Что такое адаптация персонала и как она происходит

Ошибки в адаптации персонала

Многие компании уделяют внимание процессам адаптации персонала. По данным исследования Авито.Работа, система адаптации для новых сотрудников есть у 95% работодателей. В среднем процесс занимает 18 дней, причем чем крупнее компания, тем больше нужно времени. Основной формой адаптации выступает наставничество, вводные тренинги о компании, а также очные тренинги и бизнес-игры.

Но далеко не всегда система адаптации в компании эффективна. Например, в одной проектной компании со стабильным коллективом, который работал вместе уже несколько лет, руководство решило «влить новую кровь», и принимать новичков. Как на это реагировали новички и старожилы? Компания была известной, и проблем в отборе достойных не было. Но через несколько лет менеджер по персоналу заметил такие тенденции:

• Новички приходили в компанию, наиболее опытные и активные сотрудники брали их «под крыло», учили и помогали им (правда, это наставничество было стихийным, без специальных регламентаций).
• Новички успешно проходили испытательный срок. Но что странно — примерно через год большинство новичков покидало компанию, получив неплохую строчку в резюме и опыт работы.

Получается, что компания является «кузницей кадров» для конкурентов. Менеджер по персоналу задумалась, в чем же ошибка? Давайте разберемся.

Производственная и непроизводственная адаптация

Традиционно адаптацию разделяют на два типа: производственная и непроизводственная. Первая подразумевает знакомство нового сотрудника с нормами и правилами компании, со структурой работы, порядком выплаты зарплаты и различных премий. В рамках этой адаптации компания должна ознакомить сотрудника со всеми правилами предприятия, с режимом работы, со всеми нюансами финансовой стороны. В какие сроки нужно выполнять определённую работу, в какое время обеденный перерыв, можно ли на территории компании где-то разогреть себе еду или есть ли поблизости столовая, где находятся те или иные кабинеты и отделения и т.д и т.п. Обо всём об этом новичок должен быть проинформирован в первые же дни. Если сотруднику всё доходчиво объяснить и показать, он сможет достаточно быстро освоиться.

Непроизводственная адаптация – гораздо более сложная вещь. Именно на неё и уходит больше всего времени. Это так называемое «вливание в коллектив». Казалось бы, найти общий язык с коллегами – задача самого человека. Отчасти – да. Но чтобы этот процесс проходил быстрее, компания может этому посодействовать. Для этого можно организовывать различные корпоративы, совместные мероприятия (например, спортивные соревнования) или что-нибудь ещё в этом роде. Это поможет вашим сотрудникам чуть больше сплотиться.

Как происходит адаптация

Этапы адаптации персонала начинаются еще вне стен учреждения. Прием на работу – это процесс движения навстречу друг другу работодателя и работника. Работодатель выбирает себе сотрудника в соответствии со своим представлением о целесообразности, профессиональных и человеческих качествах. Однако и работник делает свой выбор, который начинается с желания трудиться на данном предприятии и видения своего места в данной системе. По этой причине профессиональная адаптация работников включает в себя следующие этапы:

1. Предварительный. Он начинается на стадии интереса друг к другу, когда работник интересуется свои местом на данном предприятии, а работодатель принимает решение о поиске нового сотрудника с определенными качествами.
2. Активный производственный. Его определение основано на профессиональной адаптации персонала, уже включенного в производственный процесс. Сотрудники не только осознают свою роль и функцию в новых условиях, но и осваивают все тонкости и нюансы работы данного учреждения.
3. Активный психологический. Социально-психологическая адаптация персонала происходит, конечно, параллельно с трудовой адаптацией. Но поскольку выполнение трудовых функций находится под давлением формального контроля и материальных стимулов, трудовая адаптация работников происходит быстрей. Включенность в межличностные отношения коллектива часто затягивается на месяцы.
4. Стабильное функционирование. Это последний этап включения работника в производственный процесс. Профессиональная и организационная адаптация персонала завершается тогда, когда каждый сотрудник осознает себя как естественную составляющую всех структур и звеньев функционирования предприятия, когда он становится своим среди своих. Если этого так и не происходит, то проблемы адаптации персонала могут перейти в категорию управленческих проблем.

Таким образом, успешность реализации этапов адаптации работников зависит от качеств работника, психологического климата коллектива и усилий руководства предприятия. Для того, чтобы система работник – предприятие работала без сбоев, необходимо существование эффективной системы адаптации персонала.

Цели, на которые направлен процесс

Адаптация сотрудника в организации – это взаимное приспособление нового человека и коллектива, в основе которого лежит постепенное включение в работу в новых для него условиях.

Основными целями процесса адаптации являются:

• психологическая поддержка нового сотрудника – необходимо свести к минимуму состояние неопределенности, снизить стресс;
• формирование позитивного настроя у сотрудника, удовлетворенности работой, желания трудиться и развиваться;
• снижение издержек организации, так как новичок первое время не может работать в полную силу;
• сокращение текучести кадров – проблемы при адаптации могут привести к увольнению сотрудника и дальнейшему движению кадров;
• экономия времени других сотрудников и руководителя организации.

Адаптация сотрудников: зачем она нужна?

Для чего необходима адаптация персонала

Новая работа – отличные возможности для раскрытия потенциала, шанс начать с чистого листа и изменить жизнь. Вновь прибывшему сотруднику нелегко с первого дня включиться в работу и влиться в уже сформированный коллектив. Для того чтобы минимизировать стресс и помочь сотруднику, HR-менеджеры совместно с руководителями отделов в каждой компании разрабатывают собственные планы адаптации.

Этап отбора – только первый шаг к созданию сильной команды. Хорошего специалиста мало получить, его еще нужно удержать. Во время адаптации долгожданный сотрудник присматривается к компании, и компания оценивает его. Сотрудники стремятся повысить свою ценность и ищут компании, работа в которых позволит им приобрести нужные навыки и опыт.

Если процесс адаптации персонала пускать на самотек, велика вероятность, что человек откажется от должности или потратит слишком много времени на то, чтобы почувствовать себя частью коллектива.

Даже в условиях ситуации с COVID-19, когда на рабочем рынке предложение превышает спрос, важно не забывать про адаптационный план, который используют и при удаленном режиме работы.

Виды адаптации

Каждый новый сотрудник компании проходит стадию адаптации, постепенно превращаясь из незнакомца в полноценного члена команды. Адаптация персонала – комплексный процесс, который можно рассмотреть с нескольких сторон:

Изучение новых задач и функций, выполняемых на рабочем месте.

Ознакомление с корпоративной культурой компании, адаптация к взаимодействию с коллегами в новом коллективе и формату общения.

Сроки выплат заработной платы, процедуры решения экономических вопросов в компании.

Социальная адаптация к новой нагрузке в рамках функционала, физическая – в плане поездок на работу и домой. В первый рабочий день важно спланировать поток входящей информации. Тщательно подготовленная информация поможет не перегрузить сотрудника и четко ввести в курс дела.

Адаптация и испытательный срок

Условно считается, что период адаптации заканчивается с периодом испытательного срока, однако процесс адаптации более длителен. В зависимости от подготовки нового сотрудника, его психологических качеств и специальности срок адаптации может составлять от нескольких месяцев до полугода.

Как правило, в течение этого периода сотрудник интегрируется в коллектив и в итоге идентифицирует себя с ним либо демонстрирует неэффективное выполнение задач и покидает компанию.

Испытательный срок – это оценка профессиональных качеств стажера, и длится он максимум 3 месяца. Процесс адаптации персонала – это не только знакомство сотрудника с коллективом и новыми обязанностями. Даже если сотрудник уже полноценно выполняет свои профессиональные задачи, это не означает, что он полностью адаптировался.

Неправильный процесс адаптации – одна из основных причин ухода нового сотрудника в первые месяцы работы. По статистике, приведенной hh.ru, каждый четвертый опрошенный задумывается об уходе с места работы в первый год работы, а каждый пятый – уже через несколько месяцев. При этом только 30% работников сразу осуществляют задуманное.

Кто принимает участие в адаптации

Главное правило адаптации персонала в организации: ею не должен заниматься один человек. В адаптации нового сотрудника главную роль занимают HR-менеджер и непосредственный руководитель. Также новому сотруднику помогает почувствовать себя как дома весь коллектив.

HR-менеджер и руководитель составляют план адаптации, в котором указано, какие задачи будет выполнять сотрудник и каких результатов нужно достичь. Желательно, чтобы план адаптации был для каждого индивидуальный.

HR-менеджер берет на себя ответственность за комфортное введение нового сотрудника в микроклимат компании, руководитель – за обучение и выполнение рабочих задач. Непосредственный руководитель нового сотрудника объясняет предстоящие задачи, контролирует их выполнение, также зачастую выполняет роль наставника: обучает не только регламентам компании, но и делится личным опытом. Так сотрудник быстрее почувствует, что выполняет задачи верно, при этом приобретая бесценный опыт.

Необходима разработка системы поэтапного усложнения заданий для нового сотрудника. Если не будет четкого плана с фиксированным результатом выполнения задач, руководство не сможет соотнести цели компании и ожидания сотрудников. Это может привести к потере мотивации сотрудника, неправильным стратегическим решениям и даже потере прибыли.

HR-менеджеру и руководителю необходимо:

1. На этапе подбора максимально раскрыть спектр задач, возможностей и сложностей для наличия достоверной картины происходящего у соискателя.
2. Уделить должное внимание подготовке к первому дню сотрудника и успешно его провести.
3. Активно использовать систему наставничества – привлечь опытного работника в помощь новому сотруднику.
4. Провести аттестацию по итогам адаптации. Проверка результативности новичка, оценка соответствия его исполнительности заданному плану. По итогам этой аттестации, которая может проходить в различных форматах, выносится решение по сотруднику. Система аттестации по итогам адаптационных мероприятий – четкий порядок оценки нового сотрудника, понятный как руководству, так и ему самому.

Стоит включить задания, подразумевающие взаимодействие с коллективом: какова бы ни была специфика работы, новому сотруднику очень важно познакомиться с коллегами, наладить неформальные связи.

Продолжение статьи читайте после приобретения платного доступа к порталу!

Ключевые элементы системы адаптации

Система адаптации должна иметь четкую организацию и регламентацию:

• welcome-тренинг — это первоначальное ознакомление сотрудника с общими сведениями о компании, с ее историей, продуктами, услугами, структурой и культурой;
• программа адаптации, регламентирующая мероприятия и сроки обучения сотрудника — отвечает за то, каким навыкам и в какой последовательности обучается работник, какие обязанности начинает выполнять в первую очередь, а также помогает адаптироваться сотруднику в коллективе;
• система наставничества — привлечение опытного работника в помощь новому сотруднику;
• система аттестации по итогам адаптационных мероприятий — четкий порядок оценки нового сотрудника, понятный как руководству, так и ему самому.

В зависимости от подготовки нового сотрудника, его психологических качеств и специальности срок адаптации может составлять от нескольких месяцев до полугода.

«Рука помощи» новичку: программа адаптации сотрудников

В зависимости от специфики компании и категории принимаемых сотрудников составляется индивидуальная программа адаптации. В случае, если она направлена на введение в курс дела новых работников, она имеет первичный вид. К работнику, оказавшемуся на новой должности в результате ротации, а также к женщине, вышедшей на работу после длительного декретного отпуска на сохранившееся место, применяется вторичный вид адаптации.
Цель программы – максимально точно отобразить перед работником его рабочие обязанности и сделать процесс акклиматизации в коллективе более спокойным и плавным. Все элементы системы являются взаимосвязанными и взаимодополняющими.

Программа адаптации новых сотрудников проводится в следующих направлениях:

1. Организационная.
Направлена на предоставление работнику информации об истории компании, ознакомление с ее структурой, внутренней культурой, основными правилами работы и распорядком рабочего дня. Цель организационной адаптации – выстроить линию установок и принципов, которых обязан придерживаться сотрудник в процессе работы. Сотруднику предоставляется информация об оплате труда, системе штрафов, льгот, перспектив продвижения по карьерной лестнице.

2. Социально-психологическая.
Новый сотрудник при поступлении на работу в компанию остается «один на один» с уже сложившимся коллективом. На этом этапе важно помочь ему понять правила взаимодействия в коллективе и принять установленные нормы. Первым пунктом адаптации этого направления является официальное представление работника коллегам, руководству. Данные мероприятия помогают преодолеть чувство скованности, «чужеродности», быстрее влиться в сформированный штат работников.
Большая удача, если новый работник в ближайшее время примет участие в корпоративном мероприятии. Такое взаимодействие наиболее эффективно раскроет и новичка, и коллектив.

3. Профессиональная.
Цель программы – введение сотрудника в круг его профессиональных обязанностей, а также выработка определенных личностных качеств для развития положительного отношения работника к его должности. В программе: ознакомление сотрудника с рабочим местом, инструктажами, условиями работы. Новичкам, не имеющим опыта, предлагаются обучающие тренинги, семинары, лекции, инструменты дистанционного обучения, существующие в компании. Главная миссия программы – подготовка высококвалифицированных кадров для плодотворной работы в компании.

