Письмо о задолженности. образец и бланк для скачивания 2021 года

Акт списания дебиторской задолженности 2021

Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности всегда вызывает множество вопросов даже у бухгалтеров с отличным послужным стажем, так как в деятельности почти каждой организации всегда возникают ситуации, когда контрагент отказывается платить или просто, не погасив обязательства, ликвидировался.

Файлы для скачивания:

1. Правильный порядок списания дебиторки
2. Как составить акт дебиторской задолженности
3. Дебиторская задолженность
4. Срок исковой давности для списания задолженности
5. Случаи списания задолженности

Как написать?

Закон не устанавливает точную форму претензионного письма. Однако документ должен отражать определенные нюансы, чтобы рассматриваться в виде письма-претензии.

Основные моменты

1. Причины возникновения долга. Необходимо указать реквизиты договора-поставки, оказания услуг, кредитного контракта или другого документа, на основании которого возник долг.
2. Точная сумма долга на момент оформления письма. Закон не предусматривает необходимости приведения точного расчета. Достаточно вписать окончательную сумму. Как правило, сумма основного долга, пени и штрафы указываются отдельно.
3. Период для принятия решения по досудебному урегулированию. В соответствии с АПК РФ, такой срок составляет 30 дней. Но при конфликте с должником – физическим лицом, кредитор вправе самостоятельно установить срок.
4. Меры, которые будут предприняты к должнику, в случае отказа от удовлетворения требования. Как правило, это обращение в суд для принудительного взыскания.

Содержание письма

Форма и содержание письма о задолженности (претензии) никак не регламентированы, а это значит, что при его составлении следует руководствоваться здравым смыслом и основными правилами делопроизводства, смысл которых сводится к тому, что любое деловое письмо должно содержать следующие сведения:

• кому оно направляется;
• от кого оно исходит;
• для чего оно написано;
• чего хочет автор письма.

Наиболее полно этим требованиям отвечает общепринятая структура деловых писем, состоящая из следующих блоков:

1. «шапки» письма, то есть перечисления наименований и реквизитов адресата и автора письма;
2. наименования документа. В нашем случае это будет либо претензия об оплате задолженности, либо письмо о задолженности;
3. описательной части, в которой следует изложить, какова общая сумма задолженности, как она сформировалась и в связи с чем;
4. мотивировочной части, содержащей в себе расчеты задолженности, включая пеню, неустойку и т.д.;
5. резолютивной части, содержащей просьбу автора о погашении задолженности, описание способа и сроков погашения;
6. дату направления письма и подпись автора.

Зачем нужен график платежей

Роль документа довольно проста и при этом значительна: он не только фиксирует периоды и точные даты проплат, но и дисциплинирует стороны.

Исполнителя заставляет вовремя поставлять товары или услуги, заказчика – также своевременно их оплачивать.

Кроме того, часто график применяется в случаях, когда по договору проходят достаточно крупные денежные суммы, которые трудно выплатить единовременно. Рассрочка, оформляемая в виде графика платежей, позволяет решить эту проблему.

Содержание

Строгой формы гарантийного письма не установлено, оно может быть оформлено произвольно. Но обязательно присутствие реквизитов, на основании которых можно понимать, что оно составлено в качестве подтверждения намерений:

• адресат, кому направляется документ (наименование, полный почтовый адрес);
• информация об отправителе (наименование, почтовый адрес, контактный телефон), выступающем в роли гаранта;
• исходящий номер в соответствии с журналом исходящей корреспонденции и дата регистрации;
• наименование документа;
• текст письма, в котором прописывается суть гарантийных обязательств и основание их возникновения, а также сроки, когда будет исполнено обязательство;
• должность, подпись и ее расшифровка руководителя организации – гаранта, печать при ее наличии;
• ФИО и контактный телефон исполнителя.

Для официальных писем используют фирменный бланк компании.

Рассылка предупреждений о просрочке должникам осуществляется практически сразу, после неуплаты. В некоторых случаях неплательщики могут получить его уже на следующий день.

Извещение о необходимости внести квартплату за коммуналку и капитальный ремонт – это мера, которая должна побудить человека погасить стоимость услуг ЖКХ. При этом за каждый день просрочки управляющая компания может начислять неустойку – пени.

Если возврат денег не происходит в течение 3 месяцев, то владельцу жилья могут отключить электричество или другие услуги по коммуналке. Также возможно начало судебного процесса.

В этом случае с собственника могут принудительно взыскать уплату. Причем для погашения претензионных средств могут описать имущество неплательщика. Если квартира не приватизирована, то жилец может ее вовсе лишиться.

Образец акта взаимозачета между организациями

Какие могут быть ошибки

Чтобы акт обладал юридической силой, при его составлении нельзя допускать никаких ошибок. Наиболее частыми из них являются:

• Указываются не все цифры, или отсутствует столбец, предназначенный для указания НДС;
• Стоимость указывается только цифрами, хотя пропись также является обязательной;
• Отсутствие ссылок на документы, которые подтверждают появление задолженностей;
• В акте не указано, что стороны согласны на погашение долга именно таким способом;
• Многие забывают отмечать, погашается весь долг или его часть;
• При неполном погашении задолженности не проставляется дата, до которой должник обязуется его полностью погасить;
• Ответственные лица указаны без должности;
• Отсутствуют расшифровки подписей.