Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.

Обратите внимание! «Закрытие» ИП не делает его долг безнадежным.

Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.

Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.

Итак, вы узнали, что компания-должник обанкротилась (или ее исключили из реестра юрлиц позже 1 сентября 2014 года). В таком случае вы понимаете, что вернуть долг не удастся. Как списать дебиторскую задолженность, по которой заканчивается срок исковой давности?

По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться или приостанавливаться.

Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):

• должник принял и расписался в акте сверки;
• прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
• заплатил проценты или неустойку;
• фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.

Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).

Подробнее о том, как проходит списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, читайте в статье «Как списать безнадежную дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности».

Срок исковой давности — это время, за которое кредитор взыскивает долг с дебитора в принудительном порядке. В соответствии со статьёй 196 Гражданского кодекса РФ, общий срок данного взыскания составляет три года.

Начало срока определяется моментом нарушения дебитором своих обязательств. Если установка момента нарушения не представляется возможным, срок начинается с момента предъявления требований кредитора.

Течение срока исковой давности может приостанавливаться на шесть месяцев. Это происходит по следующим причинам:

• непреодолимая сила препятствует предъявлению иска;
• ответчик или истец находятся в составе Вооружённых Сил РФ, которые переведены на военное положение;
• правительство установило отсрочку на данный срок исковой давности ;
• регулирующие законы конкретных отношений приостановили действие или утратили силу.

Перерыв срока исковой давности происходит в тот момент, когда должник возвращает часть суммы долга. После этого время срока обнуляется и считается заново.

Срок исковой давности восстанавливается в судебном порядке. В таком случае причины пропуска должны быть уважительны и связаны с личностью истца:

• тяжёлая болезнь;
• беспомощное состояние;
• неграмотность и т.п.

Таким образом, срок долга может растягиваться и составлять дольше трёх лет, указанных в законодательстве. Бухгалтер не может списать задолженность как просроченную за данный период.

На каких счетах учитывать дебиторскую задолженность

Как мы уже сказали, выбор счета зависит от того, кто должен вам деньги. Все варианты счетов перечислены в Разделе VI «Расчеты» Плана счетов бухучета. Вот они:

• счет 60 — задолженность поставщиков и подрядчиков по перечисленным авансам;
• счет 62 — задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы;
• счета 68 и 69 — задолженность бюджета и внебюджетных фондов, когда была переплата по налогам, сборам, взносам, а также суммы пособий по соцстрахованию, которые должны возместить;
• счет 70 — задолженность работников в сумме излишне выплаченной зарплаты;
• счет 71 — задолженность подотчетных лиц, которые не вернули неиспользованный аванс или не сдали авансовый отчет;
• счет 73 — задолженность работников по займам, полученным от организации, а также по возмещению материального ущерба;
• счет 75 — задолженность учредителей по взносам в уставный капитал;
• счет 76 — задолженность прочих дебиторов.

Все эти счета относятся к активно-пассивным, а значит у них может быть дебетовое и кредитовое сальдо. Но так как мы рассматриваем их применительно к дебиторской задолженности, то можно сказать, что они активные: при увеличении дебиторки они стоят по дебету, при уменьшении — по кредиту, а сальдо будет дебетовым.

Иногда дебиторская задолженность отражается и на счете 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам».

Списываем кредиторскую задолженность в учете

В бухгалтерском учете списание кредиторки отражается в составе прочих доходов:

При расчете налога на прибыль включите списанные суммы кредиторки во внереализационные доходы (п. 18 ст. 250 НК РФ).

В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.

Документы для списания дебиторской задолженности

Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса. Но можно и в любое другое время (п. 2.1 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Например, по итогам квартала, полугодия или 9 месяцев.

Необходимо оформить документы:

1. Приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22).
2. Акт, в котором зафиксировано состояние расчетов с покупателями и прочими дебиторами (унифицированная форма № ИНВ-17).
3. Информация о дебиторах: наименование, сумма долга, дата его появления и другое (приложение к форме № ИНВ-17).

Указанные формы утверждены приказом Минфина № 49 и постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88.

СПРАВКА

Использовать унифицированные формы не обязательно. Организация вправе разработать собственные бланки и отражать в них результаты инвентаризации.

По итогам инвентаризации бухгалтер спишет нужную сумму. Для этого потребуется оформить приказ директора и бухгалтерскую справку, где подробно отражены все вычисления. Также понадобятся бумаги по сделке с должником: договоры, накладные, платежки и проч. Если срок исковой давности прерывался, нужны подтверждающие бумаги, в частности, акты сверки и письма.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Основания для признания задолженности безнадежной

Рассмотрим другие основания для признания задолженности безнадежной.

Итак, учесть долг во внереализационных расходах можно, если наступает одно из следующих обстоятельств:

• истекает срок исковой давности,
• должник ликвидирован и/или исключен из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо,
• судебный пристав вынес постановление об окончании производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью получения денег.

На основании проведенной инвентаризации дебиторская задолженность с истекшим сроком давности, а также задолженность, нереальная к взысканию, списывается в расходы. Делается это за счет средств созданного резерва по сомнительным долгам либо на финансовые результаты.

Инвентаризация расчетов

Чтобы проверить суммы дебиторской задолженности, а также сравнить начисленные в бухгалтерском и налоговом учете резервы по сомнительным долгам, воспользуемся отчетом Анализ субконто (раздел Отчеты).

В командной панели данного отчета нужно установить период формирования отчета, а из представленного списка видов субконто — выбрать значение Договоры. В панели настроек (кнопка Показать настройки) на закладке Показатели установим флаги БУ (данные бухгалтерского учета) и НУ (данные налогового учета).

На закладке Отбор можно задать отбор по конкретному договору с должником.

Сформированный отчет позволяет проанализировать данные бухгалтерского и налогового учета по выбранному договору на момент истечения срока исковой давности с детализацией по счетам (рис. 1).

Рис. 1. Анализ субконто по договору с должником

Перед выполнением операции по списанию безнадежного долга необходимо оформить инвентаризацию расчетов. В программе для этого служит документ Акт инвентаризации расчетов, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из разделов Продажи и Покупки.

Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить на основании данных учета. Табличная часть на закладке Дебиторская задолженность (рис. 2) заполняется остатками дебиторской задолженности на дату проведения инвентаризации следующим образом: