Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление использования личного авто в служебных целях

Как оформить компенсацию использования личного автомобиля в служебных целях

«Автомобиль — не роскошь, а средство передвижения». В наше время эта цитата из знаменитого романа как нельзя актуальна. Часто возникают ситуации, в которых работники используют свой личный автомобиль для решения производственных вопросов компании. Как правильно оформить эту ситуацию, какие документы необходимы, на что следует обратить внимание – об этом в данном материале.

  1. 1. Список лиц
  2. 2. Размер компенсации
  3. 3. Документальное оформление
  4. 4. Документальное подтверждение эксплуатации

Формы оплаты

Критерии разъездной работы фиксируются работодателем в Положении о разъездном характере труда или соответствующем приказе с перечнем таких работ. Для их выполнения работник может использовать и служебный, и личный транспорт. Применение последнего предполагает какую-то форму оплаты. Существует не менее 4 вариантов.

  • Компенсационный механизм – использование личного автомобиля в служебных целях закрепляется соответствующим соглашением или трудовым или коллективным договором. Как правило, такое соглашение предполагает компенсацию за износ машины и возмещение расходов. Обычно компенсация оформляется как определенная сумма за месяц. Если какое-то время работник не использует авто – находится в отпуске, на больничном, то за этот период компенсацию не выплачивают. В возмещение входят расходы на бензин, на мойку, на ремонт. Они также могут быть подробно перечислены в трудовом соглашении.
    • Такой вариант очень выгоден наемщику, так как позволяет создавать весьма гибкий график. Кроме того, компенсационные выплаты до определенной величины не облагаются налогом.
    • А вот с точки зрения работника компенсационный механизм далеко не так выгоден, как кажется: очень сложно подсчитать фактические расходы на ремонт и замену деталей. При таком подходе сотрудник практически беззащитен и редко когда может отстоять свои требования в суде.
  • Аренда – в этом случае личный автомобиль работника предприятие берет в аренду без водителя. Сотрудник же пользуется как бы служебным транспортом. Договор аренды позволяет предусмотреть и оформить все возможные компенсационные выплаты, однако имеет и свои недостатки. Например, поездка на автомобиле вне служебного времени легко может расцениваться как использование служебного транспорта в личных целях, если в договоре аренды не указано особо на эту возможность. Кроме того, аренда предполагает выплату НДФЛ с выплат работнику, переоформление страхового полиса и заключение договора аренды.
  • Ссуда – предполагается безвозмездная ссуда машины предприятию. Автомобиль в таком случае также оказывается на балансе предприятия, что облегает учет расходов и снижает налоговую нагрузку. Сотрудник прямого вознаграждения за использование его машины не получает.
  • Договор гражданско-правового характера – такое соглашение является своего рода альтернативной полноценному трудовому договору. Работник выступает исполнителем, а наемщик – заказчиком. В этом случае установленные законом трудовые нормативы не действуют. При этом возможна аренда с водителем, без водителя, оформление подряда, транспортного обслуживания – все что угодно. Но и здесь есть нюанс: сотрудник должен иметь право на такую деятельность, то есть являться субъектом предпринимательства.
Читать еще:  Как перевести частный жилой дом в нежилое помещение?

На практике чаще всего прибегают к первому механизму, так как он наиболее выгоден для работодателя.

Как сделать легальным использование служебной машины

Существуют следующие варианты, как сделать использование легальным:

  1. Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
  2. Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
  3. Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
  4. Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

После каждого использования у работника принимают авто по акту приема-передачи. Он включает в себя фиксацию состояния автомобиля, сведения о количестве бензина в баке и показания на спидометре. Заполняет акт сотрудник, который отвечает за техническое состояние имущества (например, начальник гаража).

Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды.

Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование. Это влечет за собой возложение именно на предприятие обязанности по обслуживанию автомобиля, его ремонту, учету ГСМ, однако, в свою очередь, значительно упрощает ведение отчетности с точки зрения расчетов НДФЛ и расходов предприятия в вопросах налогообложения.

Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях.

К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:

  • Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
  • Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
  • Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
  • Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.

Арендные отношения между предприятием и сотрудником

Использование личного транспорта в служебных целях организации можно оформить в качестве арендных отношений. В плюсы аренды авто входят:

  • возможность учета и контроля за затратами на транспортное средство без каких-либо ограничений;
  • работнику выплачивается дополнительное денежное вознаграждение.

К минусам аренды эксперты относят:

  • существует риск доначисления страховых сумм, если автомобиль находится в управлении его владельцем;
  • не обойтись без составления арендного соглашения;
  • понадобится также оформить кадровую отчетность на управление автомобилем;
  • при арендных отношениях не удастся избежать отчислений по НДФЛ.
Читать еще:  Как получить загранпаспорт несовершеннолетнему?

