Формирование дел и подготовка их к архивному хранению

В зависимости от срока хранения может быть произведено полное или частичное оформление, которое включает в себя проведение следующих работ:

проверка грамотности группировки документов в дела – заключается в контроле соответствия бумаг в деле заголовку и расположению внутри папки по определенным принципам (алфавит, тип вопроса, хронология);
подшивка (брошюровка). Осуществляется при полном оформлении дел. Как правило, зачастую производят подшивку в твердую обложку, при этом одна брошюра не должна превышать 250 листов. За последним документом необходимо вложить лист для заверительной записи;
нумерация листов дела – необходима для удобства и обеспечения сохранности документов. Для этого можно использовать только нумератор или черный графитный карандаш. Итоги нумерации обязательно фиксируют в доверительной записи;
составление листа-заверителя. В листе нужно указывать особенности состояния дела (надорванное, подклеенное), а также другие нюансы документов (отсутствуют некоторые листы, нарушена нумерация). После этого лицо, составившее лист, должно произвести заверительную запись, указать свою должность, ФИО, дату составления и оставить личную подпись;
составление внутренней описи документов дела – требуется в случаях, когда в делах содержатся документы особой ценности (патенты, судебные дела и прочие);
внесение уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка, дат, названия организации, индекса и прочих) – выполняется при необходимости.

Правила

Законодательством определено, что архивирование является обязательным для любого предприятия, фирмы, компании. На маленьких фирмах все необходимые действия выполняет секретарь, а вот в крупных организациях для этих целей нанимается отдельный сотрудник, который занимается конкретно архивированием.

Работник, занимающийся этим, должен обладать знаниями законов относительно архивирования кадровых документов и сроках хранения различных бумаг. Для этих целей формируются отдельные дела для разных бумаг. Документы, касающиеся личного состава компании, должны храниться не менее 50 лет (созданные после 2003 года) и в течение 75 лет (созданные до 2003 года). Требования в 2015, 2019 и других годах не изменялись.

Правила формирования архива

Архив на крупных предприятиях должен находится в отдельном помещении, так как там будет храниться огромное количество документов. Архив является отдельным структурным подразделением и во время его формирования руководство издает специальное Положение, которое является локальным нормативным актом компании.

СПРАВКА! Это Положение включает в себя главные правила архивирования бумаг на предприятии, а также определяется ответственность должностных лиц за ведение этого процесса и за различные нарушения.

Процедура архивирования документов

При архивирования документов на любом предприятии должна соблюдаться определенные правила, назначенные ответственным сотрудником, а именно:

Передача документов в архив происходит строго по описи.
В случае подшива документов в белого определенного сотрудника, необходимо выполнять требования методических указаний. Это нужно, чтобы в случае необходимости этот документ можно было легко найти.
Документы в архив должны передаваться каждым отделом в установленные законодательством сроки.
В случае нарушения графика сдачи документов в архив, должностное лицо должно сообщить об этом руководству компании.

От того, несколько правильно будет выполняться весь процесс, зависит грамотность формирования архива.

Цель архивирования

Процесс архивирования необходим для оптимизации имеющейся документации и для ее грамотного хранения. Если на предприятии имеется хорошо структурированный архив, то любой сотрудник компании может без труда отыскать разные документы, которые имеют отношение к персоналу, контрагентам или приказам.

Читать еще: Юридические услуги Должностная инструкция мастера маникюра и педикюра

На сегодняшний день фирмы все чаще переходят на электронный документооборот и все документы хранятся в компьютере. Тогда должна быть сформирована электронная версия архива.

ВАЖНО! Электронное хранение документов может выступать исключительно дополнением к стандартному архиву, так как только бумажные документы обладают юридической силой.

Особенности версии 4.2

За два десятка лет своего существования в системе произошло множество изменений и доработок, и этот процесс разработчики ЭОС ведут постоянно. Например, в актуальной версии системы появилось шесть основных нововведений:

Реализован новый режим «Приема дел в архив по Сдаточной описи» (составление описи в структурных подразделениях, передача описи в архив, в т.ч. посредством импорта описи из внешнего файла, пересчет номеров по описи, поиск по номеру описи, печать описи).
В функции «Контроль сроков хранения» дел появилась возможность оперативного контроля пользователя за делами с истекшим сроком хранения и истекающим сроком хранения.
Увеличена размерность реквизита «Заголовок дела», протоколирование редактирования реквизита «Заголовок дела».
Добавлена буквенно-цифровая сортировка дел в списках: по первой и второй частям индекса номенклатурного заголовка дел.
Модифицирован отчет «Итоговая запись» — добавлена возможность выбора способа формирования отчета (по количеству зарегистрированных дел, по данным номенклатурных заголовков дел).
В комплекте с системой «Архивное ДЕЛО» 4.2 поставляется файл с новым Перечнем типовых управленческих документов от 2010 года.

Делопроизводство и архивное дело: как стало

Главная отличительная особенность делопроизводства в наши дни — возможность вести его в электронном формате. Цифровизация захватывает всё больше компаний, а повсеместная удалёнка, начавшаяся в 2020 году, этому только способствует.

Электронный архив помогает компаниям сэкономить время и финансы. Основные преимущества хранения документов в цифре:

экономия пространства: электронный архив физически не занимает столько места, как склад с бумагами;
автоматизация работы с документами: современные системы упрощают работу делопроизводителей и архивистов;
простота и скорость поиска: любой документ можно найти всего за несколько кликов;
гарантия сохранности архива: её обеспечивает резервное копирование документов, а также цифровой формат — предотвращаются износ, механическое повреждение и другие несчастные случаи, которые происходят с бумагой;
конфиденциальность документов: уровень доступа к документам в архиве можно легко контролировать, это позволяет хранить все данные в безопасности.

Важно, чтобы система, которую вы выберете для организации электронного архива, поддерживала долгосрочное хранение на десятилетия вперёд, при этом гарантируя их юридическую значимость.

Решение Directum «Долговременный архив» обеспечивает долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет.

Как видно на практике, модернизация архивного делопроизводства в его классической модели, разработанной в советское время, связана с активным использованием компаниями электронного документооборота, а также общим курсом правительства на цифровизацию. Хотя многие принципы из советского прошлого по-прежнему актуальны и в наше время.

Фото: кадр из фильма «Расплата»/ The Accountant

Как и где искать архивные материалы?

Для начала автору исследования необходимо определиться, что именно он намерен изучать: какую проблему он желает «проследить» от истоков и по сегодняшний день.

Важно определиться, проблема будет исследоваться в глобальном масштабе (по стране в целом) или в отдельно взятом сегменте (регионе, городе отрасли, предприятии и пр.). Уже на данном этапе станет ясен примерный объем работы: изучение материалов по государству в целом будет гораздо объемнее, чем по отдельно взятому городу или компании.

Читать еще: Инструктаж по антитеррористической безопасности на рабочем месте nalognalogru

Если для написания работы нужные данные из архива

Далее автору научно-исследовательской работы предстоит направить запрос в соответствующее подразделение архива страны. Важно, чтобы запрос был грамотно и официально оформлен, обоснована цель и необходимость использования конкретных материалов. Если сведения представляют собой государственную или иную тайну, то придется предварительно позаботиться о допуске к ним.

Обратите внимание, что архивные данные редко подлежат выносу из здания. В исключительных случаях пользователь может просить дубликат или копию материалов, которые он будет использовать в собственных нуждах и целях. Нередко копии архивных документов включают в приложения научно-исследовательских проектов. Знакомиться с некоторыми файлами придется в «читальном зале».

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

Эти сроки, в частности, касаются:

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

Отчетность в ПФР:

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

С какими вопросами может столкнуться сотрудник архива

Профессия архивариуса в современном мире отходит на второй план, но пока она существует, многие задаются вопросом – а сложно ли работать архивариусом? Фактически в этой профессии нет ничего сложного. Физически эта работа не трудная, но существуют некоторые нюансы, которые могут подойти не всем. Человек, который уже наработал опыт, в своем архиве сможет найти любой документ. Он сориентируется среди этого множества бумаг. Единственным минусом в данном случае, может стать многолетняя пыль, на которую может быть спровоцирована аллергия.

В современном мире все идет к тому, что профессия архивариуса может быть замерена машинами, но пока нет ничего ценнее оригинальных документов. Архивариусами работают люди, которые привязаны к своей работе. Им чаще всего нравится работа с бумагами, прикасаться к документам, которые представляют живую историю.

Учитывая всю специфику работы архивариуса, есть люди, которым будет интересна такая должность. Молодежь, желающая связать свою дальнейшую деятельность с архивными документами, интересует вопрос о том, какие предметы надо сдавать на архивариуса. Эта профессия востребована во многих учреждениях, таких как больницы, банки, страховые компании, музеи, государственные структуры. Чтобы получить соответствующее образование, выпускники школ при поступлении в соответствующие ВУЗы обязаны сдавать родной язык, иностранный язык, историю и математику. Специальность данного уровня имеет гуманитарное направление, поэтому такие предметы как история, обществознание, родной язык, иностранный играют немаловажную роль. Эти базовые предметы не ограничены такими знаниями как основы информационной безопасности и защиты информации, также специалист данной сферы должен понимать принципы работы архивных и справочных электронных систем. Для получения квалификации архивариуса, можно пройти обучение не только в ВУЗе и колледже, а и на соответствующих курсах.

Читать еще: АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ РАСТОРЖЕНИЯ БРАКА ПО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ РФ

Должность архивариуса на предприятии с большим документооборотом довольно ответственна. Стандартная должностная инструкция архивариуса состоит из таких пунктов, как:

формирование архивного дела в бумажном и в последнее время электронном виде;
включение в общий архив входящей документации;
выдача по официальному требованию архивных документов и их копии;
формирование и подготовка отчетов по документообороту в архиве;
уметь проводить экспертизу ценности предоставленных на хранение бумаг;
составлять каталоги документов, которые хранятся в архивах;
контроль правил пожарной безопасности в архивном помещении.

Для успешной работы архивариусом, необходимо знать основные нормативные документы, положения и инструкции по работе с архивом. Без знаний нормативно-правовой документации вообще невозможно работать в данном направлении. Без знаний по пользованию ПК также не обойтись, так как в современном мире обретает популярность электронный документооборот. Умение пользования современной офисной техникой также немаловажно. К такой технике относятся принтеры, сканеры, копировальные аппараты. Сотрудник архива должен обрабатывать большие объемы информации, предпочтительно иметь высшее образование, обладать чистой и грамотной речью. Также немаловажно умение составлять разнообразные отчеты и отчеты.

Правильно организованное рабочее место архивариуса гарантирует слаженность его работы. Поскольку основное направление деятельности этого должностного лица напрямую связано с архивными документами, то работа, без излишеств бумажная. На каждый принятый документ в соответствии с методическими указаниями заводятся сопроводительные карточки и многое другое. Изначально, архив предприятия или другой какой-либо организации, это помещение со стеллажами, хранящими информацию об исполненной документации. Поскольку в современном мире все сводится к тому, что информацию стремятся хранить в электронном виде, рабочее место специалиста должно быть оборудовано компьютером, сканером, копировальной техникой.

Работу с архивами нужно любить и чаще всего, на такие должности люди приходят по призванию. Существует множество учебных заведений, которые готовят сотрудников архивного дела. Можно окончить ВУЗы и даже колледжи где обучают на архивариуса. Сроки обучения по данной специальности обычно не долгие, но если человеку нравиться прикасаться к живой истории, эта профессия для него будет бесценной и, несмотря на заработную плату, которая здесь не отличается большими размерами. Многие сотрудники организаций оканчивают курсы архивного дела и развиваются в своей любимой профессии.

Несмотря на все положительные и отрицательные стороны профессии архивного работника, специалисты, которые определили для себя сферу занятости в данном направлении, преданы своем делу и чаще всего, увлечены им.

голоса

Рейтинг статьи