Новые реквизиты путевого листа и сложно и просто одновременно

Новые правила составления путевых листов: инструкция для бухгалтера

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17, который, в свою очередь, внес поправки в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2017 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее Приказ № 152). Все изменения распространяются на путевые листы, оформленные после 25.02.2017.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим утвержденные изменения подробнее.

Изменение № 1

В заголовочной части путевого листа организации и индивидуальные предприниматели теперь вправе не проставлять свою печать или штамп (п. 12 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152).

Изменение № 2

Организации и ИП на путевом листе в дополнение к отметке о медосмотре должны сделать отметку о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства (с указанием даты и времени проведения). Такая отметка проставляется или контролером технического состояния автотранспортных средств, или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта и заверяется его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 16.1 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152).

Путевой лист

Официально электронный путевой лист будет введён в практику применения в середине 2022 года, после подготовки инфраструктуры и нормативно-законодательной базы.

В настоящее время выписывать путевые листы в электронном виде можно в программном обеспечении на базе «1С:Предприятие 8» (1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS, 1С:Управление автотранспортом ПРОФ). Автоматическое заполнение путевых листов в учётной системе производится по данным ГЛОНАСС мониторинга, поступающих с установленных на транспортном средстве трекеров.

Какие данные принимает и обрабатываем система?

• фактический пробег
• стоянки
• моточасы
• фактический расход ГСМ

Эта информация используется для списания топлива, начисления амортизации и зарплаты водителей.
В данный момент возможна печать документа по установленной форме, для грузовых и легковых автомобилей, для специальной техники и пассажирского транспорта. Уверены, что в ближайшее время появится полностью электронная система выписки электронных путевых листов и товарно-транспортных накладных.

С каким программным обеспечением можно интегрировать ЭДО для выписки и заполнения путевого листа?

1. 1С:TMS Логистика. Управление перевозками
2. 1С:Управление автотранспортом ПРОФ
3. 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП
4. 1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS

Какой срок может храниться путевой лист

На данный момент, сроки хранения путевых листов прописаны в таких документах:

1. Приказ Министерства транспорта РФ № 152 от 18. 09. 2008 года.
2. Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25. 08. 2010 года.

В соответствии с первым приказом, ПЛ может храниться не меньше 5 лет. Это значит, что при желании, любая организация вправе увеличить этот срок.

В приказе Минкультуры уточняется, что хранение ПЛ допускается сроком на 5 лет, но при условии контроля или проверки регулирующим органом в течение этого времени.

Из вышеизложенного становится ясно, что если на протяжении 5 лет проверки не было, то использовать путевые листы фирма не имеет права.

ПЛ относится к первичному документу, поэтому срок его хранения также устанавливают:

1. Налоговый кодекс РФ.
2. Закон о бухучете № 402 от 04. 11. 14.

В Налоговом кодексе говорится, что сохранять путевой лист можно не меньше 4 лет, а в законе о бухучете — 5 лет.

Если деятельность организаций не имеет отношения к автотранспортным услугам, они вправе выдавать путевой лист сроком от 1 дня до 1 месяца.

Что касается транспортных организаций, то они обязаны выдавать путевой лист ежедневно, исключением является командирование сотрудника — тогда путевой лист выдается на весь срок командировки.

Как выписывать путевые листы в 1С, активировать функционал

Чтобы возможность в принципе была доступна, на новой конфигурации ее необходимо предварительно включить. Для этого нам нужно перейти в раздел «настроек» на «главной» и выбрать подраздел – «функциональность». В нем есть несколько различных модулей, которые могут быть интегрированы в конфигурацию. В том числе и нужный нам.

Дальше есть два варианта, мы можем просто поставить активацию всех имеющихся возможностей одной кнопкой. И тогда искомая функция тоже станет доступной. Либо вручную поставить соответствующую галочку у нужного поля. Обработка документов путевых листов в 1С будет возможна только при наличии этой галочки, в базовых настройках они отключены по умолчанию.

Основные функции

Новая возможность учитывает множество факторов. Но распространяется, как нетрудно догадаться, только на легковые автомобили. Грузовой транспорт рассчитывается совершенно по другим критериям. И первичная документация понадобится несколько иной формы.

Итак, к основным возможностям относится:

• Автоматизация при занесении информации по спидометру или топливу. Также автоматически можно внести сведения по пробегу. Причем как на основании сохраненной информации на сервисе, так и посредством онлайн-хранилища.
• Полный учет ГСМ. Причем фиксируются траты по нескольким параметрам: по количеству заправок, времени, пройденному пути. Администратор сам выбирает, в какой форме вести расчет.
• Контроль всего расхода денег для транспортного средства. Сюда входит обязательное страхование или, по желанию, Каско. А также замена комплектующих и расходных материалов (как масло). Также сюда относятся расходы на проведение обязательного технического осмотра.
• Установка графика по замене. Точнее, выставляется норма для различных периодов, сезонов, климатических и технических условий.
• Как в 1С оформить путевые листы, стоит знать и для оплаты труда водителя транспортного средства.
• Также есть и различные формы печати, сквозные и двусторонние, выставление корректной нумерации.

Дополнительный функционал

Помимо описанных выше возможностей, которые используются практически в обязательном порядке, есть и некоторые дополнительные. Их применение не является строго необходимым, и зависит оно, скорее, от специфики самой фирмы. Перейдем к ним.

