Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса

Как внедрить электронный документооборот в компании?

Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов

Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.

Поначалу использование электронной «первички» кажется сложным процессом. Однако электронный документооборот является эффективным инструментом бизнеса, поскольку помогает уменьшать временные и финансовые затраты. Именно поэтому его давно используют во многих странах мира, и российские организации уже тоже успешно применяют ЭДО.

Понятие электронного документооборота

Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:

Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).

Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:

О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

• экспедиторская/складская расписка
• МХ1, МХ3
• КС-2, КС-3
• заказ на работу
• заявка на проведение ремонта/услуг
• спецификация
• М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
• реестр (актов, расходов, услуг)
• смета, ценовой лист
• протокол разногласий
• претензия
• отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

• срок оплаты, изменения тарифов;
• формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
• штрих-код для ведения домашнего архива;
• специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
• двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принцип работы системы

Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.

В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.

Основной элемент системы – электронный документ.

Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:

потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;

между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;

действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.

Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:

содержать обязательные реквизиты;

соответствовать определенному формату;

быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

1. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с документами на бумаге, работают с электронными документами.

2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО Входящие бесплатно

3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.

7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Отметим, что все эти преимущества давно оценили крупные компании, которые умеют оптимизировать процессы. Поэтому они работают только с теми контрагентами, которые подключены к ЭДО. Так, поставщиком крупной торговой сети вряд ли сможет стать компания, использующая бумажную «первичку».

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Недостатки ЭДО — мифы и реальность

Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.

1. Перейти на ЭДО слишком сложно. После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется. Например, веб-сервис «Диадока» не сложнее электронной почты. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Просто вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить «Диадок» в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками.

Обменивайтесь юридически значимой «первичкой» не выходя из 1С

2. К ЭДО долго подключаться. Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к «Диадоку» достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

3. На ЭДО нужно переводить контрагентов. Да, это так. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. «Диадок» решает ее с помощью:

• сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас;
• бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

СПРАВКА

Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

5. Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном. Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. Достать нужный документ из «Диадока» можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.