Надо ли утверждать штатное расписание каждый год приказом

Процедура утверждения штатного расписания

Утверждение постоянного штатного расписания важно для любого крупного предприятия, которое стремится к успеху. Вряд ли кто-либо из сотрудников задумывается об этой части работы фирмы, ведь его это не касается. А директор должен позаботиться о том, чтобы каждый сотрудник находился на своем месте, выполнял обязанности и работал по удобному для всех графику. Штатное расписание утверждается в ООО при помощи приказа. Документ может действовать несколько лет, но обычно его подписывают на год. Нужно ли составлять его в обязательном порядке? Этот вопрос предприятия решают самостоятельно, но для грамотного управления документ не будет лишним.

Что такое «должность»?

Как видно, законодатель связывает трудовую функцию не только с должностью, но и с профессией, специальностью и т.д. Однако штатному расписанию должны соответствовать исключительно должности. Получается, что профессии и специальности в штатном расписании не отражаются? Это настораживает. Разберемся, что же такое «должность».

Ответ мы обнаружим в статье 16 Трудового кодекса. Из нее следует, что должности должны быть предусмотрены нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, либо уставом (положением) организации. Причем работник может занимать должность в результате:

избрания на должность (ст. 17 ТК РФ);
избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности (ст. 18 ТК РФ);
назначения на должность или утверждения в должности (ст. 19 ТК РФ).

С точки зрения суда штатное расписание не является локальным нормативным актом. Следовательно, оно не может быть оспорено (апелляционное определение Иркутского областного суда от 08.05.2013 по делу № 33-3491/13).

Так, должности гражданской службы утверждаются федеральным законом или указом Президента РФ, а также нормативными актами субъектов РФ (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации»). Должности муниципальной службы устанавливаются муниципальными правовыми актами в соответствии с реестром должностей, утверждаемым законом субъекта РФ (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

У рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Еще примеры: номенклатура должностей для педагогических работников и руководителей образовательных организаций утверждена постановлением Правительства РФ от 08.08.2013 № 678, а для медицинских и фармацевтических работников — приказом Минздрава России от 20.12.2012 № 1183н.

Порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия определяет его устав (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»).

Так что должность – это статус, определенный нормативными или учредительными документами.

А вот еще один юридический факт. На основании постановления Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 единые тарифно-квалификационные справочники устанавливают: для руководителей, специалистов и служащих — должности, а для рабочих – работы и профессии. В частности, специалист по охране труда – это должность (приказ Минздравсоцразвития России от 17.05.2012 № 559н). Поэтому она может быть предусмотрена штатным расписанием (ст. 217 ТК РФ).

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава.

Между тем Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 утверждает, что в соответствии со штатным расписанием организации указывается не только наименование не только должности, но и профессии, а также специальности. Как видно, чиновники расширено трактуют Трудовой кодекс.

есть ли в вашей компании должности? Не спешите отвечать на этот вопрос утвердительно. Изучите нормативные акты, регламентирующие вашу деятельность;
штатное расписание определяет именно должности, то есть устанавливает их перечень;
ниоткуда не следует, что штатное расписание должно характеризовать размеры оплаты труда.

Утверждение штатного расписания на год: как правильно оформить

Разберем в деталях, как правильно составить, утвердить и ввести на предприятии новую версию штатного расписания, рассмотрим распространенные вопросы и проблемы.

Утверждать ежегодно новую редакцию расписания или вносить изменения?

В общем случае законодательных предписаний на этот счет нет: срок действия штатного расписания не ограничен, какие-то директивы, регулирующие периодичность его утверждения, также отсутствуют. Таким образом, ежегодно готовить новую «штатку» не нужно: внесение изменений и, соответственно, утверждение новой редакции всего документа происходит только в случае необходимости. Например, при изменении штатной структуры организации, расширении или сокращении штата, численности сотрудников и т.д.

Каким путями идут на практике?

Издают всякий раз в случае изменения новое штатное расписание – со своими реквизитами, датой утверждения и введения в действие.
Вносят в действующую «штатку» коррективы, когда это нужно, полностью ее не отменяя, а каждое изменение при этом официально утверждается отдельным приказом.

Частная компания правомочна выбрать для себя наиболее удобный вариант. Например, кто-то в течение года дополняет существующее штатное расписание, а потом по состоянию на 1 января нового года утверждает новое с учетом всех корректив. Есть и такое мнение: штатное расписание издается только один раз, а все последующие изменения оформляются как приложения к нему.

Но имеются исключения: для некоторых учреждений законом предписано составлять штатное расписание по установленной форме и утверждать по состоянию на 1 января ежегодно (например, для учреждений здравоохранения и т.д.). Однако переутверждение штатного расписания на предстоящий год необязательно, если в него не вносились изменения или они были незначительными. В этом случае оформляется перечень изменений.

Можно ли в штатку вносить изменения в середине года

Никаких ограничений по срокам и периодичности внесения изменений в штатное расписание нет. Поэтому, если это требуется, компания имеет право корректировать упомянутый документ в любой период в течение года или не редактировать вообще.

Порядок утверждения штатного расписания (пошаговая инструкция)

Рассмотрим всю процедуру «от» и «до»: что происходит в компании и что должен сделать работодатель при изменении «штатки».

1. Надлежащее проведение в организации мероприятий, которые в дальнейшем послужат основанием к изменению штатного расписания. Штатное расписание переделывают не просто так, а в связи с некоторыми преобразованиями в компании: изменяются наименования должностей, вводятся новые штатные единицы, изменяются оклады и т.д. В зависимости от ситуации, работодателю надлежит своевременно уведомить сотрудников об изменениях (если это требуется по закону), издать локальные распорядительные документы и т.д.

2. Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание или об издании новой его редакции. Такой приказ по своей структуре и оформлению ничем не отличается от прочих распорядительных документов, принимаемых в организации:

индивидуальные реквизиты документа: номер и дата;
название – приказ о внесении изменений/ утверждении штатного расписания;
информация о сути приказа. Например, руководитель приказывает изменить наименования некоторых должностей, повысить должностные оклады, ввести новые штатные единицы – эти сведения указываются в подробностях: что конкретно подлежит изменению и что в итоге должно остаться. Либо руководитель приказывает ввести новое штатное расписание в действие с конкретной даты и признать недействующим предшествующее;
указать лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа (руководитель может оставить эту обязанность и за собой);
приложения, в данном случае — это новая редакция штатного расписания и другие документы, на усмотрение организации или в соответствии с ее регламентами;
должность, ф.и.о. с расшифровкой руководителя, печать организации (при наличии).

Как выглядит приказ об изменении штатного расписания? Подробнее

3. Ознакамливание с приказом упомянутых в нем лиц, сотрудников под подпись.

Когда утверждается на следующий срок?

Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года.

В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:

Перезаключить трудовые договоры.
Уведомить соответствующих лиц об изменениях.
Пересчитать оклады.
Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.

Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.

Что такое штатное расписание и как заполнить приказ

Работая в компании, любой работодатель или рядовой сотрудник сталкивается с таким понятием как «штатное расписание». На первый взгляд этот документ не кажется необходимым, поэтому многие организации не спешат его оформлять. Однако, именно с помощью этого документа, можно решить определенные вопросы, возникающие по найму или сокращению должностей, а так же по заработным платам сотрудников. В данной статье рассматриваются образцы штатного расписания, а так же его виды и особенности. Читайте обзор очков для водителей.
Документ Штатное расписание является важным для любой компании

Что это и когда составляется?

Штатное расписание – документ, крайне необходимый в работе любой организации. По сути, в штатном расписании представлена вся информация о подразделениях компании, должностях, а так же об окладах и премиях, выплачиваемых сотрудникам. Взять на работу сотрудника можно только в то подразделение и на ту должность, которые прописаны в штатном расписании компании. Штатное расписание составляется к заранее определенной приказом дате, а утверждается оно каждый год 1 января.

Составлять штатное расписание должен экономист по труду, однако не во всех организациях есть подобная должность. Поэтому руководитель должен возложить составление штатного расписания на сотрудника посредством специального приказа. Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда.

Как правильно составить форму Т3?

Вверху бланка указываются количество штатных единиц и дата, начиная с которой документ вступает в силу. Если не указывать период действия документа, то тогда он будет действителен до внесения новых изменений или до оформления нового штатного расписания.

Бланк формы Т-3 разделен на десять граф, каждая из которых имеет свое назначение:

1, 2 – указывают названия и код каждого подразделения компании;
3 – для названия должности;
4 – для указания количества штатных единиц (если ставка не полная, то это также указывается);
5 – для зарплаты (в рублях);
6,7,8 – для указания надбавок к заработной плате;
9 – сумма заработных плат и надбавок к ним, умноженная на количество штатных единиц;
10 – дополнения.

Бланк должен быть подписан главным бухгалтером, сотрудником кадрового отдела и руководителем организации. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

Виды и особенности

В зависимости от деятельности той или иной организации, содержания штатных расписаний также могут различаться между собой.

Штатное расписание МВД на 2015 год. В связи с массовыми сокращениями в органах внутренних дел России было сформировано новое штатное расписание. Согласно ему, сейчас в МВД работает 1 003 172 человека, а это значит, что количество штатных единиц было сокращено на 10%.
Штатное расписание президентских кадетских корпусов. Штатное расписание кадетских корпусов имеет свою специфику в заполнении. Необходимо указать разряд каждого из сотрудников по ЕТС (единая тарифная сетка). Данных разрядов всего 18, в зависимости от сложности выполнения той или иной работы.
Штатное расписание организации. По закону РФ без утвержденного штатного расписания невозможно провести сокращение сотрудников, поэтому этот документ представляет особую важность для каждого предприятия. При составлении штатного расписания следует пользоваться формой Т-3.
Штатное расписание строительной организации. При оформлении штатного расписания такого вида, используется та же форма документа – Т-3.
Штатное расписание отряда мобильного особого назначения. В Штатном расписании ОМОН также есть графа разрядов по ЕТС.
Штатное расписание управляющей компании ЖКХ.
Штатное расписание ТСЖ.
Штатное расписание ТЭЦ.

В основном наличие штатного расписания требуют такие органы, как трудовая и налоговая инспекции. Если при проверке будет выявлено отсутствие данного документа, то ответственному лицу и предприятию может грозить административный штраф.

В случае сокращения сотрудника, штатное расписание – первый документ в суде, который может помочь доказать работодателю факт оправданного увольнения работника. Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице.

В штатные расписания не следует вносить наименования должностей на других языках. За подобное действие, человека, составляющего штатное расписание, могут привлечь к выплате штрафа размером до 50 000 рублей.

При незначительных изменениях в штатном расписании, руководитель должен издать приказ о поправках. Если же изменения достаточно ощутимы, то лучше утвердить новое штатное расписание.

Порядок внесения изменений

Все дополнения и поправки в ранее действующий свод по персоналу должны быть подкреплены внутренним руководящим распоряжением или приказом.

Алгоритм внесения изменений следующий:

Обновляется полностью все штатное расписание. Новый документ имеет другой регистрационный номер номенклатуры, присвоенный распоряжением по основной деятельности предприятия.
Вносимые поправки слишком незначительны. В этом случае содержание свода остается прежним, а все новшества прописываются во внутреннем приказе по функционированию учреждения. Важно, чтобы его заголовок отражал суть своего предназначения, например, «О внесении перечня дополнений к штатному расписанию».

Кто издает приказ?

Обычно составлением штатного расписания занимается экономист по труду, но если такая должность не предусмотрена в компании, то ее руководитель назначает ответственным за разработку штатного расписания другого сотрудника компании.

Т.к. сотрудник может не иметь в своих должностных инструкциях и трудовом договоре данной обязанности, то ответственность за создание штатного расписания должна быть прописана в распорядительном акте, которым является приказ руководителя.

В приказе об утверждении обязательно указываются следующие реквизиты:

полное название предприятия;
местонахождение организации;
порядковый номер;
дата выхода распорядительного акта;
занимаемая должность и подпись руководителя с расшифровкой;
подписи с расшифровками и наименования должностей лиц, которые ознакомлены с Приказом.

Основная часть приказа состоит из:

«шапки», располагающейся посередине листа, здесь может быть написано «Приказ»;
далее печатается «об утверждении штатного расписания»;
далее указывается необходимая информация и пояснения, если они имеются.

Кроме того, в основную часть распорядительного акта могут входить такие сведения, как:

общее количество единиц в штате;
совокупный месячный зарплатный фонд;
дата начала действия нового расписания, его порядковый номер и дата, когда он утвержден;
ФИО несущего ответственность за исполнение данного Приказа;
количество листов, которое занимает согласованное расписание.

Пример приказа об утверждении и введении в действие штатного расписания:

ПРИКАЗ

В связи с необходимостью совершенствования системы управления и организационно-штатной структуры

1. Утвердить штатное расписание согласно Приложению 1.
2. Ввести в действие штатное расписание с 21.03.2001.
3. Главному бухгалтеру Ивановой А.И. сформировать фонд оплаты труда.
4. Контроль настоящего приказа оставляю за собой.

Штатное расписание, утвержденное приказом руководства о вступлении его в силу, должно быть на каждом предприятии. Отсутствие данной документации может быть расценено трудовой инспекцией и иными проверяющими органами как нарушение, за что статьей КоАП под номером 5.27 предусмотрена ответственность для руководителя.

Своевременное оформление документации и грамотное внесение в нее изменений позволит избежать проблем и обеспечит оптимально эффективную деятельность организации.

Все о штатном расписании узнайте в ролике: