Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках
Начнём сразу изучать примеры этих заявлений. Чтобы представлять себе, как они выглядят, взгляните на образец.
Образец ходатайства о приобщении документов
Такой документ потребуется, если заявителю необходимо прикрепить к ходатайству дополнительные доказательства к материалам дела.
Специалисты рекомендуют оформлять бумагу в письменном варианте. Дополнительные документы могут прикрепить к делу только в том случае, если подтверждают определённые обстоятельства, которые входят в рамки доказательств по конкретному делопроизводству.
В большинстве случаев приобщать к делу придётся оригиналы справок и бумаг.
Что такое сопроводительное письмо и для каких целей используется
В делопроизводстве такие документы выполняют вспомогательную функцию, которая заключается в кратком пояснении адресату цели передачи перечисляемых бумаг. Учитывая, что у получателя может быть множество похожих документов, письмо помогает выделить конкретный документ из этого количества.
В договорных правоотношениях часто используются такие документы, как протокол разногласий (а также их согласования), дополнительное соглашение и другие приложения. К примеру, по договору поставки передаются счета, спецификация товара и т.д.
Сопроводительное письмо выполняет функции:
- Контроля передачи документов – канцелярия контрагента может проставить отметки о получении, зарегистрировать входящую корреспонденцию.
- Информирования получателя о сроках и других сведениях, имеющих значение для подписания соглашения.
- Определения перечня приложений.
Таким образом, сопроводительное письмо – это служебный документ, необходимый для упрощения делового общения и достижения взаимопонимания между контрагентами.
Кто ответственен за оформление сопроводительного письма к договору
Для того чтобы ответить на этот вопрос, нужно изучить локальные требования к ведению делопроизводства, принятые на предприятии. Правила должны определять круг лиц, имеющих право на ведение переговоров с другими организациями и заключение соглашений. Обычно такими полномочиями обладает генеральный директор компании и заместители.
Но ответственность за оформление документации обычно возлагается на подчинённых (менеджер, бухгалтер, юрист и т.д.). Исполнитель, которому поручено составить сопроводительное письмо, упоминается в нижнем левом углу документа. Этот же человек подготавливает текст основного соглашения и осуществляет сбор необходимых приложений.
Пакет документов предназначен для руководителя организации-получателя. Соответственно, подписывать сопроводительное письмо может только генеральный директор компании-отправителя. При этом нужно помнить об обладателях генеральной доверенности – этот документ подтверждает право на визирование бумаг от имени предприятия.
Плюсы от сопровождения резюме
Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:
- продемонстрировать свой навык письменной речи: строгая структура резюме не дает возможности блеснуть построением красивых предложений;
- подчеркнуть мотивацию: это особенно важно для людей, меняющих сферу деятельности либо имеющих сравнительно небольшой опыт в выбранной области;
- выделить свои стороны, особенно выгодные для данной компании: в резюме эта информация подается общим блоком среди всех ваших умений и навыков;
- индивидуализировать подход к поиску работы: резюме стандартно, оно в практически неизменном виде может быть отправлено в любую компанию, а текст покажет заинтересованность именно в данной;
- показать, что вы интересовались компанией, разыскивали информацию о ней, и данные оказались для вас привлекательными.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Каким бы ни было блестящим ваше резюме, компании нужнее замотивированный и лояльный сотрудник, заинтересованный в развитии и продвижении ее на рынке, нежели просто квалифицированный специалист. Это и поможет подчеркнуть сопровождающий резюме текст.
Предлагаем ознакомиться Как отбится от регресного иска страховой компании
Заключение
Снабжение документов сопроводительным письмом придает корреспонденции дополнительную важность и серьезность, позволяет подтвердить факт отправки, предусматривает возможность адресного возврата, а также разъясняет цель использования прилагаемых документов. Грамотно составленный текст – всегда красивый, краткий и ёмкий.
Смотрите видео, в котором разъясняется, как написать сопроводительное письмо к резюме:
Шаблон сопроводительного письма
Для удобства составления документа за основу можно взять любой бесплатный шаблон. Пример – отправка сопроводительного письма к акту выполненных работ. Вверху бланка указывается Ф.И.О. и должность адресата, его адрес и учреждение, далее слева пишется дата составления, исходный регистрационный номер и краткий заголовок. Затем излагается текст с обращением, в котором следует использовать такие слова: «направляем», «высылаем» или «предоставляем» и основной текст с перечнем всей документации с номерами и датами, входящей в комплект.
В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.
Рассмотрев образец на сопроводительное письмо к акту выполненных работ, можно аналогичным образом оформлять и бланки к пакетам других документов.
ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.
1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.
2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.
3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.
4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.
5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».
6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).
7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.
8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.
9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.
10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.
11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.
Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.
Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению
В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.
- Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
- Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
- Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.
Образец сопроводительного письма к торговому предложению
Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!
Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.
- Перечисление основных характеристик предложения.
- В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
- Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).
С уважением,
Должность отправителя
Фамилия, имя
Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.