Не каждый работник готов безвозмездно предоставить авто в использование в служебных целях предприятию, скорее всего трудящийся потребует определенную сумму денег, так называемый стимул за то, что он идет на уступки – вполне понятная просьба с учетом рыночных отношений. Тогда соглашение о ссуде отступает в сторону, составляется контракт аренды. Эта бумага также позволит учитывать затраты на бензин и ремонт, техническое обслуживание и страхование со стороны арендатора. Единственный нюанс – чтобы это все заработало, нужно записать в контракт соответствующие положения и оговорить каждый пункт.

Если фирма планирует подписать соглашение на использование в служебных целях не только личного транспорта сотрудника, но и экипажа, тогда арендный договор не подойдет – так говорят юристы. Он заменяется трудовым контрактом, причем со 2-й стороны не может выступать юрлицо, а только физлицо. Но на практике сделать это невозможно – собственник транспортного средства не в состоянии оформить соглашение сам с собой.

Поэтому руководству организации стоит издать приказ о том, что арендованное авто закрепляется за хозяином. Но будьте готовы к тому, что вам начислят страховые отчисления, ведь соглашение, составленное в таком виде, можно превратить в договор регулирующий арендные отношения. Взносами будут облагаться средство передвижения и экипаж, нетронутой останется сама арендная плата. Последняя считается прибылью работника, а значит подлежит обложению НДФЛ.

Предоставить автомобиль в виде ссуды

В статье 689 Гражданского Кодекса РФ записан еще один способ оформления эксплуатации личного транспорта в рабочих целях – машину можно предоставить в виде ссуды. Такой способ не предполагает никакого денежного возмещения для работника, поэтому он подойдёт участнику акционерного общества, который использует свою машину для служебных нужд, но не является рядовым сотрудником. Что это даёт:

  • заботы об обслуживании авто берет на себя компания: из её бюджета оплачиваются визиты на СТО, заправка и продление страховки;
  • намного проще подавать документы в ФНС;
  • владелец машины при этом может пользоваться ею и для личных поездок.

Обратите внимание, что владелец фирмы не может предоставить автомобиль в виде ссуды самому себе – заключаемый договор предполагает, как минимум, два разных лица. В нем оговариваются следующие пункты:

  • на какое время автомобиль будет сдан в эксплуатацию;
  • сколько он стоит;
  • для каких целей и на каких условиях будет использован (и от них нельзя отклоняться);
  • санкции за несоблюдение договора.

Здесь важно указать, что вы предоставите автомобиль только в том случае, если останетесь его единственным водителем, иначе за руль могут посадить кого-нибудь ещё. Также обдумайте, не хотите ли вы ограничить служебное использование машины определёнными часами.

Читать еще:  Наследование денежных вкладов в случае смерти вкладчика

Парковка, мойка и другие затраты на автомобиль

  • Расходы на содержание служебного автомобиля и компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах норм принимаются в НУ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
  • Затраты должны быть документально подтверждены и обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
  • Нормы компенсаций для легковых автомобилей (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
    • до 2 000 куб. см — 1 200 руб.
    • более 2000 куб. см. – 1 500 руб.

Расходы на компенсацию за использование личного ТС подтвердят:

  • документы о праве собственности на авто;
  • дополнительное соглашение о предоставляемой компенсации;
  • должностная инструкция, подтверждающая служебные поездки работника;
  • документы, подтверждающие произведенные расходы в периоде предоставления компенсации: путевые листы, чеки, квитанции…

Затраты на личный автомобиль в служебных целях сверх норм не включаются в расходы по налогу на прибыль (Письма Минфина РФ от 26.12.2018 N 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366).

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

Компенсация за использование личного транспорта не облагается НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением между работником и организацией (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина РФ от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170).

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

  1. [10.06.2021 запись] Автотранспорт в организации: служебный, арендованный, личный. Все секреты учета и налогообложения. Новые требования к путевым листамПрямой эфир прошел 10 июня 2021 г. Лектор: Климова М.А. Общая.
  2. Каким документом подтвердить расходы на ГСМКонкретные виды документов, которыми можно подтвердить расходы в налоговом учете.
  3. Приобретение основного средства: автомобильРассмотрим особенности отражения в 1С приобретения автотранспорта. Вы узнаете: как.
  4. Тест № 33. Приобретение основного средства: автомобиль.

Карточка публикации

Разделы:
Рубрика:Выбытие / Иные прочие расходы / Расходы не учитываемые в НУ
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение:01.06.2020

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . »; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID — понятное дело, ID элемента * $termin->slug — ярлык элемента * $termin->term_group — значение term group * $termin->term_taxonomy_id — ID самой таксономии * $termin->taxonomy — название таксономии * $termin->description — описание элемента * $termin->parent — ID родительского элемента * $termin->count — количество содержащихся в нем постов */ —>

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector