Как правильно написать заявку на приобретение канцелярских товаров

Заявка на канцелярские товары: образец

Похожие публикации

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Виды заявок на канцтовары: отличия внешней и внутренней заявки

В зависимости от формы документооборота различают два вида заявок:

• • Внешняя. Это перечень необходимых товаров, который отправляется поставщику. Как правило, пишется в форме, установленной в договоре сотрудничества.
• • Внутренняя. Также представляет собой список канцтоваров, но используется внутри компании. Передается от каждого структурного подразделения в отдел снабжения компании.

Перед составлением документа по закупке, нужно узнать у сотрудников, в каких товарах они испытывают потребность. Внешняя заявка на имя поставщика заполняется, когда на складах компании отсутствуют требуемые канцелярские принадлежности.

Заявка образец №2

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
От Бордачева Н.Д.

Необходимых материалов для ремонта кабинетов НОД-1

1. ГКЛ ………………………………………………………………….150 м2.
2. Фанера ………………………………………………………………52 м2.
3. Саморезы по дереву 35×3,5 ………………………………………..500 шт.
4. Дюбель саморезы 75×4 …………………………………………….200 шт.
5. Подвесной потолок в комплекте …………………………………..52 м2.
в т.ч.
плитка Байкал ………………………52м2
направляющий уголок ……………..15шт.
направляющие 3,7 ………………….14 шт.
направляющие 1,2 ………………….24 шт.
направляющие 0,6 ………………….28 шт.
подвесы ……………………………..28 шт.
6. Обои виниловые ……………………………………………………150 м2.
7. Клей обойный ………………………………………………………8 шт.
8. Краска белая …………………………………………………………25 кг.
9. Колер (беж, мандарин) 0,7л. ……………………………………….6 шт.
10. Краска в/д белая …………………………………………………….64 кг.
11. Шпаклевка «Ветоноит» …………………………………………….40 кг.
12. Штукатурная смесь …………………………………………………50 кг.
13. Линолеум 3 м. ……………………………………………………….52 м2.
14. Краска половая ………………………………………………………10 кг.

Основные требования

К запросу предъявляются следующие требования:

• заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
• номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
• в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
• при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
• обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).

В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской. По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную.

В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).

«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов:

• название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;
• название документа – то есть «Служебная записка»;
• дата составления, регистрационный номер;
• заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
• в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
• в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.

Структура технического задания

Техническое задание является обязательным элементом любой закупочной документации. В технической части заказчик отражает, какие функциональные, технические, эксплуатационные характеристики товаров, работ и услуг ему необходимы.

Описание объекта закупки регулируется ст. 33 Федеральной контрактной системы. Структура технического задания меняется в зависимости от конкретного объекта госзаказа. Но есть общие правила составления техзадания (ч. 1 ст. 33 44-ФЗ):

1. В описании приводятся только потребительские свойства и основные характеристики товаров. Отсылки к фирменным наименованиям и товарным знакам ограничивают конкуренцию среди участников. Если указание на товарный знак необходимо, заказчик приписывает фразу «или эквивалент».
2. Объект закупки описывается с учетом действующей в его отношении терминологии. В технической части следует ссылаться на актуальные нормы, правила и госстандарты.
3. Заказчик вправе включать спецификации (рисунки, чертежи) в техзадание при необходимости.

В техзадании на закупку канцелярских товаров следует указать требования к товарам и упаковке, место поставки, условия гарантии.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить техзадание без ошибок и нарушений.

Служебная записка для закупки

Образец документа является аналогичным.

1. Справа сверху указывается, кому и от кого предназначается документ.
2. По центру указывается название, день, в который происходит составление, номер.
3. Ниже следует таблица с названиями, количеством требуемых товарных позиций.
4. Ниже на одной строке указывается должность заявителя, его подпись, фамилия, инициалы.

В некоторых случаях может потребоваться указание ряда дополнительных сведений.

Заявка для получения канцтоваров со склада

Этот документ также представлен в табличной форме. В него должны быть включены названия нужных вещей и их точное количество. Традиционно набор заявок осуществляется с использованием компьютера, а затем документ распечатывается.

Отличие этого документа от предыдущего заключается в том, что внизу указывается подпись не только заявителя, но и руководителя предприятия, которое обеспечило выдачу канцелярии.

Регламент на канцтовары для офиса

На законодательном уровне установлен не только перечень канцелярских товаров, которые должны быть в офисе (Постановление Госкомстата РФ №17), но и нормы их потребления.

Знание этих нормативов позволит обеспечить офисных работников необходимыми канцелярскими товарами и предотвратить их преждевременное расходование.

Нормы потребления

Они устанавливаются предприятием индивидуально. Также есть усредненные нормативы, установленные на законодательном уровне. Зная их, предприятие сможет спланировать бюджет и нормировать расходы в этом направлении. Для этих целей необходимо руководствоваться Приказом Росфинмониторинга №146 от 18 мая 2015 года.

Таким образом, унифицированной формы заявки не имеется, зато есть перечень реквизитов, которые желательно и целесообразно включить в ее состав.

Оформление заявки на закупку подробно представлено в данной инструкции.