Что нужно для перехода на кадровый электронный документооборот
Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.
Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования (см. рис. 1).
Рис. 1. Настройка электронной подписи
Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:
В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.
Рис. 2. Сохранение печатной формы
В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).
Рис. 3. Подписание присоединенного файла
Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).
Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа
В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:
файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);
файл отсоединенной электронной подписи по формату PKCS#7 (имеет расширение .p7s).
Такая комбинация файла печатной формы приказа и файла отсоединенной электронной подписи является юридически значимым электронным документом, если электронная подпись успешно проходит проверку подлинности. Проверить подлинность электронной подписи можно на портале Госуслуг , выбрав тип проверки Электронный документ. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7 (см. рис. 5).
Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи
Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.
Закон о кадровом ЭДО
Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).
Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см. « Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям »).
Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно
Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.
Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?
В статье 312.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятие дистанционной работы определено как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
Как снизить стоимость внедрения КЭДО
Основные затраты при внедрении ЭДО — это расходы на два элемента: внедрение системы электронного документооборота и стоимость электронных подписей, о чем было сказано выше. Рассмотрим, за счет чего можно снизить общие расходы.
Стоимость внедрения системы ЭДО может составлять в среднем от 2 до 10 млн руб. в зависимости от функционала системы. Сэкономить можно, выбрав коробочные решения с готовой методологией, адаптировав свои процессы под них. Как правило, компания внедряет комплексную систему ЭДО — не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского документооборота, ведения договоров и т.д. При принятии решения о выборе системы нужно договориться внутри компании со всеми заинтересованными подразделениями, после чего выделить бюджет на этот проект.
Расходы на электронные подписи в настоящий момент существенны. На сегодняшний день самый безопасный вид подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — стоит 3000–5000 руб. на одного сотрудника. Понятно, что при большом количестве сотрудников, которые нуждаются в такой подписи, это достаточно дорогой инструмент для компании. Поэтому УКЭП необходимо приобрести представителю компании, уполномоченному подписывать документы, и на всякий случай лицу, замещающему его на время отсутствия. Для подписания же большинства типовых кадровых документов сотрудниками можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Можно ли формировать электронные кадровые документы без участия в эксперименте?
В настоящий момент помимо подготовки к эксперименту полным ходом идет процесс по формированию информации о трудовом стаже работников в электронном виде. Все сведения, касающиеся работы физического лица, ее вида и продолжительности у различных работодателей, теперь будет накапливаться и хранится в информационных системах Пенсионного фонда. То есть у привычной нам трудовой книжки в бумажном варианте теперь есть электронная версия. Передача работодателем данных в ПФР для формирования записей электронной трудовой книжки (ЭТК) обязательна, в то время как отказ от бумажной — дело добровольное. Ведение ЭТК — это отдельный и не зависимый от обсуждаемого нами эксперимента процесс.
Электронная подпись может быть применена к документам, подписываемым между работодателем и удаленщиком (ст. 312.1 ТК РФ). Особенно это актуально в условиях борьбы с коронавирусной инфекцией, когда необходимо свести к минимуму все контакты. То есть между работодателем и удаленщиком допускается составление документов в электронном виде. Для остальных работников кадровые документы должны выпускаться исключительно в бумажном варианте. Связано это с тем, что знакомятся люди с издаваемой документацией путем проставления на ней собственноручных подписей. Без этого можно легко оспорить факт того, что документ был прочитан и изучен работником.
Если документ не требует ознакомления с ним сотрудников, то разрешается его сформировать электронно.
Требования к переходу на кадровый ЭДО
К переходу на кадровый ЭДО нужно подготовиться. И дело не только в видах электронных подписей, в которых бизнесу придется разобраться, чтобы без проблем подписывать электронные документы.
Всего нужно пройти несколько шагов:
Определиться с перечнем кадровых документов, которые вы хотите оцифровать.
Разработать локальные нормативные акты, на основании которых вы сможете применять электронные кадровые документы. С этими актами должны быть ознакомлены сотрудники.
Определить, какие электронные подписи вы будете использовать, и получить сертификаты этих подписей на каждого сотрудника.
Понять, каким образом вы будете взаимодействовать с сотрудниками, и выбрать удобную систему для обмена документами.
Вполне возможно, что такая система у вас уже есть, тогда нужно озаботиться и интегрировать ее с системой кадрового делопроизводства.
Чего ждут от эксперимента
Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением кадровых документов и др.
Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика России» в течение 2019 года будет:
- подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами;
- урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и ПО для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.
- оформление служебных командировок;
- ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отдыха;
- ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, напрямую связанными с его трудовой деятельностью и др.
При этом обязательным условием было наличие бумажных версий документов.
