Образец должностной инструкции начальника АХО в 2021 году

АХО относится к обеспечивающим бизнес-процессам. Это означает, что конечным потребителем результатов работы административно-хозяйственного подразделения является само предприятие. Основная функция АХО — создание условий для бесперебойного и беспроблемного хода продуктивных (производственных) и управленческих процессов.

Из этого определяются основные задачи подразделения:

1. Оптимизация и поддержание рабочего состояния материально-технической базы и средств производства: зданий, сооружений, помещений, оборудования.
2. Обеспечение работников всем необходимым для выполнения их работы и отдыха: мебелью и инвентарем, средствами механизации и автоматизации труда, средствами защиты, бытовыми приборами, расходными материалами.
3. Обеспечение необходимых условий труда: правил охраны труда, правил пожарной и техногенной безопасности.
4. Обеспечение необходимой безопасности предприятия: охраны материальных ценностей, нематериальных активов, конфиденциальной коммерческой информации.
5. Координация взаимодействия всех структурных подразделений предприятия, включая в том числе логистику и транспортное обеспечение.

Расшифровка АХО

При грамотной работе отдела в здании все функционирует корректно, начиная водоснабжением и заканчивая лифтами. Административно-хозяйственный отдел под руководством грамотного специалиста всегда четко выполняет свои обязанности, не допуская простоев, связанных с внезапными поломками.

Специалист АХО в небольшой компании может выполнять обязанности всего отдела. Вся суть должности сводится к тому, чтобы обеспечить сотрудникам достойные условия труда при минимальных затратах. Однако выполнение этой задачи предполагает целый комплекс мероприятий, начиная закупкой канцтоваров и заканчивая капитальным ремонтом. Работу специалиста АХО точно не назовешь простой. Она полна сложных заданий и стрессовых ситуаций.

Зачем нужен АХО?

Чтобы предприятие могло нормально функционировать, а внезапные поломки не мешали сотрудникам выполнять свои обязанности, создаются целые отделы. Именно в их обязанности входит контроль технического состояния всех систем и проведение ремонтных или профилактических работ при необходимости.

Чтобы контролировать работу отдела, компания нанимает начальника и нескольких сотрудников. Сплоченная команда может обеспечить бесперебойное и комфортное функционирование предприятия. Если начальник АХО качественно выполняет свои обязанности, можно быть уверенным в безупречной работе всех систем: от водоснабжения до электричества.

Важно отметить, что такие подразделения есть не на каждом предприятии. Обычно это актуально, когда объем административно-хозяйственных работ довольно велик и один специалист справиться с ним не может. АХО обычно создают на крупных предприятиях, в штате которых числится не менее сотни сотрудников.

При таком масштабе важно обеспечить нормальное функционирование здания и комфортные условия для работников. Именно к этой глобальной задаче сводятся все обязанности начальника АХО и его подчиненных. Результат работы зависит от каждого из них. В небольших компаниях административно-хозяйственные функции может выполнять обычный офис-менеджер или даже руководитель.

Нужно сказать, что эта должность существовала и раньше. Однако ее представителей называли завхозами.

Положение должностных инструкций начальника и специалистов АХО

Начальник, согласно положениям должностного документа, должен:

• поддерживать и контролировать состояние предприятия в надлежащем санитарном и противопожарном состоянии;
• начальник АХО должен консультировать (при необходимости) всех работающих на предприятии по вопросам, связанным с пожарной безопасностью, выполнением санитарных норм и пр.;
• директор участвует в составлении, написании, коррекции документов хозяйственного значения.
• руководит работниками АХО.

Помимо прямых обязанностей, начальник АХО занимается составлением методических руководств, оказывает разовую и систематическую помощь персоналу, консультирует работников по вопросам норм, разрешает конфликты внутри предприятия, имеющие связь с нарушением либо невыполнением санитарных, пожарных норм.

• Начальник АХО принимает активное участие в вопросах развития предприятия, контролирует прием на работу сотрудников хозяйственных отделов, занимается лично подбором заведующих хозяйством (либо перепоручает эти процедуры доверенному лицу и подчиненным).
• Спорные вопросы связанные с инвентаризацией, частной собственностью работников, собственностью компании, нарушением нормативов – также лежат на плечах этого сотрудника.
• За невыполнение своих обязательств, прописанных в должностной инструкции, начальник АХО несет ответственность, которая установлена действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• За все возможные правонарушения (и даже преступления), которые, пребывая при исполнении обязанностей, начальник АХО несет ответственность согласно уголовному и гражданскому законодательству.
• За материальный ущерб организации начальник несет ответственность согласно трудовому и гражданскому законодательству Российской Федерации (это прописано во всех должностных инструкциях, независимо от должности).
• Контроль получения сертификатов пожарной инспекции, лицензий санитарно-эпидемиологической станции, разрешений – всё это также находится под личной ответственностью начальника ахо.
• Именно он, согласно должностной инструкции, контролирует составление и передачу документов директору по правовым вопросам, привлекающих работников предприятия к ответственности. НачАХО контролирует систему штрафов и поощрений.
• Должностная инструкция начальника АХО предусматривает контроль за выполнением графы «Права и обязанности» в должностных инструкциях работников АХО.
• Вопросы контроля документов, касающихся хозяйственной деятельности организации лежат также в рамках ответственности и обязательств нач-а АХО.
• Он контролирует корректность и своевременность подачи справок, оформление претензий связанных с нарушением санитарно-гигиенических или противопожарных норм, и порядок их удовлетворения. Директор констатирует утрату актуальности нормативных законодательных актов, внедряет новые процессы, связанные с обновлением или изменением законодательства Российской Федерации.
• Полномочия, закрепляемые современными доверенностями и актами, интересы компании – ко всему этому начальник АХО имеет, как руководящее лицо, прямое отношение.
• Он должен руководить и координировать работу касательно подготовки заключений по хозяйственным вопросам, возникающим в деятельности предприятия, должен рассматривать и согласовывать разрабатываемые соответствующими отделами организации проекты нормативных актов, других документов для передачи их на утверждение непосредственному руководству.
• Он должен обеспечивать работников, менеджеров, руководителей, технических специалистов информационными материалами касательно изменений и поправок в действующем законодательстве (естественно, речь идет только о той информации, которая имеет отношение к хозяйственной деятельности
• Среди основных и очевидных прав человека на этой должности, также есть право выполнять запрос и получать из филиалов организации информацию касательно состояния филиала и любых факторов, имеющих отношения к обязанностям начальника.
• Начальник не только обязан, но и имеет право принимать соответствующие меры, если он обнаруживает нарушение дисциплины или закона работника предприятия. Он имеет право потребовать привлечения работника к административной или уголовной ответственности.
• Начальник АХО имеет право привлечь (с разрешения генерального директора) экспертизу (например, для констатации проблем с электрикой).
• Начальник имеет право в любое время знакомится со своими правами и обязанностями, требовать вносить поправки в инструкцию, если его конституционные или трудовые права нарушаются, а в должностной инструкции это не предусмотрено.

Скачать пример ДИ для специалиста отдела можно здесь, для начальника — тут, для его зама — здесь.

Должностная инструкция начальника АХО (образец)

Права, функции и ответственность

В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:

• обеспечение крупных закупок любой техники;
• покупка, распределение канцтоваров;
• снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
• оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
• ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
• уборка, ремонт, оформление помещений;
• благоустройство уличной территории;
• организация питания в компании;
• организация работы корпоративного транспорта;
• устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
• взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
• организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
• соблюдение санитарных, противопожарных норм;
• набор сотрудников, оценка их работы;
• информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.

Все сотрудники имеют ряд обязательств:

• выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
• вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
• быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
• использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
• выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
• вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
• исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

Обязанности начальника хозяйственного отдела

Указывая в должностной инструкции конкретные обязанности, которые возложены на начальника хозотдела, имеет смысл воспользоваться содержанием Единого квалификационного справочника должностей (ЕКС). Хотя этот акт и носит не обязательный, а рекомендательный характер, он чрезвычайно полезен. В нем фиксируются требования, которые чаще всего предъявляются к конкретной должности. Соответственно, если у сотрудников конкретного предприятия нет опыта в составлении должностных инструкций, ЕКС как минимум даст представление о том, что должно содержаться в такого рода документах.

Согласно ЕКС на начальника хозотдела возложены следующие обязанности:

• обеспечение обслуживания и поддержания в нужном состоянии зданий и помещений, в которых размещено предприятие или учреждение (состояние, в котором должно находиться здание или отдельные помещения, определяется санитарными нормами и правилами противопожарной защиты);
• контроль за исправностью внутреннего оборудования здания или помещений; к оборудованию относятся водопровод, канализация, линии электроснабжения и т. д.;
• участие в планировании текущих и капитальных ремонтов, которые требуются для поддержания нормальной работы организации;
• составление смет на текущие расходы предприятия;
• организация проведения ремонта как здания в целом, так и оборудования организации, контроль за качеством проведенного ремонта;
• обеспечение как предприятия в целом, так и отдельных его подразделений инвентарем, оборудованием, расходниками и другими материальными ресурсами, требующимися для нормальной работы;
• наблюдение за сохранностью и правильным использованием материальных активов предприятия;
• оформление документации для договоров, требующихся для хозяйственного обеспечения организации;
• ведение необходимой отчетности по использованию оборудования, инвентаря и материалов;
• контроль за тем, чтобы средства, выделенные руководством на обеспечение работы предприятия, расходовались рационально;
• прием и обслуживание лиц, которые прибывают в командировки;
• руководство благоустройством территории;
• хозяйственное обслуживание проводимых мероприятий;
• организация табельного учета и питания работников;
• при необходимости совместно с отделом кадров составление графиков работы и распорядка трудового времени;
• проведение мероприятий по защите от пожара, поддержание в рабочем состоянии противопожарной инфраструктуры и инвентаря;
• внедрение новой техники в области связи, оргтехники и т. д.;
• руководство сотрудниками хозяйственного отдела и контроль за соблюдением ими дисциплины.

🚩 Сопроводительное письмо специалиста АХО

Небольшой текст, который прилагается к резюме — это сопроводительное письмо. Оно позволяет подробнее объяснить свои намерения, ответить на вопросы: почему именно этот соискатель должен занять вакантное место, или почему он хочет работать в этой организации.

Сопроводительное письмо может сыграть решающую роль, например, когда кандидаты на вакантное место равны — в первую очередь рассмотрят заявку с письмом.

Здравствуйте (напишите имя работодателя если известно)!
Меня зовут (впишите свое Имя и Фамилию).

Я заинтересован в вакансии специалиста АХО, которая размещена на сайте авито от лица Вашей компании.

Внимательно изучив необходимые требования, у меня сложилось впечатление, что я идеально подхожу на эту должность. Имею 8 лет стажа в сфере АХО, соответствуют личностным качествам: я ответственно подхожу к работе, вовремя выполняю поручения и умею организовывать работу подчиненных.

Прошу ознакомиться с моим резюме, и если я смогу заинтересовать вас как профессионал своего дела, прошу пригласить на собеседование.

Пожалуйста, свяжитесь со мной по контактам:

Имя Фамилия
Телефон
Email
Ссылка на профиль в соц.сетях (по желанию)