Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец

Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.

Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.

Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.

Какой законодательный акт устанавливает порядок работы с КУДиР

Работу с книгой регламентирует Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения». Вот на что указывает этот документ:

  • книгу нужно пронумеровать и прошнуровать;
  • на последней странице прошнурованной книги указывают число страниц в ней;
  • здесь же заверяют эти данные подписью ИП или директора организации и печатью (при наличии).

Но ни один документ не регламентирует метод сшивания и не дает образец прошивки КУДиР. Хотя, конечно, такая инструкция облегчила бы жизнь всем, кто имеет дело с книгой. В этой ситуации бухгалтеры и предприниматели полагаются на сложившиеся традиции прошивки документов и опираются на нормы Росархива и государственных стандартов. Мы рассказывали о способах прошивки в этой статье.

Читать еще:  Расчет точки безубыточности бизнеса пример расчета график и таблица

Ведите учет, платите зарплату, налоги и взносы, отчитывайтесь через интернет в Контур.Бухгалтерии. Веб-сервис сам рассчитает суммы, выберет проводки, сформирует отчеты.

Как прошить и заверить копии?

Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.

Шаг 2. Составление описи

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

  • информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
  • аннотацию (как называется дело, сшив);
  • список документов в табличном виде;
  • дату составления;
  • количество листов.

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Читать еще:  Исковое заявление о признании завещания недействительным. образец заполнения и бланк для скачивания 2021 года

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Пошаговая инструкция прошивки документов

Разберем, как правильно прошить документы нитками пошаговую инструкцию. Изначально нужно понимать, что прошивка документов предусматривает прошивку в две, три дырки, и даже в четыре и пять. Ознакомимся с каждым вариантом подробнее.

В две дырки

Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:

  • перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу,
  • затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны,
  • нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.

Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов. Также прописывается количество листов, данные специалиста, который осуществлял процедуру. Для тех документов, у которых срок давности больше 10 лет рекомендуется использовать для склеивания узла папиросную бумагу.

В три дырки

Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

  • с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе,
  • затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа,
  • после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка,
  • теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.
Читать еще:  Ходатайство о вызове свидетелей по гражданскому делу. образец и бланк 2021 года

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

В четыре дырки

Необходимо сделать четыре дырки, расстояние между которыми должно составлять 1,5 см. Дальше надо вставить нитку во второе отверстие с тыльной стороны, протянуть ее в первое отверстие, затем провести через второе, третье и четвертое отверстие.

Заключение

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector