Pravo-76.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Электронный архив банковских документов новый инструмент эффективного бизнеса

Как организовать электронный архив документов

Избавить бухгалтера от «документальных» забот может электронная система хранения документов. Как организовать электронный архив документов?

Куда же подевался договор из синей папки, стоящей на верхней полке в правом углу?» Готовы поспорить, что вам не раз приходилось задаваться похожим вопросом. А все потому, что сотрудникам бухгалтерии зачастую приходится выполнять функции архивариусов. Избавить их от «документальных» забот может электронная система хранения документов.

Какие задачи решает электронный архив

Организация структурированного хранения

Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.

Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ

Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России. Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать. И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.

Повышение уровня защиты документов

Электронный архив работает не просто как база данных, а умная система с настраиваемым правом доступа к конкретным документам. Каждый сотрудник, подразделение или филиал организации получат доступ только к тем документам, которые открыты для работы настройками программы. Право редактирования документов также можно ограничить в зависимости от набора полномочий специалиста. Вдобавок к этому, благодаря автоматизированной системе учета на основе технологии штрихкодирования можно проследить за передвижением любого банковского документа.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

  • Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
  • Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
  • Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.
Читать еще:  Пример оформления материальной ответственности в должностной инструкции

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

  • Подтверждение ставки НДС 0%

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

  • Высокий уровень безопасности

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

  • Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

  • Широкие возможности масштабирования

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

  • Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

  • Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.

Результаты работы

Благодаря внедрённому нами процессу мы смогли получать заявки на кредит от потенциальных клиентов, а главное, у нас появилась возможность удалённо подписать кредитный договор с обеих сторон. Новые решения позволили:

обеспечить бесперебойность кредитного процесса даже в условиях новых пандемий (но мы очень надеемся, что их больше не будет);

выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения с клиентами;

гарантировать юридическую силу документов и правомочность операций;

наладить простой и прозрачный диалог с надзорными организациями и госслужбами;

найти оптимальные способы использования электронных подписей;

отказаться от ручного ввода и хранения бумажной документации;

снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами.

Кроме того, эти наработки смогут в будущем послужить хорошей основой для построения более функционального целевого решения.

Электронный архив

Учета и хранение документов
кредитной организации в электронном виде

В соответствии с указанием ЦБ РФ № 2346-У и №3472-У кредитная организация вправе организовать систему учета документов в электронном виде и хранить на машинных носителях документы, связанные с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций. Для решения этой задачи компания «Кворум» предлагает специализированный программный продукт «Электронный архив банковских документов», который полностью соответствует требованиям указания ЦБ РФ № 2346-У и №3472-У и обеспечивает поддержку полного жизненного цикла при работе с документами в электронном виде.

Читать еще:  Договор возмездного оказания услуг. образец и бланк 2021 года

При создании системы была поставлена задача достижения конкретных целей бизнеса банка в области электронного хранения и обработки документов, а именно:

  • обеспечить снижение расходов, возникающих при подготовке и хранении документов банка (бумага, расходные материалы для печати, складские помещения, транспортные и почтовые расходы);
  • оптимизировать трудозатраты сотрудников банка (прежде всего, за счет автоматизации рутинных операций);
  • снизить риски утери или искажения документов в архиве;
  • предложить экономичный унифицированный сервис для архивирования документов из разнородных систем банка.

Электронный архив позволяет поддерживать полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде (ДЭВ), начиная с подготовки электронных версий документов, и заканчивая утилизацией единиц хранения по истечении соответствующих сроков. Система обеспечит поддержку следующих бизнес-процессов:

Загрузка и регистрация документов в архиве

Интеграция архива с системами-источниками

В роли систем-источников документов для архива могут выступать различные информационные системы банка: АБС, Интернет- и Клиент-банк, система международных расчетов S.W.I.F.T. и т.д. Для интеграции Электронного архива с системами-источниками документов можно применять следующие технологии:

  • Файловый обмен. Загрузка документов осуществляется на уровне файлов установленного формата через выделенную систему директорий. Реализована возможность использования специализированного виртуального принтера, обеспечивающего подготовку к загрузке файла, отправляемого на печать, с предварительным преобразованием его в формат PDF.
  • Программный интерфейс. Система-источник может напрямую загружать документы в базу данных архива, используя соответствующий программный интерфейс системы электронный архив.
  • Вызов внешних процедур. Электронный архив инициирует запуск процедур загрузки документов, реализованных стандартными средствами Oracle (например, PL/SQL или Java).
  • Сервисная шина. Передача документов от системы-источника в архив выполняется средствами интеграционной платформы.
Формат представления документов в электронном виде

