЭП, представляющий собой расширенную версию стандарта XML Digital Signature (XMLDSig). Главным документом, описывающим данный стандарт, является ETSI EN 319 132-1 «Electronic Signature and Infrastructure (ESI); XAdES digital signatures».

Аналогично ЭП типа CAdES, для ЭП типа XAdES определено несколько форматов, каждый из которых включает в себя предыдущий (в соответствии с представленной ниже последовательностью) и расширяет его:

  • XAdES-BES (Basic Electronic Signature)
  • XAdES-EPES (Explicit policy electronic signatures)
  • XAdES-T (Timestamp)
  • XAdES-C (Complete)
  • XAdES-X (Extended Validation Data)
  • XAdES-X-L (Extended Long Term)
  • XAdES-A (Archival)

Подробно отличия каждого последующего в списке формата от предыдущего расписывать не будем, поскольку оно в точности повторяет описание для CAdES, предполагая «обогащение» подписанной структуры аналогичными полями и атрибутами. Основные отличия сведем сразу в табличную форму:

Сравнительный анализ форматов ЭП типа XAdES

Новые возможности продуктов Litoria по обеспечению ДАХ

Программный комплекс (ПК) «Litoria Desktop 2» — разработка компании «Газинформсервис», которая предоставляет пользователю возможность полного отказа от бумажного документооборота и перехода к электронному юридически значимому и конфиденциальному взаимодействию. Формирование и проверка УЭП в формате CAdES-A уже доступны пользователям программного комплекса, начиная с релиза 2.2.3. Таким же форматом ЭП заверяет квитанции, а также выполняет их проверку ПК Службы доверенной третьей стороны «Litoria DVCS» в релизе 5.2.2.

Рассмотрим, процесс формирования архивных УЭП на базе данных продуктов.

1. С помощью «Litoria Desktop 2» сформируем УЭП на электронный документ, который будем передавать в «СДТС «Litoria DVCS» для формирования квитанции:

Рисунок 1 – Формирование УЭП с помощью ПК «Litoria Desktop 2»

Подробную информацию о сформированной УЭП можно посмотреть через вкладку «Проверка и извлечение». Мы видим, что сертификат подписанта действителен по 20 октября 2018 года (рисунок 2), а сертификат сервера TSP, который собственно добавил в подпись штамп времени и сделал ее усовершенствованной (Рисунок 3), — до 22 декабря 2032 года.

Рисунок 2 – Отображение информации об ЭП в интерфейсе ПК «Litoria Desktop 2» (сертификат пользователя)

Рисунок 3 –Отображение информации об ЭП в интерфейсе ПК «Litoria Desktop 2» (сертификат сервера TSP)

В свою очередь действительность УЭП, которой заверен ЭД, определяется сроком действительности сертификата сервера штампов времени. Но здесь стоит обратить Ваше внимание, что для статьи мы использовали тестовый неаккредитованный УЦ и тестовый TSP, для которых были выпущены неквалифицированные сертификаты. В российских реалиях срок действительности квалифицированного сертификата сервера штампов времени не должен превышать 15 лет.

А что же нам делать, когда документ должен храниться более 15 лет? Как раз тут вступает в игру архивный формат ЭП, проставляемой на квитанции (с помощью ПК «СДТС «Litoria DVCS»).

2. Зайдем в личный кабинет пользователя ПК «СДТС «Litoria DVCS» и отправим подписанный ЭД для формирования квитанции о проверке (Рисунки 4, 5).

Рисунок 4 – Формирование квитанции на ЭД в ПК «СДТС «Litoria DVCS»

Рисунок 5 – Детальная информация по квитанции в ПК «СДТС «Litoria DVCS»

Проверка ЭД выполнена, квитанция сформирована. Теперь комплекс в автоматизированном режиме будет выполнять анализ действительности каждой из хранимых квитанций, которая определяется сроком действия сертификата сервиса штампов времени, и по наступлении события окончания его действия, квитанции будут перевыпускаться, т.е. формируется цепочка юридически значимых документов «исходный ЭД – квитанция 1 – квитанция 2 — …. – квитанция n»

Подпись в формате CAdES-A с помощью ПК «Litoria Desktop 2»

Рассмотрим упомянутый второй, пока что механизированный, способ формирования ЭП в формате CAdES-A посредством ПК «Litoria Desktop 2».

1. Запускаем ПК «Litoria Desktop 2», формируем УЭП уже известным способом

2. Заходим в директорию «Архивное хранение», в папку «edsArch» копируем наш подписанный ЭД и запускаем утилиту Gis.ArchUpgrade (установка проходит в процессе инсталляции комплекса в соответствующей директории, указанной пользователем, Рисунок 6)

Рисунок 6 – Подготовка ЭД к формированию ЭП в формате CAdES

3. По завершении процедуры на экране у пользователя в консоли будет выдано соответствующее уведомление (рисунок 7).

Рисунок 7 – Успешное формирование УЭП в формате CAdES-A

Еще раз подчеркнем, что формат подписи CAdES-A предполагает добавление в исходную ЭП неподписанных атрибутов, что не нарушает математической корректности исходной ЭП.

Читать еще:  Какие права имеет человек ребенок прописанный в квартире

4. Теперь переходим в папку «edsArch» и сформированный по итогу работы утилиты файл проверяем в ПК «Litoria Desktop 2» (Рисунки 8, 9, 10).

Рисунок 8 – Сформированный утилитой Gis.ArchUpgrade файл с архивной подписью

Рисунок 9 – Результаты проверки архивной ЭП в ПК «Litoria Desktop 2» (сертификат пользователя)

Рисунок 10 – Результаты проверки архивной ЭП в ПК «Litoria Desktop 2» (сертификат сервиса TSP)

И в завершение — фрагмент кода ASN.1 архивного штампа времени:

Полезные ссылки

Ок, не «система», а правила

Документация, передаваемая заказчику в какой-то момент в электронном виде или на бумаге, копируется в папку с датой выдачи и больше не редактируется. Тут без проблем

Конечно интересно, пишите. Правда мы не используем продукты autodesk в своей работе

Заказчику передаём в pdf с подписями или в dwg без подписей.
Авторские права? Да если о них думать, тогда этот сайт можно смело удалять

А как Вы (конструктор) на начальной стадии работы с архитекторами общаетесь? Они Вам свои задания тоже в pdf выдают? А смежники — задания на отверстия? Я сейчас работаю с одной АР фирмой, так они мои чертежи внешними ссылками в качестве подосновы для своих архитектурных используют — очень, кстати, удобно.

П.С. На эту тему есть целая серия статей у некоего «маэстро»: http://maestros-bay.blogspot.com/ (искать в темах от мая 2010г и раньше). Я далеко не со всем, что там написано, согласен, но для общего развития — полезно

Добрый день, Евгений! По порядку:

>> человек случайно перетащил папку или файл допустим во вложенную
Ничего страшного, в ленте изменений дропбокса это будет видно, в т.ч. и имя того, кто это сделал

>> увидел там лишний файл удалил его
И снова не беда. Дропбокс хранит как удалённые файлы, так и все предыдущие версии изменённых файлов.

>> человек вынес все Ваши объекты за годы
Лично у меня нет паранойи и я не боюсь, что мои наработки кто-то будет воровать. Я открыт для людей и с радостью делюсь своими наработками. В любом случае, проблема решается достаточно просто с помощью разграничения прав доступа к сетевым ресурсам штатными средствами Windows. В этом случае немного возрастает нагрузка на того, кто эти права раздаёт.

>> Искать это огромная проблема потом, когда объектов больше 300 допустим
От части я с Вами согласен, но! Вы знаете какие-то другие способы, как этого можно избежать? Я — нет.

Я согласен, что всё это — велосипед. Но 100% организаций, с которыми мне приходится работать, не имеют и этого. Например, названия файлов от архитекторов могут быть «носик для конструкторов.dwg» или что-то вроде того.

Я знаю, что Вы занимаетесь разработкой собственного продукта для документооборота. Буду внимательно следить за его развитием.

Составление описи

Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.

Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.

Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.

Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.

Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.

Обоснование

Уничтожение документов является частью системы документационного обеспечения управления хозяйствующего субъекта («Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»), «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»).

Порядок документирования, процедуры текущего и архивного хранения документов и их копий хозяйствующий субъект устанавливает самостоятельно («ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Примером порядка документирования, в частности, примером оформления процедуры уничтожения копий документов, можно использовать:

ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ

Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению включает:

  • выделение дел, документов к уничтожению;
  • подготовку акта о выделении документов к уничтожению;
  • передача дел, документов на уничтожение.

Процесс выделения дел, документов к уничтожению проводится:

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. При этом просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Электронные дела, документы выделяются к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13. Правил).

Акт о выделении к уничтожению электронных документов, с истекшими сроками хранения в целом соответствует прилагаемой форме с учетом следующих положений:

  • в заголовке акта указывается «о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению»: при выделении к уничтожению электронных документов в делопроизводстве;
  • указывается «о выделении к уничтожению электронных архивных документов с истекшими сроками хранения»: при выделении к уничтожению электронных документов, хранящихся в архиве организации.
Читать еще:  Ставка УСН по регионам в 2021 году

Акт подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу (п. 4.11. Правил). ЦЭК (ЭК) организации рассматривает Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения после рассмотрения годовых разделов описей. В левом нижнем углу, после подписи руководителя архива проставляется гриф согласования с указанием даты и номера протокола ЦЭК (ЭК) организации.

51. После подписания (принятия, утверждения) документа ограниченного распространения его электронный файл уничтожается исполнителем с использованием одного из следующих методов уничтожения информации:

  • стирание информации с использованием специального программного обеспечения;
  • воздействие на поверхность электронного носителя информации с использованием магнитного поля (размагничивание);
  • механическое уничтожение электронного носителя информации вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химических веществ).

Факт уничтожения электронного файла документа ограниченного распространения фиксируется путем проставления на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, записи «Файл уничтожен» (с указанием использованного способа уничтожения файла, даты уничтожения) и подписи исполнителя.

Уничтожение электронных файлов документов ограниченного распространения осуществляется в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, утверждаемыми Коллегией Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.

8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Процедура уничтожения документов и их копий (как бумажных, так и электронных), содержащих персональные данные, должна быть отражена в локальных актах оператора персональных данных (ст. 18.1, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Е. А. Юрова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Юрист #Специалист по кадрам #Бюджетник #Юридические вопросы

Электронный медицинский архив

Стремительно развиваясь, цифровые технологии прочно вошли в нашу жизнь. Не осталось без внимания и здравоохранение. Поначалу компьютер использовался для печати документов, которые подшивались в истории болезней. Количество бумаг росло, часть из них терялась и не подлежала восстановлению.

С развитием информационных технологий появилась возможность создавать, вести и хранить индивидуальные медицинские карты в электронном виде. Такая форма учета персональных данных гарантирует их сохранность, конфиденциальность, быстрый поиск и удобство работы.

Электронный медицинский архив (ЭМА) – это цифровое хранилище файлов, содержащих персонифицированные медицинские карты одного медучреждения и программное обеспечение, необходимое для ведения учетных записей. Система ЭМА включает классификаторы и справочники, систему поиска, средства навигации, визуализации, идентификации и проверки электронно-цифровой подписи.

Способ управления информацией в ЭМА, ее хранение, разграничение прав доступа и порядок информационного обмена регламентируются медицинским учреждением или вышестоящей организацией.

Как оборудуется архивохранилище

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

  • помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
  • не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
  • не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
  • комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
  • обязательно оборудуется вентиляционная система;
  • в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Распределение

Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут.

Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска.

Организация

Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании. С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.

Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании. Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам.

Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Нюансы контроля

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.

Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео:

Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector