Как заполнять заявку на подбор специалиста советы BGStaff

Как заполнять заявку на подбор специалиста: советы BGStaff

При обращении в рекрутинговое агентство важно правильно составить заявку на подбор персонала. От этого напрямую зависит соответствие подобранных кандидатов заявленным требованиям. По каким правилам составляется такая анкета в IT? Что обязательно должен включать в себя этот документ, чтобы в компанию попали именно те сотрудники, которые вам нужны? Обо всем по порядку в статье.

Прежде всего, дадим определение термину. Заявка на подбор кандидата – это документ, в котором детально прописываются критерии поиска нового сотрудника и факторы мотивации.

Чаще всего анкету составляет руководитель отдела либо HR-специалист, знающий все детали и тонкости функционала, а также требования к навыкам кандидата. При обращении в кадровое агентство такой документ является своего рода техническим заданием. С его помощью рекрутеры быстрее и точнее выполнят поиск и подбор сотрудника. Иными словами от качества такой анкеты зависит качество подбора. Как ее правильно составить?

Правила заполнения заявки на подбор персонала

Документ обычно включает в себя:

1. Наименование должности.

2. Перечень задач, которые предстоит выполнять новому сотруднику.

3. Ключевые показатели эффективности. Опишите, каких результатов вы ждете от работы нового сотрудника, как будут измеряться эти показатели.

4. Причины открытия вакансии (расширение штата в связи с ростом компании, открытие нового направления, повышение предыдущего сотрудника, выход сотрудника в декрет или др.).

5. Критически важные профессиональные и личностные компетенции. Перечислите требуемые знания, навыки и личные качества. Обратите внимание, что это должны быть именно ключевые компетенции. Если укажете лишние или второстепенные, вам придется удерживать сотрудников или терять их.

6. Опыт работы. Укажите предпочтительный диапазон, а также возможность отклонений от него при условии полного соответствия кандидата прочим требованиям.

7. Условия труда и тип занятости. В офисе, удаленно, частичная или полная занятость, график, наличие командировок, продолжительность рабочего дня и недели, количество дней отпуска.

8. Зарплата, компенсации, мотивационные факторы. Уровень заработной платы, премии, проценты, сроки выплат и пропорции, больничные, ДМС при наличии. Наличие нефинансовых поощрений (спортзал, медуслуги, языковые курсы). Возможности для роста и развития.

9. Предположительный срок закрытия вакансии.

10. Название компании, информация о ней, город/регион, а также должность, ФИО и контакты заявителя.

Обратите внимание, что задача рекрутера – продавать вакансии. Если вы хотите найти ТОПового специалиста, то в заявке на подбор кандидата будьте готовы предложить ему лучшие условия. Особенно это касается должности программиста, когда привлечь «звезду» среднестатистической компании реально сложно. Поэтому полезно здраво оценить свои требования к человеку и сопоставить их с условиями труда.

Частые ошибки в заявке на поиск сотрудника

Самую распространенную мы уже назвали – неадекватные условия труда для выставленных в заявке требований. Если это ваш случай, либо пересмотрите условия, либо снизьте требования к кандидату.

Вторая популярная ошибка – большой разрыв при указании вилки заработной платы. Так, если при поиске программиста уровня Junior вы укажете зарплату 30-70 тыс. руб., то выглядеть это будет так, будто вы хотите сэкономить, что приведет к малому отклику или его отсутствию.

Третья распространенная ошибка при заполнении заявки на подбор специалиста – отсутствие информации о компании или формальные данные. Программисты куда попало не идут, даже эникейщики и юниоры. Напишите пару простых, но емких предложений, которые привлекут кандидата. Укажите возможность поработать с прогрессивными технологиями, напишите о сильной команде профессионалов, у которых можно поучиться. Также разместите в анкете адрес сайта, чтобы соискатель смог предварительно ознакомиться с деятельностью вашей компании.

Наконец, важен доброжелательный тон документа. Слишком требовательный и канцелярский оттолкнет соискателя. А простой и дружелюбный расположит его к вашей вакансии.

Что должно быть в заявке?

Хорошо, если в компании есть типовые бланки под снятие заявки — это облегчит работу рекрутера. Заказчик может заполнить такой бланк самостоятельно или это сделает рекрутер во время обсуждения вакансии.
Вот что должно быть в заявке:

1. История возникновения позиции. Как давно она вакантна? Почему?
2. Максимально детальное описание позиции — название, должностные обязанности, сведения о структуре отдела и системе подчинения. Полная картина компенсационного пакета. Перспективы позиции.
3. Профиль кандидата: образование, опыт, навыки. Желательные и обязательные требования.
4. Где сейчас может работать кандидат? Почему он хочет поменять работу?
5. Данные о прошлом сотруднике: какими были его сильные и слабые стороны? Почему он ушел /его уволили / он получил повышение?
6. Вопросы для оценки профессиональных навыков и квалификации.

Олеся Плотникова, руководитель отдела подбора и адаптации hh.ru

«Все заявки мы условно делим на две группы:
1) позиции, которые мы понимаем (тут важно не кого мы ищем, а на какие задачи — что человек будет делать, в какой команде, какие ближайшие перспективы, причем всё это нужно не столько для поиска, сколько для продажи позиции);
2) новые для нас и редкие вакансии (здесь всё детально прописываем — требования, ожидания, софтскилы, хардскилы).

Для первой группы позиций процесс поиска отлажен, мы собрали шаблонные воронки в рекрутинговой CRM Talantix, прописали терминологию по каждой из компетенций. А чтобы закрыть вакансии второй группы, приходится много общаться с заказчиком, уточнять детали. Для таких позиций мы сразу прописываем свою воронку, в том числе то, на каком этапе будет пересмотр требований, подкручивание процесса, если что-то пойдет не так. Также мы используем готовую инструкцию для составления профиля под поиск, что позволяет быстро оценить рынок и сопоставить результаты такой оценки с ожиданиями заказчика. Если есть несоответствия — скорректировать ожидания и уменьшить таким образом сроки поиска».

Вот так выглядит заявка на подбор в Talantix. Поля адаптированы под формат работных сайтов, а значит, вам не придется отдельно прописывать текст вакансии. В системе можно выбрать человека, который должен подтвердить заявку, например, это будет линейный руководитель.

Заявка на подбор персонала: образец и пример заполнения

Здесь вы можете:

• скачать заявку на подбор персонала (образец пустого бланка) — см. ниже ;
• скачать пример заполненной заявки — см. ниже ;
• узнать, что необходимо указать в бланке на поиск персонала.

Заявка на специалиста должна быть комплексной и максимально подробной! В ней следует сделать расширенное описании критериев подбора, факторах мотивации и каналах поиска персонала. Такую форму (анкету) можно составить по примеру техзадания, применяемому во многих отраслях бизнеса, когда компании-заказчику необходимо разработать техническое задание для поставщика услуг.

Техническое задание обычно включает в себя: 1) основные требования, предъявляемые к услуге; 2) исходные данные для выполнения; 3) область применения услуги; 4) стадии работ; 5) состав задания; 6) сроки. Такой «технократический» подход к подготовке заявки на поиск и подбор специалиста будет способствовать более оперативной и точной работе кадрового агентства , чем в случае с обычной формой заявки. Рекрутинговое агентство быстрее и точнее выполнит поиск и подбор сотрудника.

Заявка на подбор персонала:
образец пустой и пример заполненной формы

Как заполнять заявку на подбор персонала

Традиционный бланк на подбор персонала (руководителя, менеджера, инженера или рабочего), которую обычно предлагает заполнить специалист кадрового агентства, как правило, содержит пробелы. В ней часто не хватает конкретики, необходимой ему же самому для организации системного поиска, оценки и мотивации кандидата. Рекомендуем бланк (анкету) на предоставление персонала дополнить тремя параметрами, способными помочь рекрутеру вести результативный поиск кандидата и хорошо подготовиться к переговорам с ним (см. ниже рекомендации по заполнению бланка заявки).

1. Используйте язык профессии специалиста, которого ищете.
2. Указывайте факторы мотивации кандидата.
3. Указывайте список предприятий, в которых возможно найти нужные кадры.

1. Применяйте язык профессии персонала, которого ищете.
Каждый специалист ежедневно использует в своей деятельности определенный профессиональный язык (лексика, терминология, аббревиатура). Этот язык очень специфичен для каждой профессии и может быть использован рекрутером в качестве ключевых слов для поиска и предоставления кандидатуры на вакансию.

Допустим, ваша компания занимается проектированием, а вам в электротехнический отдел требуется работник по специальности Инженер-электрик на должность Инженера-проектировщика. В этой части бланка заявления на персонал можете перечислить профессиональную лексику, терминологию, аббревиатуру, относящиеся к специфике проектирования в данном проектном отделе, пример:
— проектирование объектов класса напряжения 0,4/6/10 кВ;
— выполнение разделов проекта «Электроснабжение, электроосвещение, электрооборудование»;
— разработка комплектов чертежей марок: ЭС, ЭО, ЭН, ЭМ.

Эта лексика и терминология будут использованы рекрутером в момент поиска специалистов в базах данных резюме самого кадрового агентства, а также во время поиска сотрудников в на сайтах по поиску персонала. А знание терминологии поможет ему при поиске в бизнес-справочниках предприятий, оказывающих проектные электротехнические услуги, в состав которых входит выпуск проектов по данным маркам проектирования и данному классу напряжения. Составлять подобный список организаций (о нем будет упомянуто ниже), ему необходимо для поиска в них сотрудника и предоставления его на вакансию заказчика.

Часто, особенно при поиске сотрудника — инженера редкой специальности, перечисленная а задании терминология является ключевой информацией для успешного поиска и подбора персонала на вакансию. А употребление рекрутером профессиональной лексики в переговорах с кандидатом будет способствовать формированию доверия у него доверия к рекрутеру. Построение доверительных отношений с кандидатом на заявку крайне необходимо для мотивации его на рассмотрение предложения о работе в вашей организации.

2. Указывайте факторы мотивации кандидата.
2.1. Привлекательные факторы должности.
У каждой вакантной должности (рабочего места) есть свои привлекательные факторы. Самые очевидные – это размер дохода, возможность карьерного роста, социальный пакет. Существуют и неочевидные факторы, но очень важные для принятия решения соискателем оставить свое прежнее место работы и выйти на новое. К таким факторам можно отнести: высокую организацию труда внутри компании, возможность пройти профессиональное обучение за счет предприятия, участие в международном проекте, возможность работать с крупным и известным заказчиком и т. д..
О таких привлекательных факторах рекрутер агентства (или внутренний рекрутер вашего отдела кадров), должен узнать от вас как можно больше. Указывайте их в бланке на персонал.

Эти знания помогут рекрутеру:

• при переговорах с соискателями;
• при работе с их возражениями;
• при их мотивации на рассмотрение предложения о работе.

В целом, возможность преподнести соискателям работу в вашей вакантной должности в привлекательном свете намного сокращает сроки выполнения заявки на предоставление персонала.

В рекрутинге часто встречаются ситуации, когда наиболее интересные для компании-работодателя кадры (возможные претенденты на вакантную должность) стабильно работают в каких-то других организациях, и имеют уровень дохода равный тому, что предлагает новая фирма-работодатель. И когда такие специалисты, во время разговора с рекрутером или сотрудником отдела кадров, получают от него минимум сведений о компании, узнают минимум интересного о вакансии, то обычно сравнивают новое предложение о работе со своей текущей работой по ясному и понятному в этой ситуации критерию — «размер заработной платы».

2.2. Привлекательные факторы компании.
Другой важный аспект мотивации специалиста — это привлекательность предприятия как работодателя.

Менеджеру по подбору персонала (рекрутеру) можно передать презентационные материалы/документы о фирме, можете рассказать о ее достижениях, о клиентах, о реализованных проектах, о стабильности на рынке, о денежном обороте в год. Об отношении организации как работодателя к своим сотрудникам, о том, как строятся взаимоотношения внутри компании, о социальной программе для членов семей сотрудников и т.д.. Чем больше позитивного будет знать рекрутер о компании, тем легче ему будет убедить специалиста рассмотреть предложение о работе именно на вашем предприятии. Обязательно напишите в заявке (анкете) на подбор кандидата несколько строчек о том, почему ваше предприятие является привлекательным для сотрудников.

Работникам, которым рекрутер предлагает сменить место работы, крайне важно узнать как можно больше конкретики как о самой работе, так и о компании. Конкретика мотивирует и дает ощущение порядка и стабильности.

3. Указывайте список предприятий, в которых можно найти кандидата.
Один из эффективных способов поиска и подбора сотрудника с необходимым опытом работы – это поиск кандидата внутри компании, вид деятельности которых подразумевает получение персоналом нужного опыта работы.

Тот опыт и те навыки специалиста, которые требуются вашему предприятию, могут быть получены в конкретных фирмах, у которых есть конкретные названия. Поэтому обязательно, в последнем пункте заявления на персонал, указывайте список таких организаций. Подумайте и напишите хотя бы 10 организаций, в которых потенциальный претендент на вашу вакансию может работать в настоящее время.

Подобный список можно составить в таком порядке:
а) полное наименование предприятия;
б) вид деятельности (формулировки можно позаимствовать с сайта hh.ru);
в) ссылка на корпоративный сайт;
г) какие должности (включая смежные) кандидат может занимать в них ;
д) известные имена, должности, контакты в этих компаниях.

На первый взгляд может показаться, что составлением такого списка (анкеты) должно заниматься само рекрутинговое агентство. Но ваша организация уже не первый год на рынке, вы отлично знаете как рынок, так и его игроков — конкурентов, в которых может работать нужный вам специалист. А специалисту по подбору персонала из рекрутингового агентства понадобится потратить время на то, что бы исследовать ваш рынок, составить список этих же самых предприятий, а затем вести в них поиск сотрудников, работающих сейчас или работавших ранее.

Заявка на рабочих

Вы можете использовать шаблон данной заявки для подбора рабочих (электрика, сантехника, сварщика, монтажника и д.р.). Но при заполнении заявки на работников квалифицированного ручного труда, нужно обратить внимание на разделы бланка:

— «Условия найма» — укажите здесь как можно больше конкретики: тарифы, если оплата труда сдельная, размер командировочных (на питание, на проживание). Если предусмотрена система оплаты переработок — укажите, как они оплачиваются. Если желательно иметь автомобиль — укажите размеры компенсации ГСМ и амортизации. Возможно, ваше предприятие может арендовать личный автомобиль рабочего, на котором будет ездить только он (например, выезжать на объекты монтажа) — тогда обязательно напишите в заявке размер ежемесячной аренды а/м.
— «Требования к соискателю» — укажите опыт работы с теми инструментами/аппаратами и знание тех материалов, с которыми он будет работать. Для рабочего крайне важно знать, с какой техникой он будет работать.

Таким образом, чем больше информации вы сможете изложить в заявке на найм персонала (в приложении к договору с кадровым агентством или при оформлении внутренней заявки), тем больше рекрутер (или штатный кадровик) получит аналитического материала для организации системного поиска специалиста. Тем более успешными будут его переговоры и собеседования с возможными соискателями на вашу вакансию. Вы сократите срок предоставления персонала и ускорите момент, когда перед вами сядет новый сотрудник и напишет заявление о приеме на работу.

Информация о ваших сотрудниках волнует не только тех, кто хочет ими стать.

В первую очередь она интересна потенциальным клиентам. Они желают знать в лицо тех, кто работает над проектами и несет ответственность за результат. Так студия «Сибирикс» рассказывает, что раздел «Кто мы» на сайте – четвертый по посещаемости.

Страница, посвященная команде, должна быть легкодоступной для посетителей.

Что должно быть в хорошей заявке

В какой отдел нужен сотрудник и зачем:

• Почему решили нанять нового сотрудника?
• Какие задачи он будет решать?
• Какие ожидания от кандидата в первый месяц/два/три?
• Как устроены рабочие процессы: кто и как ставит задачи, как оценивают выполнение, есть ли отчетность?
• Есть ли команда? Если да, с кем ему предстоит работать: что это за люди, что их объединяет?

• Какая квалификация и опыт должны быть у кандидата?
• Какие навыки? Желательно, чтобы их можно проверить — например, грамотная речь, опыт проведения презентаций, умение без подсказок находить нужную информацию, способность простым языком объяснять сложные вещи.
• Какие требования критичны, а какие нет?
• Какой опыт точно не подойдет?
• Какая мотивация должна быть у кандидата?

Не концентрируйтесь на «демографических признаках», таких как пол и возраст. Во-первых, отказ по этим признакам — это незаконно. Во-вторых, вы можете переубедить заказчика, показывая кандидатов с релевантным опытом, который может не соответствовать другим критериям.

• Какая зарплатная вилка? Она есть всегда — даже если заказчик не знает, сколько стоит такой человек, он точно знает максимум зарплаты, которую готов предложить. Чтобы понять возможный диапазон, ее можно сравнить с рынком и скорректировать ожидания.
• Из чего состоит зарплата? Это просто оклад или оклад и бонусы?
• Какой график работы? Возможно ли гибкое начало рабочего дня или удаленная работа?
• Есть ли переработки и как они оплачиваются?
• Есть ли командировки, как часто и куда?
• Оплачивается ли обучение?
• Какие особенности у отпуска? Некоторые работодатели запрещают брать отпуск в самые прибыльные месяцы, у других количество дней отпуска больше, чем положенные по ТК 28 дней, третьи дают возможность ключевым сотрудникам взять саббатикал на год.
• Есть ли компенсации, например, обеда или проезда?
• Используется ли в компании определенный тип техники — например, только компьютеры на MacOS?
• Есть ли ДМС?
• Какие есть возможности для карьерного и профессионального роста?

Как будет проходить наем:

• Будет ли отсев по резюме на стороне заказчика?
• Сколько этапов интервью и в каком формате?
• Кто будет присутствовать на каждом этапе?
• Есть ли тестовое задание и оплачивается ли оно?
• Будет ли проверка службой безопасности? Лучше сообщать об этом кандидатам заранее.
• Как быстро заказчик готов давать обратную связь?

Подсказывайте заказчику варианты, основываясь на своем опыте. Например, заменить тестовое на лайвкодинг, максимально сократить количество этапов или, наоборот, добавить этап: сначала созваниваться по видео, а только потом приглашать в офис.

Как будет проходить трудоустройство:

• Сразу по ТК или сначала по ГПХ?
• Какой испытательный срок?
• Как будет проходить ввод в работу?
• Будет ли наставник?

Задавая все эти вопросы, вы помогаете и самому заказчику — так он продумает все нюансы заранее. Не исключено, что он даже не задумывался о некоторых из них, когда решил запустить процесс поиска.

Дополнительно во время снятия заявки можно уточнить у заказчика лучшие каналы для поиска. Пример: вы впервые подбираете дизайнера, при этом заказчик в этой сфере уже десять лет и знает все профессиональные чаты, группы в фейсбуке и другие места обитания кандидатов.

Что значит обаятельно

Постарайтесь найти лёгкий и доброжелательный тон — такая заявка будет располагать к себе. Избегайте штампов и канцеляризмов, пишите просто, заинтересуйте соискателя.

Например, рассказывая о компании, не пишите много и абстрактно. Пускай это будет всего несколько предложений о ваших ценностях, достижениях или сплоченности команды.

Будьте оригинальны и найдите то, что сможет зацепить. Мы недавно писали о бренде работодателя и о том, что сегодня среди соискателей все больше миллениалов. Им недостаточно стабильности и хорошей зарплаты: работа должна быть увлекательной и резонировать с чувством смысла. Перед тем как составлять заявку, подумайте, какой человек вам нужен.

Например, у вас стартап и пора нанимать маркетолога. Скорее всего, вы не сможете предложить высокую зарплату, но для соискателя сильная сторона работы в стартапе — возможность быстро вырасти в руководителя отдела или директора по маркетингу. И больше свободы в действиях, возможность построить систему маркетинга с нуля. Опишите эти возможности — они могут стать решающим аргументом для амбициозного человека, который разделяет ваши взгляды и ценности.

Содержание заявки на подбор персонала

По своему содержанию заявка на подбор персонала может различаться, поскольку единого бланка для нее не существует. Принципиальное отличие документа, подаваемого в рекрутинговое агентство, будет заключаться в наличии в нем раздела, посвященного сведениям о работодателе.

Прочая же информация для удобства работы с ней также может разбиваться на разделы. посвященные, например:

• должностным обязанностям;
• профессиональным требованиям к кандидату;
• условиям работы;
• порядку оплаты труда;
• дополнительно предоставляемым социальным гарантиям;
• характеристикам личных качеств будущего работника;
• подсказкам о предпочтительности предшествующих мест работы, имеющихся у кандидата на вакансию;
• требованиям к срокам закрытия вакансии.

Вариант заполнения бланка, который может использоваться кадровой службой и войти составной частью в бланк, разрабатываемый рекрутинговым агентством, смотрите на нашем сайте.