Документ в электронном виде содержит 4 блока информации:

  1. Формальные реквизиты документа. Применяются для осуществления поиска и группировки электронных документов в архиве и на единицах хранения. При использовании файлового обмена формальные реквизиты документов помещаются в специальный файл-контейнер установленного формата.
  2. Основное тело документа. Может быть представлено в любом из форматов как перечисленных в указании ЦБ РФ № 2346-У и №3472-У (TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML, DOCX, XLSX, HTML), так и ином другом формате. При файловом обмене документы в формате XML могут помещаться непосредственно в файл-контейнер, документы в прочих форматах должны быть представлены в виде отдельных файлов.
  3. Связи с другими документами. Используется для отражения связей между документами в архиве. Например: «исходный-порожденный», «основной-приложение», «ошибочный-исправительный».
  4. Область электронно-цифровых подписей. Используется для заполнения должностными лицами банка в процессе обработки электронных документов.
Загрузка документов по расписанию

Для того чтобы оптимизировать процесс загрузки документов в архив, в Системе предусмотрен режим загрузки по расписанию. Для загрузки каждого вида документов, поступающего из определенной системы-источника или структурного подразделения банка, вы можете создать отдельную задачу, которая будет автоматически выполняться Системой по установленному расписанию.

Контроль полноты и достоверности документов в архиве

В процессе загрузки документов в архив производится автоматический контроль полноты и корректности сформированных ДЭВ путем сверки справки о количестве и суммах документов в архиве с аналогичной справкой, подготовленной по данным системы-источника. В случае несовпадения формируется соответствующая ведомость.

Читать еще:  Общие положения должностной инструкции менеджера по продажам

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с использованием технологической платформы ABBYY и система согласования договоров на базе конфигурации «1С:УПП».

Реализованные задачи:

  • разработана система единого архива финансовой документации;
  • внедрена система потокового сканирования документов;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
  • разработан модуль согласования договоров.

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с возможностью потокового ввода данных на базе технологической платформы ABBYY FlexiCapture .

Реализованные задачи:

  • разработана отказоустойчивая архитектура построения единого архива финансовой документации;
  • внедрена система потокового сканирования документов;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов.

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП» с использованием технологической платформы ABBYY Recognition Server .

Реализованные задачи:

  • внедрена система потокового сканирования документов «по одной кнопке»;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
  • реализована двухсторонняя связка документов учетной системы Заказчика («1С:УПП») с документами электронного архива.

Создание электронного архива документов

Закон устанавливает правила хранения информации в электронном архиве, принципы работы с ней. Частью нормативно-методической базы в этой сфере являются:

  • «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
  • «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», выпущенные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Для налаживания процесса передачи документов в электронный архив важно придерживаться определенного порядка его комплектации и установить, какие именно документы должны передаваться на хранение

Читайте также

Поэтому требуется:

  • выделить отделы, которые в обязательном порядке должны передавать дела в архив;
  • определить состав дел;
  • установить процедуру передачи дел и документов в архив.

Отметим, что для электронной документации экспертиза ценности схожа с процедурой, проводимой для бумажных носителей. То есть принимаются во внимание такие признаки, как подлинность, присутствие цифровой подписи, возможность воспроизведения, обработки без специализированного ПО, обеспечения временного содержания (свыше 10 лет).

В первую очередь при комплектовании электронного архива документы конвертируются в определенный формат. Так, для государственных, муниципальных хранилищ закон требует использовать формат PDF/A. Далее документация включается в контейнер, куда складывают и все дополнительные файлы (приложения, подписи, сертификаты, метаданные), создается опись, в которой указывается индекс дела согласно номенклатуре дел, заголовку, крайним датам, количеству листов.

Как мы уже упоминали выше, к немаловажным характеристикам электронных хранилищ относится возможность многопользовательского, дистанционного доступа, например, через Интернет. Но отметим, что для защиты информации пользователь должен быть обязательно идентифицирован.

CRM-системы автоматизируют и ускоряют процесс продаж, повышают конверсию, позволяют анализировать стратегию компании. CRM объединяют команды продаж, маркетинга и бухгалтерии. Данные цифровых CRM-систем размещаются в облаке, поэтому получить доступ к необходимой информации можно и во время удаленной работы.

Salesforce, Soho, Hubspot и Freshsales — одни из наиболее известных и удобных CRM-систем. Эффективное цифровое CRM-решение помогает компании привлекать клиентов и повышать продажи даже во время кризиса.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector