Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Какую форму использовать

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).

Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). В связи с изданием приказа Минтранса от 18.09.09 № 152 эти бланки были отменены.

Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса № 152.

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2020 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Периодичность ведения

Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.

Изменения «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)

Рассмотрим порядок формирования путевых листов и журнала их регистрации в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 с учетом изменений, внесенных Приказом № 368.

Читать еще:  Контрактный управляющий по 44ФЗ должностная инструкция ответственность обязанности

Формирование путевых листов

В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам №№ 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также по форме № 412-АПК, утв. приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.

Для соблюдения требований Приказа № 368 в печатные формы путевых листов, формируемых в программе, внесены следующие изменения:

добавлено поле Сведения о перевозке и его заполнение по данным документа путевого листа;

добавлена возможность отображения сведений о модели транспортного средства и прицепов.

Для формирования путевых листов по уточненным формам следует использовать команды печати путевых листов с постфиксом «(пр. № 368 от 11.09.2020)», см. рис. 1.

На рисунке 2 представлен пример новой печатной формы «Путевой лист легкового автомобиля (пр. № 368 от 11.09.2020)»:

Заполнение поля Сведения о перевозке печатной формы производится по данным одноименного реквизита формы документа путевого листа.

Для транспортного средства можно определить значение по умолчанию по виду путевого листа (ГСМ — Настройки — Настройки заполнения документов учета ГСМ).

При выборе транспортного средства значение реквизита Сведения о перевозке будет заполнено согласно настройке заполнения для вида первичного документа (вида путевого листа).

Как было отмечено выше, cведения о перевозке теперь включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. По разъяснениям авторов Приказа № 368, при осуществлении перевозок для собственных нужд организации в путевом листе проставляется «для собственных нужд организации».

Если в настройках заполнения документов для транспортного средства не указано значение по умолчанию поля Сведения о перевозке, то значение соответствующего реквизита Путевого листа заполняется по умолчанию как Для собственных нужд организации и может быть изменено пользователем.

Для того чтобы в печатной форме путевого листа была отражена модель транспортного средства или прицепа, ее следует указать в соответствующем элементе справочника Основные средства, НМА, НПА (ОС, НМА, НПА — Основные средства, НМА, НПА). Для этого в форме элемента справочника на закладке Инвентарный объект необходимо перейти по ссылке в поле Паспорт транспортного средства и в реквизите Модель формы Паспорт транспортного средства указать модель автомобиля.

После заполнения сведений о модели следует сохранить изменение данных по кнопке Записать и закрыть.

В результате в печатной форме путевого листа в дополнение к марке будет заполняться модель транспортного средства. Для прицепов настройка выполняется аналогичным образом.

Новый отчет «Журнал регистрации путевых листов»

Приказом № 368 закреплено, что журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде при условии его заверения усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 17 Приложения к Приказу № 368).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.

Читать еще:  Территориальный отдел по социальной поддержке населения Фрунзенского района

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Таким образом, журнал регистрации путевых листов организация вправе составлять в произвольной форме.

Чтобы обеспечить возможность заполнить, подписать электронной подписью и сохранить электронный журнал регистрации путевых листов, в программу включен новый отчет Журнал регистрации путевых листов (ГСМ — Отчеты по учету ГСМ — Журнал регистрации путевых листов), рис. 3.

В форме отчета следует заполнить обязательные параметры отчета Период и Организация, затем нажать кнопку Сформировать.

В новом отчете указываются Ф.И.О. водителя, получившего путевой лист, Ф.И.О. диспетчера и бухгалтера, принявших путевой лист от водителя. Для подписания отчета электронной подписью следует выбрать пункт Подписать ЭП и сохранить в меню кнопки Регистр учета.

Электронный журнал регистрации путевых листов может быть заверен только усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 18 Приказа № 368).

Виды электронных подписей определяются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В появившейся форме Подписание файла следует выбрать соответствующий Сертификат электронной подписи и ввести Пароль сертификата при его наличии.

Для подписания необходимо нажать кнопку Подписать внизу формы. Подписанный электронный документ можно просмотреть в архиве, выбрав пункт Открыть архив меню кнопки Регистр учета в форме отчета. В результате будет открыта форма Архив регистров учета.

