Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кто в компании разгребает завалы бумаг экспертная комиссия

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

  • Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  • Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  • Как составить акт на уничтожение документов
  • Как не ошибиться с датой акта
  • Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
  • Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
  • Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
  • Оформляем факт уничтожения документов
  • Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
  • Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
  • Итоги

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Функции экспертной комиссии

Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.

Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год. На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:

  • описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
  • описей дел по личному составу;
  • актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • актов об утрате документов;
  • и т.д.

Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.

Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье.

Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.

Если документ утрачен

Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.

Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.

Читать еще:  Как восстановить КБМ — пошаговый план действий

Екатерина Егорова, редакция «ПБ»

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями — максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Ответственность за ошибки

Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе. Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).

Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб. и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.

Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т.е. сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.

Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. Компания «Делис Архив» готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию , хранению ( в т.ч. внеофисному ) и уничтожению документов. Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.

Голосование

АДМИНИСТРАЦИЯ

КРОПАЧЕВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

АШИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 34

от « 09 » апреля 2019 г.

Об утверждении Положения и состава комиссии

об экспертной комиссии для организации и

проведения работы по экспертизе ценности документов,

образующихся в процессе деятельности, определения

сроков хранения и уничтожения документов в администрации

Кропачевского городского поселения

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Уставом Кропачевского городского поселения Ашинского муниципального района Челябинской области

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение об экспертной комиссии для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения согласно приложения 1.

2. Создать экспертную комиссию для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения.

3. Утвердить состав экспертной комиссии для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения согласно приложения 2.

4. Настоящее постановление подлежит обнародованию на информационных стендах и размещению на официальном сайте www.kropachevo.ru

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Кропачевского городского поселения С.В. Малькова

утверждено постановлением администрации

Кропачевского городского поселения

от 09 апреля 2019г. № 34

Положение

об экспертной комиссии

для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности,

определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения

I. Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов (далее – Положение) администрации Кропачевского городского поселения (далее – Администрация) разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организаций, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018г. №43.

Читать еще:  Как сдать 6 ндфл при закрытии обособленного подразделения

2. Экспертная комиссия администрации Кропачевского городского поселения (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности администрации Кропачевского городского поселения.

3. ЭК является совещательным органом при главе Кропачевского городского поселения, и действует на основании Положения, разработанного на основе Примерного положения, и утверждено главой Кропачевского городского поселения.

4. Администрация Кропачевского городского поселения, выступающая источником архивного отдела Кропачевского городского поселения согласовывают Положение об ЭК с ЭПК Государственного комитетом по делам архива Челябинской области.

5. Персональный состав ЭК утвержден постановлением администрации Кропачевского городского поселения.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений. Председателем ЭК назначается заместитель главы Кропачевского городского поселения.

6. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1.Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности администрации Кропачевского городского поселения для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел администрации Кропачевского городского поселения;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности администрации Кропачевского городского поселения с последующим представлением их на согласование ЭПК Государственного комитета по делам архива Челябинской области (далее – Государственный комитет).

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов администрации Кропачевского городского поселения по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением администрации Кропачевского городского поселения, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив) представление на утверждение ЭПК Государственного комитета согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом администрации Кропачевского городского поселения представление на согласование ЭПК Государственного комитета, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел администрации и Совета депутатов.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом администрации Кропачевского городского поселения представление на согласование ЭПК Государственного комитета актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с архивом администрации Кропачевского городского поселения, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

Читать еще:  Срок действия сервитута на земельный участок в 2021 году

III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив администрации Кропачевского городского поселения.

7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4.Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5.Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в администрации Кропачевского городского поселения.

7.6.Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с архивным отделом администрации Кропачевского городского поселения. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

9. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

10. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

11. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

утверждено постановлением администрации

Кропачевского городского поселения

от 09 апреля 2019 г. № 34

СОСТАВ

экспертной комиссии

для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности,

определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения

Председатель комиссии:

Малькова С.В. — заместитель главы Кропачевского городского поселения,

Заместитель председателя комиссии:

Сорокина Т.Л. –заместитель главы Кропачевского городского поселения,

Секретарь комиссии:

Батыргареева И.В. – ведущий специалист администрации Кропачевского городского поселения,

Члены комиссии:

Казакова И. С. –главный бухгалтер администрации Кропачевского городского поселения,

Панова А.В.- экономист администрации Кропачевского городского поселения.

Ответственность за нарушения хранения документов с отметкой ЭПК

Как следует из ст. 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», организации или граждане, совершившие нарушения в области хранения документов, представляющих особую ценность, или с продленным сроком хранения, могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности, предусмотренной законодательством РФ.

Уничтожать документы с отметкой «ЭПК» раньше истечения сроков хранения не следует до тех пор, пока не получено заключение экспертно-проверочной комиссии. Необходимо также получить утверждение со стороны архивного органа описей документов постоянного хранения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector