Образец должностной инструкции начальника отдела снабжения в 2021 году
Должностная инструкция начальнику отдела материально-технического снабжения
Должностные обязанности начальника отдела снабжения
Раздел инструкции «Должностные обязанности начальника снабжения», как правило, включает в себя следующий перечень:
- руководство отделом снабжения;
- организация работы по обеспечению предприятия необходимым сырьем, материалами и т. д.;
- обеспечение контроля за состоянием сырьевых запасов;
- разработка планов по материально-техническому снабжению компании и руководство их реализацией;
- участие в заключении договоров по материально-техническому обеспечению организации;
- участие в проверке прибывших грузов и сохранности их упаковки;
- проведение исследований на рынке услуг с целью выбора максимально выгодных условий для сотрудничества;
- ведение отчетности по расходованию средств и т. д.
Перечень должностных обязанностей сотрудника может варьироваться в зависимости от направления деятельности предприятия, круга подчиненных ему лиц и наличия/отсутствия в компании отдела, который занимается похожей работой, но в меньших масштабах (например, материально-техническим обеспечением).
Что входит в обязанности начальника отдела снабжения
Деятельность руководителя отдела снабжения многофункциональна и требует высокой профессиональной подготовки: умения предвидеть возможные проблемы в процессе организации поставок необходимого оборудования, сырья и других материально-технических ценностей для обеспечения бесперебойной работы предприятия, а также способности грамотно планировать и контролировать деятельность вверенного ему персонала.
Исходя из этого, функционал должностного лица выглядит следующим образом:
- организация деятельности по обеспечению структурных подразделений фирмы всеми необходимыми материалами для осуществления бесперебойной работы, контроль над их рациональным использованием, минимизация производственных издержек путем совершенствования системы снабжения предприятия;
- осуществление общего руководства отделом снабжения;
- изучение маркетинговой информации с целью обеспечения наиболее выгодных условий поставок;
- заключение предварительных договоренностей с поставщиками;
- контроль над выполнением условий и сроков поставок, сохранностью товарно-материальных ценностей;
- осуществление учета используемых средств, ведение работы по оптимизации расходов производственных запасов;
- разработка и внедрение способов организации деятельности, способных повысить эффективность деятельности отдела снабжения;
- ведение документации установленного образца, предоставление аналитических отчетов вышестоящему руководству.
Имея представление о специфике работы на посту начальника отдела снабжения и предъявляемых работодателями требованиях к кандидатам на эту должность можно оформить самопрезентацию таким образом, чтобы представить ее автора в выгодном свете и повысить шансы на успешное трудоустройство.
Главная цель резюме – привлечь внимание потенциального работодателя и повысить вероятность приглашения на дальнейшее собеседование. Существует ряд общепринятых правил составления документа, соблюдение которых обеспечит ему дополнительное преимущество в процессе обработки кадровой службой организации.
Опрос: каждый шестой владелец бизнеса учитывает знак зодиака при выборе работников
Каждый шестой владелец (16%) бизнеса обращает внимание на знаки зодиака соискателей. При этом лишь 5% HR-специалистов учитывают знак зодиака кандидата, об этом свидетельствуют результаты исследования сервиса «Работа.ру«, которые имеются в распоряжении ТАСС.
Простой пример разделения обязанностей специалистов отдела закупок
Ассортимент в общепринятой системе закупок подразделяется на категории или товарные группы. Проанализировав количество той или иной товарной группы, потребности и спрос клиентов, сотрудник отдела только после этого начинает формирование заказа. В самом отделе закупок работников можно разделить на две группы, имеющие разные функции: закупщики и категорийные менеджеры. Каждый тип специалистов отвечает за свою товарную группу.
Категорийные менеджеры обязаны выполнять такие задачи:
- наполнение товарной категории путем выбора и заказа товаров, формирование ассортимента. В пример можно поставить обычный продуктовый магазин, в котором представлена товарная категория «Газированные напитки». Но в разных точках сбыта в эту категорию входят свои позиции (SKU) – Pepsi, Coca-cola, Sprite, а также продукция местных компаний в фасовке разных объемов;
- проведение ассортиментной политики;
- управление закупками и поставщиками. Ведь именно в задачи категорийного менеджера входит анализ и выбор наиболее выгодной схемы сотрудничества;
- контроль за транспортировкой товаров;
- осуществление маркетинговых процессов по продвижению своей товарной группы;
- осуществление контроля за мерчандайзерами (выкладка товаров на полки).
При использовании различных систем должностные обязанности менеджеров по закупкам могут меняться. Например, если поставщик сам занимается доставкой товара, их объем и количество, заказываемые компанией в отчетный период, одинаковое, то возможная роль менеджера может сводиться лишь к формированию самой заявки. Если специалист выполняет экспертные функции, то в его обязанности может быть включен поиск товаров, которые возможно реализовать в сжатые сроки.
В небольших компаниях менеджер по закупкам, как правило, может выступать одновременно в роли логиста. То есть большую часть времени он уделяет поиску поставщиков. Его приоритетом становится осуществление бесперебойных поставок товара в магазин в установленные сроки различными способами.
Сам закупщик в оргструктуре отдела находится в подчинении у менеджера, в чьи обязанности входит формирование и отправка заявки. То есть непосредственно он принимает решение о количестве заказываемых единиц, определением сроков, способов и места поставки товара.
Но, как правило, во многих компаниях такие люди продолжают именоваться специалистами по закупкам.
Структура должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Должностная инструкция специалиста по закупкам, проводимым в соответствии с законом 44-ФЗ, включает в себя такие разделы:
- Общие положения, где фиксируются порядок назначения на должность, подчинение, необходимый опыт работы в данной сфере.
- Функциональные должностные обязанности согласно 44-ФЗ.
- Права работника – при составлении данного раздела опираются на нормы ТК РФ.
- Ответственность сотрудника.
- Должностные связи.
- Условия работы, то есть режим, порядок проведения специальной оценки условий труда.
Готовую должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения. Также важно заранее согласовать текст с юристами компании. Далее работник знакомится с документом и подписывает его, получая на руки один из экземпляров.
Если говорить об оформлении, то в левой верхней части должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ прописываются сведения об организации, с правой стороны инструкцию визирует руководитель. Ниже находится название.
В общих положениях указывают:
- порядок назначения/освобождения от должности специалиста по госзакупкам;
- подчинение работника;
- необходимый стаж работы;
- уровень знаний.
Раздел «Функциональные обязанности» должен включать в себя все обязанности сотрудника, поэтому довольно часто оказывается очень объемным. При желании его можно сократить, сохранив все необходимые нормы закона 44-ФЗ.
В разделе «Права» фиксируется право специалиста на повышение квалификации и возможность запроса информации в других отделах компании в случае необходимости.
В разделе «Ответственность» все нарушения делятся на две группы: ответственность по первым устанавливается в соответствии с ТК РФ, по вторым – по нормам ГК РФ либо согласно внутренним нормативным актам.
Также существует дополнительный раздел должностной инструкции «Должностные связи». Работа специалиста по закупкам по 44-ФЗ невозможна без контактов с менеджерами по продажам, бухгалтерами, другим персоналом, клиентами. В данной части акта указывается, на каких основаниях и по каким аспектам может осуществляться подобная совместная работа.
Далее устанавливаются условия труда, указываются основания для утверждения инструкции. В конце документа ставится подпись непосредственного начальника, также необходима виза юридического отдела, подпись самого специалиста по закупкам с датой ознакомления.
После того как под инструкцией появляется подпись сотрудника и руководителя компании, она получает юридическую силу. Также допускается добавить подпись уполномоченного контролирующего работника – это может быть глава отдела кадров. Отметим, что печать компании не является обязательной для данного документа.
Права, обязанности и ответственность специалиста по закупкам по 44-ФЗ
В соответствии со своей должностной инструкцией, данный сотрудник должен:
- организовывать процессы закупки товаров соответствующих торговых групп;
- выстраивать долговременные, взаимовыгодные связи с продавцами;
- искать наиболее подходящие альтернативы существующим поставщикам, налаживать контакты с потенциальными партнерами;
- проводить мониторинг скидок, договариваться об их получении компанией;
- отслеживать ситуацию на рынке товаров, входящих в сферу интересов организации;
- выполнять планы по количеству и качеству приобретаемых ТРУ;
- следить за ситуацией по сбыту продукции, налаживая контакты с менеджерами по продажам;
- собирать предложения по закупкам от ответственных сотрудников организации;
- формировать и организовывать документооборот по закупкам;
- сокращать отрицательное влияние конфликтов с продавцами на работу и репутацию компании;
- отслеживать платежные, а также другие документы, имеющие отношение к договорам с поставщиками и любыми контрагентами, участвующими в предоставлении ТРУ;
- отслеживать соблюдение сроков оплаты закупок;
- проверять своевременную доставку продукции на склад;
- проводить возврат товаров, не отвечающих зафиксированным в договоре характеристикам, или по другим причинам, также прописанным в контракте.
Права данного сотрудника компании, фиксируемые должностной инструкцией специалиста по закупкам по 44-ФЗ:
- Запрашивать у других членов команды сведения, необходимые для качественного выполнения работы.
- Требовать от главы коммерческого отдела, чтобы были созданы условия для эффективного труда.
- Предлагать способы оптимизации закупок.
- Подписывать документы, относящиеся к сфере компетенции данного специалиста.
- Участвовать в совещаниях по работе в сфере закупок.
- Знакомиться с корпоративными документами, имеющими отношение к торгам.
- Представлять интересы организации во время встреч с продавцами.
- Получать льготы, вознаграждения в соответствии с ТК РФ, другими корпоративными документами.
Согласно должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения по 44-ФЗ, такой работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей в следующих ситуациях:
- Если в результате его действий компания понесла материальный ущерб в границах, установленных на законодательном уровне.
- При совершении правонарушения во время выполнения рабочих обязанностей, зафиксированного соответствующим законодательством.
- При несоблюдении конфиденциальности и разглашения информации третьим лицам, при этом учитываются нормы ТК РФ и правила конкретной компании.
- Если сотрудник ненадлежащим образом выполнял свои функции, допустил какие-либо должностные и дисциплинарные проступки. Наказание выбирается согласно ТК РФ и уставу организации.
Каждая компания самостоятельно занимается подготовкой должностной инструкции специалиста по закупкам 44-ФЗ, так как данный акт считается внутренним и утверждается руководителем организации-работодателя. Закон не фиксирует требований по форме и составу этого документа, поэтому они устанавливаются в соответствии с предпочтениями работодателя и практикой в конкретной отрасли.
Оптимизация работы ОМТС
В сложных экономических условиях, при которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, и оптимизировать работу отдела снабжения:
- Не заниматься долгосрочным планированием (при малом бизнесе), рассчитывать реальные потребности компании на месяц. Постараться наладить процесс так, чтобы удовлетворять потребности в материалах только по живым заявкам, избегая траты средств на формирование запасов продукции.
- Пересмотреть свои отношения с поставщиками. Цены на товары меняются постоянно, появляются новые компании, готовые сотрудничать на выгодных условиях. Необходимо постоянно мониторить ситуацию на рынке, в поисках более выгодных предложений. Преимущественно налаживать партнёрские отношения.
- Не стесняться разрывать контракты с недобросовестными партнёрами, которые нарушают условия соглашения и сроки поставок. Их место может занять кто-то более достойный и ответственный.
Необходимо торговаться с поставщиками, требуя скидок и уступок по оплате. Как правило, боясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Надо постараться договориться с продавцом об удобном для вас графике выплат, при расчётах за поставленные материалы.
4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.
Всё, что не удалось реализовать, необходимо приспособить под нужды компании, либо запланировать в дальнейшее, возможно в долгосрочное вовлечение.
5. В работе инженера ОМТС часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Бесконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку МТР по завышенной либо невыгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо проводить работу с кадрами. Пойманный на получении «откатов» от поставщиков сотрудник в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем подлежит увольнению.
В целях согласованности действий различных служб и личной заинтересованности каждого менеджера в поиске эффективных методов учёта и мониторинга рынка требуемой продукции, предусматривают мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.
Мотивационные программы и поощрения являются одним из весомых решений для эффективной работы коллектива ОМТС.