Образец заполнения табеля учета рабочего времени скачать форму бланка

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

Табель представляет собой самый обычный документ Excel с поддержкой макросов формата xlsm. После скачивания Вы увидите архив, который можно распаковать любым архиватором, например, WinRar или 7-Zip. Открыв табель, в верхней части документа, Вы поочередно увидите два стандартных сообщения от системы безопасности. Нажмите «Разрешить редактирование» и «Включить содержимое», чтобы разрешить работу макросу построения табеля.

Далее Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (рисунок ниже). Чтобы лучше рассмотреть изображение кликните по картинке для ее увеличения.

Табель по умолчанию заполнен тестовыми данными. Если хотите пропустить этап ввода информации и посмотреть функционал документа, нажмите кнопку «Создать табель». Для того чтобы стереть тестовые данные нажмите кнопку «Очистить табель».

Заполните список сотрудников или введите свои данные, если ведете личный учет трудозатрат. Укажите порядковый номер записи, уникальный табельный номер сотрудника, введите ФИО, должность(не обязательно), выберите из выпадающего списка вид оплаты (оклад, часовая ставка), введите размер оклада или часовой ставки, заполните норму рабочего дня в часах. Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок в конце месяца.

Область настроек построения расположена под кнопкой «Создать табель». С помощью выпадающего списка выберите год и месяц учета, а также режим построения. Табель учета рабочего времени имеет три режима построения: стандартный, день/ночь, день/ночь+. Режимы типа «День/Ночь» создают расчет с разделением рабочих часов на дневные и ночные. Подробнее о режимах построения будет изложено далее.

После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год. Если у Вас не отображается кнопка построения, нажмите комбинацию клавиш «Alt+F8» и выполните макрос CreateTimesheet_click.

Образец заполнения унифицированной формы Т-12

Унифицированная форма Т-12 содержит два раздела:

• Учет рабочего времени;
• Расчет с персоналом по оплате труда.

В табеле прописывается все отработанное и неотработанное сотрудником рабочее время в часах/минутах. Вы можете заполнить табель, используя один из следующих способов:

Заполнение в табеле явок и неявок на работу. При этом в графе 4 в день, когда сотрудник, например, работал сверхурочно (в выходной день), необходимо указать нормальную длительность времени работы и время работы сверхурочно в одной ячейке через косую черту или в скобках. Для этого в верхней ячейке вы пишете – «Я/С», а в нижней – «8/3», где «8» – это нормальная длительность рабочего дня, которая установлена работнику и отработана им, а «3» – то, что отработано сверхурочно.

Кроме того, вы можете внести в графу 4 дополнительные строки напротив фамилии и инициалов сотрудника для того, чтобы отобразить там часы сверхурочной работы. Обратите внимание, чтобы дополнить в строки, вам не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.

В графах 5 и 7 требуется отразить количество отработанных часов за половину месяца (первую и вторую). В конце месяца в табеле вам необходимо заполнить:

• графу 8, указав в ней общее количество дней, которое работник отработал за месяц; графу 9, где отметить общее количество часов, отработанных сотрудником за месяц с учетом сверхурочных часов;
• графы 10, 11 и 12. В них отдельно показываются отработанные за месяц часы сверхурочной работы;
• графу 14, – она для общего количества всех неявок работника за месяц (часов (дней));
• в графах 15 и 16 проставить код причины неявки и сумму дней/часов неявок сотрудника;
• графу 17, где суммируются все выходные и праздничные дни за месяц.

Если в компании учет отработанного времени и расчет зарплаты ведется по отдельности, то раздел 2 табеля можно не заполнять. В таком случае раздел 1 табеля будет применяться как отдельный самостоятельный документ (см. образец заполнения).

Табель по форме Т-12 оформляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам в компании. За его составление отвечает ответственное лицо – например, работник отдела кадров. Документ по итогу подписывает руководитель подразделения или компании и работник отдела кадров, после чего заполненный табель отправляется в бухгалтерию.

Образец заполнения унифицированной формы Т-12:

Назначение

Главное предназначение табеля учета рабочего времени формы Т-12 – фиксация информации о проработанном каждым работником компании времени.

Существует несколько методик ведения табеля – он может составляться как сразу для всех сотрудников предприятия, так и для каждого структурного подразделения отдельно.

Все зависит от установленной в организации системы кадрового учета.

Учреждения с небольшой численностью трудящихся не всегда ведут учет рабочего времени сотрудников. Нужно учитывать, что в случае проверки деятельности предприятия вышестоящими органами, данный факт может быть рассмотрен как нарушение установленных трудовых норм.

Крупные компании осуществляют эту процедуру в обязательном порядке. Следует отметить, что необходимость оформления табеля учета рабочего времени отражена в 91 статье ТК РФ.

Табель является регулярным документом. Каждый месяц должен оформляться новый экземпляр бумаги. Табелю присваивается порядковый номер. Он, в свою очередь, должен соответствовать месяцу, в котором был заведен табель.

Документация указанного образца необходима для работы многих специалистов. Среди таковых нужно выделить следующих сотрудников:

• бухгалтер. На основании документа по учету рабочего времени работниками отдела бухгалтерии определяется размер заработной платы каждого трудящегося;
• налоговик. Специалистам налоговых органов табель может понадобиться для определения правильности начисления налогов с зарплаты работников предприятия. При выявлении нарушений руководству компании может быть предъявлен штраф;
• представитель ФСС. В данном случае табель может понадобиться для определения правильности технологии начисления различных пособий, выплата которых осуществляется за счет государственного учреждения;
• сотрудник трудовой инспекции. Специалистам организации, занимающейся проверкой деятельности предприятия, путем изучения табеля учета рабочего времени могут быть выявлены нарушения. Последние грозят работодателю штрафными санкциями. Неоднократное несоблюдение установленных норм чревато более серьезными последствиями;
• представитель Росстата. Ему документ может понадобиться для сбора статистических данных и заполнения в дальнейшем формы П-4.

В чем разница с Т-13 – основные отличия

Госкомстатом РФ утверждены несколько форм для заполнения табеля – Т-12 и Т-13. Данные по поводу их заполнения содержится в Постановлении государственного органа № 1. Нормативный акт вступил в силу 5 января 2004 года.

Следует обратить внимание на тот факт, что утвержденные формы не являются обязательными. Они носят рекомендованный характер.

При необходимости в компании может быть разработан собственный образец для заполнения подобной документации.

Главное отличие формы Т-12 от формы Т-13 заключается в том, что первая может быть использована не только для ведения контроля над учетом рабочего времени, но и для расчета зарплаты работников.

В компаниях, где учет рабочего времени и определение величины доходов, подлежащих выплате, осуществляется по отдельности, используется форма Т-13. Она предусмотрена только для ведения учета отработанного времени.

Также данная форма применяется тогда, когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия специалистов на своих рабочих местах.

Форма Т-13 может заполняться автоматически. Для этого достаточно воспользоваться специальной программой.

Как правильно заполнить?

Заполнением табеля указанного образца должен заниматься сотрудник, назначенный ответственным. В роли такового может вступать:

• руководитель структурного подразделения;
• специалист отдела кадров;
• табельщик.

Документ может оформляться как в письменном, так и электронном виде.

Форма Т-12 включает в себя 3 раздела. В каждый из таковых вносится определенная информация.

• Титульный лист.

В нем отражаются следующие данные:

• • наименование предприятия;
  • код ОКПО и ОКУД;
  • порядковый номер табеля;
  • отчетный период – дата начала и окончания;
  • дата заполнения.

Важно отметить, что датой заполнения принято считать день, когда в табель поставили личные подписи все ответственные лица. После этого документ передается на хранение в архив.

• Табличная часть, предназначенная для учета рабочего времени.

В нее вносятся данные о сотрудниках и отработанном ими времени.

Всего в данной таблице должно быть 17 граф. В них отражается такая информация:

1 – порядковый номер работника, присвоенный ему в соответствии с таблицей;

2-3 – инициалы, должность, табельный номер сотрудника;

4 – отметки о явках/неявках работников. Заполняется ежедневно;

5 – количество отработанных дней и часов за половину месяца;

6 – количество отработанных дней и часов за полный месяц;

7-9 – информация, необходимая для расчета зарплаты;

10-13 – причина отсутствия сотрудника на рабочем месте (заполняется при необходимости);

14 – общее (месячное) количество дней отсутствия;

15-16 – код причины отсутствия трудящегося на работе;

17 – месячное количество выходных и праздничных дней

• Табличная часть, предназначенная для сведений о зарплате.

В этом разделе отображаются такие данные:

• код, соответствующий типу выплаты;
• корреспондирующий счет;
• количество отработанных дней и часов;
• причины неявок на работу.

Основные обозначения для заполнения табеля можно найти здесь.

Скачать бесплатно чистый бланк и образец заполнения в word и excel

Скачать бланк табеля Т-12 на одном листе – excel, word.

Скачать пример заполнения формы Т-12 – ссылка.

Образец при сменном графике здесь.

Для бюджетных организаций разработана отдельная форма по ОКУД 0504421.

Табель рабочего времени шаблон для скачивания в ексель

Табель ведет уполномоченное на это лицом и подается в бухгалтерию. Существует два способа заполнения:

• Вариант № 1 — Ведомость заполняется ежедневно, в ней отмечаются все явки и неявки сотрудников.
• Вариант №2 — Заполняются лишь отклонения от нормы, т.е. фиксируются только неявки, опоздания и т.п.

Таблица основных кодов для заполнения бланка табеля рабочего времени

Основный коды по оплате труда

• 2000 ставится в случае выплаты зарплаты и командировочных.
• 2012 — при выплате отпускных.
• 2030 — выплата больничного.

Основные коды для заполнения табеля

При отражении информации о явке или неявки работников нужно применять специальные обозначения, на каждый из которых устанавливаются цифровой и буквенный коды. В табеле можно использовать любой из них, по желанию кадровика. Просто так применять коды нельзя — на каждый факт использования должен существовать подтверждающий документ.

Как правильно заполнять

На практике существует два способа оформления документа:

• сплошной — отмечают все поля;
• отражение отклонений — в табеле прописывают только прогулы, неявки, болезни, отпуск и так далее.

Наиболее популярным является первый метод. При его использовании инструкция по ведению табеля учета рабочего времени будет выглядеть так:

1. Вписываем в соответствующие поля наименование предприятия и его подразделения, где осуществляется учет.
2. У казываем код ОКПО в соответствии с письмом, полученным из Росстата при регистрации компании.
3. Пишем дату и номер формирования документа. Логично указать последний день расчетного месяца, а номер присваивается каждый месяц.
4. Заполняем сведения о сотруднике. Обязательными реквизитами является ФИО, должность, номер (назначается при трудоустройстве и сохраняется на протяжении всего периода выполнения обязанностей в компании), специальные обозначения, отражающие его статус в определенный день.
5. Суммарное количество отработанного времени за расчетный период (для аванса — 2 недели, для полной заработной платы — месяц).
6. Отражаем сведения, которые требуются для определения вознаграждения: код дохода, счет учета издержек, количество дней и часов фактического нахождения на работе.
7. Информация о причинах отсутствия.
8. Должность, ФИО и подпись ответственного.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В документе исп ользуются следующие условные обозначения:

• Я — явка, когда работник находился на своем месте и выполнял должностные обязанности;
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск;
• Б — отсутствие по болезни;
• ПР — прогул без уваж ительной причины.

Также есть условные обозначения работы во время повышения квалификации, различных режимов труда (неполный или сокращенный день), видов отпусков и так далее.

Данный документ учета обеспечивает контроль трудового режима сотрудников. Он приходится кстати в спорах при увольнении, начислении зарплаты. Поэтому его ведут не только по причине установленной законодательством обязанности заполнять и хранить табель, но и для удобства работы предприятия.