Что делать если вы хотите перейти на электронные счетафактуры

Электронные счета-фактуры: правильный формат и порядок выставления

Электронный счет-фактура, выставленный согласно принятому порядку, обладает юридической значимостью, как и бумажный вариант. Что необходимо учитывать в работе с такими документами?

Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа. Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137. В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ).

Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя. Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.

Остановимся на нескольких важных моментах:

1. Электронные счета-фактуры передаются только через операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на дискете, та как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы.
2. В момент, когда файл счета-фактуры передается оператору, оператор фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе — Подтверждении оператора, подписанном электронной подписью оператора.
3. После того, как оператор передал файл электронного счета-фактуры покупателю, фиксируется дата получения в Подтверждении оператора. Это Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. Согласно регламенту, на передачу электронного счета-фактуры выделяется двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу файла от оператора до покупателя. Но часто, благодаря технологиям, весь процесс выставления документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) происходит за считанные секунды.

Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.

1. Покупатель, получив счет-фактуру по ТКС, должен сформировать и подписать своей электронной подписью извещение о получении счета-фактуры. Процесс подобен ситуации с почтовым уведомлением о вручении: когда адресат получает письмо, он расписывается в уведомлении о вручении, до того как вскроет письмо; отправитель знает, что письмо дошло до адресата и дублировать его не надо. То же самое и с электронным счетом-фактурой. Получив извещение от покупателя, продавец знает, что счет-фактура выставлен в электронном виде, поэтому дублировать на бумаге его не нужно. Данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан учитывать счет-фактуру или принимать таким как есть, без возможности отказаться или попросить исправить документ.

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В чём особенности?

Формат ЭСФ утверждён Приказом ФСН России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.

В понятие электронных счетов включают:

• реквизиты;
• фактурную часть;
• расчёты.

Отличия электронного счёта-фактуры:

• ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
• ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.

Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж. Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Процесс отправки электронного счета-фактуры покупателю с апреля 2016 г.

Последовательность действий участников:

• Проверяет полученный с/ф на соответствие всем требованиям и актуальность электронной подписи;
• Подготавливает и заверяет УКЭП извещение о получении электронного с/ф (не обязательно, по согласию сторон);
• Отправляет это извещение Оператору;
• Сохраняет у себя извещение.

Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:

В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:

• Сохраняет его и передает продавцу;
• Формирует подтверждение для покупателя о том, что извещение отправлено продавцу;
• Заверяет подтверждение УКЭП и передает его покупателю.

• Все документы, извещения, подтверждения заверяются УКЭП;
• Все электронные форматы документов сохраняются каждым участником электронных отношений.

По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП.

• Сформированный счет-фактура;
• Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
• Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).

• Предъявленный счет-фактура;
• Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
• Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.

Что делать, если выяснилось, что у покупателя нет технической возможности принять цифровой счет-фактуру?

Действуем по-старинке: просто направляем покупателю бумажный аналог, за исключением счетов-фактур на те товары, которые подлежат прослеживаемости.

В бумажном счете-фактуре отображаются все те же показатели, что и в электронном, так же ставится подпись руководителя или главбуха. Правда, впоследствии перевыставить такой счет-фактуру в цифре уже не получится.

Если налогоплательщик не зарегистрирован в ИС ЭСФ — обязательства по выписке ЭСФ нет?

Обязательство по выписке электронного счета-фактуры не зависит от наличия или отсутствия регистрации налогоплательщика в ИС ЭСФ, оно определяется исключительно нормативными актами Республики Казахстан. В настоящее время это требование установлено:

Таким образом, регистрации компании в ИС ЭСФ не обязывает предприятие перейти на выписку ЭСФ, но в тоже время отсутствие регистрации — не освобождает налогоплательщика от необходимости работы с электронными счетами-фактурами.

Электронные счета-фактуры при реализации прослеживаемого товара

В настоящее время счета-фактуры оформляются в бумажной или электронной форме. Причем в электронной форме они составляются, только если стороны договорились об этом и у них есть технические возможности для их приема и обработки (п. 1 ст. 169 НК РФ).

С 01.07.2021 счета-фактуры (в т. ч. корректировочные) при реализации прослеживаемых товаров нужно составлять только в электронной форме. Исключения представляют следующие операции с прослеживаемыми товарами (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 09.11.2020 № 371-ФЗ):

реализация физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;

реализация плательщикам налога на профессиональный доход;

реализация и перемещение товара с территории РФ при экспорте (реэкспорте);

реализация и перемещение товаров с территории РФ на территорию другого государства — члена ЕАЭС.

Эти правила нашли свое отражение в новом приказе (п. 4 Порядка). В связи с этим организации и предприниматели, реализующие и приобретающие прослеживаемые товары, должны обеспечить возможность работы с электронными счетами-фактурами (в т. ч. корректировочными) через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Как подключиться к 1С-ЭДО, см. на сайте 1С-ЭДО (доступна видеоинструкция).

Быстро и легко можно освоить 1С-ЭДО с помощью видеороликов: см. на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube-канале 1С:Учебного центра № 1 .

Плей-лист с роликами 1С-ЭДО см. на Youtube-канале .

– Вопрос, который волнует всех налогоплательщиков: как работать,
не допуская ошибок, или хотя бы свести их к минимуму. В этом году еще
следует принять во внимание и введение в действие новой редакции НК. Появились
ли в связи с этим новые ошибки, выявляемые при камеральном контроле?

– Сразу
хочу отметить, что новая редакция НК, введенная в действие с 2021 г., не
усугубила условия ведения хозяйственной деятельности плательщиков, а даже
наоборот, ряд норм приобрел более лояльный характер (например, порядок
принятия к вычету НДС с 2021 г. позволяет плательщику выбирать отчетный период,
в котором он может применить вычет).

То есть
допускаемые ошибки в ос­новном типичны, как для 2021 г., так и более ранних
налоговых периодов.

Обозначу
ошибки, на которые советую обратить внимание:

• отсутствие корректировки сумм принятых налоговых вычетов в
  сторону уменьшения по покупкам, в отношении которых безвозмездно получены
  средства из бюджета либо государственных внебюджетных фон­дов. Такие суммы НДС
  должны быть отнесены за счет этих источников либо на увеличение стоимости
  приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав. Плательщики
  не делают управления вычетами в ЭСЧФ и не проставляют в отношении суммы НДС, не
  подлежащей вычету, признак «не подлежит вычету »;
• невыставление ЭСЧФ при реорганизации в рамках передачи
  правопреемнику (правопреемникам) в соответствии с передаточным актом или
  разделительным балансом сумм НДС, предъявленных при приобретении либо
  уплаченных при ввозе и не принятых к вычету до реорганизации. В
  результате правопреемник лишается права на вычет суммы НДС, указанной только в
  передаточном акте или разделительном балансе;
• неверное определение отчетного периода, в котором сумма
  уплаченного «ввозного» НДС подлежит вычету;
• несвоевременное выставление ЭСЧФ;
• несвоевременное подписание «входящих» ЭСЧФ.

Чтобы минимизировать риск возникновения отклонений, советую уделить внимание
следующим моментам:

–
правильно выбирать дату аннулирования при выставлении ис­правленного ЭСЧФ либо
при про­стом аннулировании;

–
осуществлять управление вычетами при несвоевременном под­писании «входящего»
ЭСЧФ или при выставлении ЭСЧФ при ввозе товаров из третьих стран, если вычет
отложен на 30 дней;

–
своевременно подписывать согласие на аннулирование ЭСЧФ и подписывать ЭСЧФ в
статусе «На согласовании»;

–
внимательно заполнять дополнительные признаки в товарных строках раздела 6
ЭСЧФ, а также статусы поставщика и получателя.

Отдельный
акцент хотела бы сделать на обязательной
проверке результатов загруженных на Портал выставленных ЭСЧФ и подписания входящих ЭСЧФ, если эта работа
ведется из учетных бухгалтерских систем плательщиков. Желательно это сделать
сразу после загрузки ЭСЧФ на Портал:

• для проверки загрузки выставленных
  исходящих ЭСЧФ в разделе «Мониторинг сделок» сформировать
  список ЭСЧФ за заданный период со статусом «Выставлен» с выбором своего УНП в
  качестве поставщика;
• для проверки загрузки подписанных
  входящих ЭСЧФ в разделе «Мониторинг сделок» сформировать
  список ЭСЧФ за заданный период со статусом «Выставлен. Подписан получателем» и
  выбором своего УНП в качестве получателя.