• Возможность внедрения собственной формулы по расчету ГСМ, использование встроенных стандартных от Министерства транспорта.
• Параллельный учет топливного расхода разного типа. С выдачей в виде общего массива или отдельных статей затрат.
• Экспорт составленных ранее проводок в другие версии конфигурации.
• Наличие варианта внесения правок на уже учтенные элементы и дальнейший перерасчет в автоматическом режиме.
• Мануал, где в 1С найти путевые листы, как провести процедуру.
• Настройки массовой печати сразу огромной партии документации.

Изменения в программах 1С

В связи с введением электронных перевозочных документов фирма «1С» запланировала до начала 2022 года реализовать изменения в своих программных продуктах:

• 1С:ERP Управление предприятием 2,5 – запланировано 2.5.8.* от 10.12.2021;
• 1С:ERP. Управление холдингом — Запланировано 3.1.8 от 30.12.2021;
• 1С:Управление холдингом 8 — Запланировано 3.1.15 от 25.12.2021;
• Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 — Запланировано 3.0.108 от 09.12.2021;
• Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 — Запланировано 3.0.108 от 09.12.2021;
• Комплексная автоматизация, редакция 2.5 — Запланировано 2.5.8.* от 24.12.2021;
• Розница, редакция 2.3 — Запланировано 2.3.11 от 15.12.2021;
• Управление нашей фирмой — Запланировано 1.6.26.* от 24.12.2021;
• Управление торговлей, редакция 11 — Срок будет указан позднее.

Как правильно заполнять путевые листы?

Обязанность оформлять путевые листы на любой наземный транспорт, оказывающий населению услуги по перевозке пассажиров, багажа, грузов установлена «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.07. Позже Верховный суд РФ в своем Определении №302-КГ14-529 от 01.09.14 расширил перечень лиц, обязанных заполнять и вести учет путевых листов. Требованию об оформлении «путевок» должны следовать все коммерческие и некоммерческие юридические лица, выполняющие перевозки для нужд компании и своих сотрудников.

Компании, основной деятельностью которых является эксплуатация средств автомобильного транспорта, должны заполнять путевые листы утвержденной формы. Остальные предприятия имеют право разработать и утвердить в учетной политике свою форму, при включении в нее всех необходимых реквизитов.

Путевой лист с ошибками может обойтись штрафом и доначислениями

Компании, использующие автотранспорт в служебных целях, траты на приобретение ГСМ учитывают в составе налоговой базы по налогу на прибыль, уплаченным контрагентам НДС в составе налоговых вычетов. В таких случаях, как показывает судебная практика (дело №А40-76951/2017), все документы первичного учета должны отвечать установленным требованиям и содержать необходимую информацию для обоснования произведенных расходов.

Ошибки в оформлении путевых листов — основание для доначисления налогов

Так, одно из столичных акционерных обществ в период 2013-2015 гг. учитывало в расходах и заявляла вычеты со стоимости ГСМ. В ходе выездной проверки налоговых органов было установлено, что компания указывала в «путевках» недостоверную или неполную информацию:

• Отсутствовали точные сведения о маршруте передвижения автомобиля. Общие формулировки «по городу», «по городу и области» не раскрывали содержания хозяйственной информации.
• Не заполнены или заполнены некорректно такие обязательные реквизиты «путевки», как «движение горючего»: марка, литраж выданного ГСМ, остаток топлива при выезде и по возвращению, расход по норме, фактические показатели расхода.
• В отдельных «путевках» не заполнен реквизит «Работа водителя и автомобиля»: время отбытия из гаража и время возвращения в гараж.

В ходе проверки налогового органа были выявлены расхождения в показаниях спидометров, установлен факт одновременного нахождения водителя в нескольких рейсах.

По результатам проведенных мероприятий ИФНС доначислила налог на прибыль, НДС, пени и штраф. Позицию налоговой о неправомерности внесения акционерным обществом в состав расходов затраты на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль и завышения налоговых вычетов НДС по операциям приобретения топлива признали суды всех инстанций.

Если в штате нет специалистов

Если компания небольшая и штатная единица для оформления и подписания путевки не выделяется, то возможно:

• возложение дополнительных обязанностей на действующих сотрудников (например, диспетчерских функций — на кадровика или бухгалтера);
• оформление договора со сторонними фирмами.

Последний вариант применяется для оказания услуг предрейсового осмотра водителей, в этом случае заключается соглашение с лицензированным медицинским учреждением.

Особые требования законодатель предъявляет и к предоставлению права подписи путевки, свидетельствующей о технической исправности авто: ее ставит специалист, соответствующий критериям распоряжения Минтранса №287 от 28 сентября 2015 г. К таким критериям относятся:

• наличие специального профессионального образования (не ниже среднего);
• прохождение специальной аттестации и получение аттестационного листа в соответствии с распоряжением №287.

При отсутствии такового в штате возможны следующие варианты:

• оформление совмещения на должность контролера технического состояния автотранспорта штатного работника, например водителя, начальника гаража;
• заключение договора ГПХ со сторонним специалистом;
• заключение договора на техобслуживание и ремонт ТС со сторонней компанией или ИП с включением в текст пункта об обеспечении предрейсового и послерейсового контроля, проставления подписи.