От теории к практике: адаптация персонала в организации

Алгоритм проведения программы и ее основные направления формируются менеджером по персоналу совместно с руководителем компании. Обычно в процессе задействованы три звена: руководитель, куратор (наставник) и работник кадрового отдела. Рассмотрим, как проводится адаптация новых сотрудников в реальности.

Подготовительная стадия

Кадровый работник готовит сопровождающую документацию, которая выдается работнику при поступлении в организацию. Разрабатывается программа введения новичка в должность, составляется адаптационный лист, документы согласовываются со всеми участниками процесса. Избирается опытный наставник, курирующий нового сотрудника. Его задача – оказывать помощь в любых вопросах, а также своевременную психологическую поддержку и полный рабочий инструктаж.

Начальная стадия

Включает организационные мероприятия по внедрению новичка. В зависимости от обстоятельств охватывает период от 7 дней до 3-4 недель. Сотрудник знакомится с особенностями работы, проходит полную процедуру оформления, заполняет рабочую документацию, изучает структуру и специфику работы компании. На руки он получает адаптационный лист (на время испытательного срока), – индивидуальную программу, в которой прописаны процессы, которые он должен освоить. К ней подбирается корректная система оценивания результатов.
На этом этапе будет уместно внедрение обучающей системы: курсы и тренинги помогут новичку структурировать необходимые знания, стать полноценным членом команды, а также понять первичные задачи и цели компании. Ранее мы публиковали статью о системе внедрения электронного обучения для развития персонала, рекомендуем к прочтению.

Сопровождающая стадия

После прохождения начальных этапов сотрудник приступает к своим обязанностям. В процессе работы участвует наставник, который в начале дня проводит необходимые подготовительные инструктажи, а в конце рабочего дня оценивает результаты, обсуждает их с новичком и формирует план действий для улучшения деятельности. Итоги работы заносятся в адаптационный лист, выставляются оценки по каждому дню.

Контрольная стадия

Стадию контроля можно назвать сквозной, но не завершающей. На данном этапе происходит первая проверка со стороны руководства эффективности внедрения работника в новый коллектив. Проводится встреча сотрудника с руководителем, цель которой – получение информации о том, насколько новый работник осознал его роль в компании.
Следующая проверка проводится не ранее, чем через 1-2 месяца, когда структурируется информация о профессиональных навыках и работе новичка в целом. Завершающая ревизия запускается в конце испытательного периода, все моменты проверки фиксируются в индивидуальной программе и отражаются в личном деле работника. По оценкам, выставленным в процессе всего испытательного срока, в дальнейшем составляется корректная программа профессионального развития сотрудника.
Адаптация персонала считается завершенной, когда работники, привлеченные к программе, перестают быть «новыми» и эффективно справляются со своими обязанностями.

Быстрый старт: адаптация сотрудников в организации

В современных развивающихся компания адаптация новых сотрудников должна рассматриваться не как прихоть руководства или система поблажек для новичков. Внедрение программы выгодно как сотрудникам, так и компании, так как в достижении общих целей обе стороны получают максимально эффективный результат.

Грамотно разработанная система адаптации помогает компании:

• Снизить текучесть кадров на 30-40%
• Получить квалифицированного работника
• Сформировать дружный, сплоченный персонал
• Создать механизм оценки управленческих и профессиональных компетенций работников
• Выявить проблемы в существующей программе подбора кадров
• Развить управленческие качества наставников и руководителей

Для менеджеров и руководителей, которые хотели бы научиться эффективным инструментам управления персоналом и применять их в собственной практике, Александр Фридман разработал авторские курсы «Управление выбором подчинённых: как заложить основу для правильной корпоративной культуры», а также «Контроль и координирование: как обеспечить выполнение делегированной работы». После прохождения двухмесячного обучения вы найдете ответы на многие волнующие вас вопросы, научитесь методам повышения уровня ответственности подчиненных и сможете грамотно построить индивидуальную систему управления персоналом. Ознакомиться с текущими курсами и записаться вы можете уже сейчас, перейдя по ссылке.
Сотрудник, прошедший индивидуальную программу адаптации, быстрее вливается в коллектив, получает точную информацию о масштабах работы и специфике деятельности компании, лучше осваивает корпоративную культуру. Он быстрее преодолевает стрессовый период, который характерен для первых дней работы в новой организации, что помогает ему усвоить цели компании, и в полной мере раскрывает свои профессиональные навыки.