В нем можно открыть сохраненный журнал регистрации путевых листов двойным щелчком мыши по соответствующей строке. При необходимости можно подписать электронный журнал дополнительными электронными подписями. Для этого следует выбрать электронный документ в списке архива регистров учета и нажать кнопку Открыть карточку файла.

В карточке файла на закладке Электронные подписи можно просмотреть подписи электронного документа или добавить новую по кнопке Подписать.

Применяемую форму журнала регистрации путевых листов и порядок его формирования следует закрепить в Учетной политике учреждения.

Обязательно ли вести его?

Журнал учета путевых бланков по форме 8 используется для контроля выписки «путевок» и сдачи обработанных бланков в бухгалтерию. Надо отметить, что в разных источниках отмечены различные сведения в отношении обязательности создания такого журнала.

Однако, невзирая на то, что типовая форма такого журнала (форма № 8), утвержденная Госкомстатом РФ № 78 от 28.11.1997 г., с 2013 года стала необязательной, предприятия и ИП имеющие автотранспорт, обязаны регистрировать выданные путевые бланки в специальном журнале (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 закона РФ № 259-ФЗ от 08.11.2007 г., п. 17 распоряжение Минтранса № 152 от 18.09.2008 г.). При этом, фирме разрешено в самостоятельном порядке формировать свою форму такого журнала.

Остальные субъекты, использующие автотранспорт, журнал учета путевых бланков могут вести по своему желанию. Однако, наличие такого журнала, обеспечит контроль своевременности оформления «путевок», а также правильное списание ГСМ.

Читать еще:  Соглашение о пролонгации договора. образец заполнения и бланк 2021 года

Порядок учета

Создавая журнал регистрации путевых бланков надо выполнить следующие требования:

  • Журнал, в большинстве своем, создается на один год.
  • При потребности, можно уменьшить срок действия такого документа до 1 месяца.
  • Все записи вносятся в журнале в хронологической последовательности.
  • Ответственность за достоверность записей в журнале, в большинстве, своем возлагается на диспетчера. В набольших фирмах и ИП ответственным за журнал назначается любой работник, согласно трудовому договору и соответствующему распоряжению директора.

Журнал учета «путевок» состоит из двух разделов:

1) Титульного листа, где отображается:

  • Название предприятия или ИП.
  • Код по ОКПО.
  • Время его действия.

2) Табличного раздела, где отмечается:

  • Номер документа и дата его выписки.
  • Реквизиты водителя, с обозначением его Ф.И.О. и табельного номера.
  • Гаражный номер автотранспорта.
  • Подпись водителя, означающая, что документ получен.
  • Подпись диспетчера или другого лица, выписавшего бланк.

3) После завершения рейса водитель обязан сдать обработанный путевой лист обратно диспетчеру, для дальнейшей передачи в бухгалтерию, под подпись диспетчера или бухгалтера (в зависимости от того кому документ сдается).

В таблице предусмотрена последняя колонка, для фиксирования примечаний, которые могут возникнуть при сдаче «путевки».

Надо отметить, что распоряжением Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020 года, отмечено, что журнал может вестись в бумажной форме, с прошнурованными и пронумерованными листами, а также в электронном виде. При создании электронного учета установлено обязательное требование возможности распечатки его на бумаге, а также обязательная электронно-цифровая подпись (ЭЦП).

Следовательно, при ведении электронной регистрации путевых бланков, понадобиться сделать ЭЦП всем заинтересованным лицам (водителям, диспетчеру и бухгалтеру).

Какие программы упрощают работу с путевыми листами?

Существуют специальные программы для создания и ведения путевых листов. Они позволят вам использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства.

Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, то есть переносить данные вручную, как из Excel, не придется.

Автоматизируйте процесс! Ниже — инструменты, которые в этом помогут.

«Победасофт:Путевые листы для «1С»

Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование.

Цена: 14 000 руб.

Весь учет собственного автотранспорта — в одной программе, которая настраивается под любую компанию.

Коробочное решение: 28 500 руб.

Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

Предусматривает расширение до полноценной системы мониторинга — вы сможете отслеживать передвижение своих автомобилей и контролировать их состояние.

Коробочное решение: 59 700 руб.,

Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работы с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.

Автор: Анастасия Ляшенко,
бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector